1. 1. Електронна таблиця Excel: найзвичніший інструмент, найменш ефективний календар проектів
2. 2. Google Календар: знайомий інструмент, відносно зручний метод
3. 3. Діаграма Ганта: самий незвичний інструмент, найефективніший метод
4. А як планує проекти ваша команда?

Якщо ви намагаєтеся скласти календар проектів на наступний місяць або рік, можливо, вам варто задуматися про пошук найкращого методу. Оскільки ви вже переросли класичний (але неефективний) підхід, який передбачає використання ручки, лінійки і папери, пропонуємо три способи скласти календар проекту (в Excel, Google календарі і Wrike ), Які можуть розглядати ваші співробітники на нараді, присвяченій планування проекту. Який же з цих трьох способів підходить для вашої команди?

1. Електронна таблиця Excel: найзвичніший інструмент, найменш ефективний календар проектів

Microsoft Office - один з перших пакетів програм, з яким знайомляться починаючі користувачі комп'ютерів. Саме тому Excel використовується всюди, де можна представити дані у вигляді таблиці, в тому числі при створенні календарних графіків. В Excel навіть є готовий шаблон календаря, так що вам не доведеться витрачати час на підготовку, і ви зможете відразу приступити до планування. (Зображений вище календар - це один з прикладів готового шаблону Excel.) Якщо ви використовуєте електронну таблицю Excel для складання календаря проектів, у учасників вашої команди, швидше за все, не виникне проблем з відкриттям і редагуванням цього документа.

Але хоч Excel і є «рідним» офісним інструментом, спільна робота над календарем проекту з його допомогою виявляється найменш ефективною. Після того, як ви введете віхи, вам доведеться шукати кращий спосіб відкрити загальний доступ до файлу і спільно його редагувати. Якщо ви перешлете цей документ по електронній пошті, він може дуже легко загубитися в бездонній папці «Вхідні» вашого колеги. Платформи обміну файлами, такі як Google Drive, Dropbox або Box, дозволять вашим співробітникам завантажувати оновлені версії календаря незалежно один від одного, і це означає, що всі ці версії згодом потрібно буде об'єднувати. Це дуже втомлива обов'язок для керівника групи.

Excel прекрасно підходить для створення фінальних версій календаря, але не може служити ефективною платформою задля об'єднаного планування проектів.

2. Google Календар: знайомий інструмент, відносно зручний метод

Рішенням для команд, які бажають спільно планувати проекти і робити це в режимі реального часу, може стати такою онлайн-інструмент, як Google Календар. У статті на сайті Betteri.ru описано, як управляти графіками проектів за допомогою Google Календаря .

Скориставшись можливістю Google Календаря створювати безліч календарів і вибирати будь-який з них для перегляду, ви можете організувати свої календарі одним з двох способів:

1. За виконавцю. Створіть за окремим календарем для кожного учасника команди і вносите їх віхи-завдання в їх персональні календарі. Керівник групи зможе стежити за робочим завантаженням кожного учасника або декількох учасників команди, щоб бачити, що наближаються терміни.

2. За проектом. Створіть окремий календар для кожного великого проекту, над яким працює ваша команда, і вводите в нього терміни виконання завдань і віхи. Ви зможете порівнювати графіки різних проектів, щоб бачити, коли необхідно перерозподілити роботу для оптимізації завантаження по іншим проектам.

Google Календар - набагато більш ефективний метод для спільного планування проектів, але як і раніше не ідеальний. На відміну від електронних таблиць Excel, Google Календар дозволяє всім учасникам команди одночасно отримувати доступ до завдань і редагувати їх, і вам не доведеться турбуватися про управління версіями. Обмеження Google Календаря проявляються, коли вам доводиться заглиблюватися в деталі планування проектів - відзначати, які завдання залежать від інших завдань, і шукати місця і причини виникнення труднощів при роботі над проектом.

3. Діаграма Ганта: самий незвичний інструмент, найефективніший метод

діаграми Ганта - необхідний інструмент для керівників і команд, які бажають здобувати детальну інформацію про свої проекти. Найефективніші діаграми Ганта - це онлайн-інструменти з вбудованими можливостями автоматизації. Вони дозволяють налаштовувати всі завдання і віхи проекту в режимі реального часу, що допомагає спільно планувати графік проекту. Діаграма Ганта також дозволяє відображати тривалість завдань, встановлювати залежності, відзначати виконавців і порівнювати хід виконання проекту з критичним шляхом проекту, щоб бачити 'відставання від графіка. Також ви можете слідкувати за декількома проектами на одній і тій же діаграмі Ганта, щоб бачити, як вони узгоджуються.

Оскільки цей інструмент мало знаком співробітникам, які не є менеджерами проектів, учасникам вашої команди може знадобитися деякий час, щоб звикнути до нього. Але такі діаграми спеціально призначені для планування проектів і тому являють собою найбільш ефективний спосіб складання календаря проектів. Обмеження, з якими стикаються багато команд при використанні Excel і Google Календаря, не властиві діаграм Ганта. Як тільки ви навчитеся ними користуватися, ви зрозумієте, що це найефективніший спосіб складання календаря проектів.

А як планує проекти ваша команда?

Діаграма Ганта - це найкращий спосіб скласти календар на 2018 рік, але використовують її досить рідко. Якщо ви хочете більше дізнатися про використання діаграм Ганта для спрощення планування проектів, попрацюйте з інтерактивними діаграмами Ганта в безкоштовної пробної версії Wrike .

Хочете відслідковувати хід роботи за допомогою кращого інструменту для управління проектами? Спробуйте безкоштовну версію Wrike !

Пов'язані статті: • Докладне керівництво по створенню діаграм Ганта в Wrike
• Діаграма Ганта - найважливіший інструмент для управління проектами (інфографіка)