- Привіт!
- Ммм ...
- Привіт!!!
- Дякую, я вже обідав. Тобто вчора обідав ...
- Може, все-таки вимкнути машину і по парі бутербродів?
- У нашій їдальні вони схожі на абзац, вирівняний по краю. А в заголовку ... тобто в забігайлівці навпроти - на абзац, вирівняний по центру.
- Зрозуміло. Звичайно. Ти тільки не хвилюйся. Все буде добре...
- Я відкрив в Word новий засіб автоматизації. Я навчився записувати макроси. Так, я не програміст. Але записати кілька найпростіших операцій, щоб потім їх відтворити одним натисканням кнопки, - це я тепер можу. Ось дивись: хочу я, наприклад, щоб заздалегідь виділений фрагмент виділявся напівжирним ...
- Ну, <Ctrl + B> ...
- НЕ перебивай. Не просто напівжирним, а синім кольором і шрифтом Arial 12 пунктів. Стандартної кнопки, яка б все це робила, немає. Так?
- Так.
- А я хочу, щоб була. І можу! Я тепер все можу! Потрібно тільки один раз записати потрібну послідовність дій. Дивись. Раз - виділяємо який-небудь фрагмент. Два - вибираємо команду Сервіс> Макрос (Tools> Macro) і клацаємо на кнопці Записати (Record, рис. 1).
- У мене в Word 97/2000 те ж саме робиться по команді Сервіс> Макрос> Почати запис (Tools> Macro> Record New Macro) ...
- Три - відкривається діалогове вікно Запись макроса (Record Macro, див. Рис. 1). Вводимо в рядку Ім'я (Macro name) назва макросу і - бажано - в поле Опис (Description) пару слів про його призначення. Тут же можна відразу присвоїти "новонародженому" макросу кнопку на панелі інструментів або комбінацію клавіш, а можна відразу приступити до його запису, клацнувши на кнопці OK. На екрані з'явиться "плаваюча" панель інструментів Запис (Stop Record), а поруч з покажчиком миші - піктограма, що нагадує аудіокасету. Це означає - "Тихо! Йде запис!" (Рис. 2).
Звичайно, дотримуватися тиші, як при звукозапису, не обов'язково. Зате не рекомендується робити зайвих рухів: поки поруч з покажчиком маячить "касета", всі твої дії фіксуються. Так що краще продумати заздалегідь, що і в якій послідовності потрібно зробити. Або записати заздалегідь на папірці ...
- Ну, не все так страшно. Адже є кнопка паузи. До речі, не бажаєш перерватися?
- Угу ... Я тепер все можу!
- Зрозуміло. Тоді ставимо питання інакше: хочеш, покажу ще одну могутню річ?
- Угу.
- Називається стиль. Стиль - це набір елементів форматування, які застосовуються до текстового фрагменту все разом. Існують стилі двох видів: для окремих символів (або груп символів) і для цілих абзаців. У стиль символу входять параметри власне шрифту: накреслення, розмір, колір і т.п., на зразок твого напівжирного синього Arial. Стиль абзацу, крім того, може враховувати міжрядковий інтервал, відступи та інші параметри, що застосовуються до всього абзацу.
Найпростіше створити стиль на основі відформатованого текстового фрагмента. Для цього виділяємо фрагмент, форматування якого нам сподобалося, вибираємо команду Формат> Стиль (Format> Style) і клацаємо на кнопці Створити (New, рис. 3). Відкриється діалогове вікно Створення стилю (New Style). Вводимо в рядку Name (Ім'я) назву нового стилю, вибираємо зі списку Стиль (Style type) його тип - абзацу (Paragraph) або символу (Character). Для того щоб швидко застосовувати стиль, тут же можна привласнити йому комбінацію клавіш за допомогою кнопки Кнопка (Shortcut key). Все - стиль створений.
- Є !!! Ось він - на панелі Форматування. Е, та тут їх багато! Як завжди, Microsoft не скупиться на стандартні заготовки. А можна їх міняти - видаляти, редагувати?
- Видаляти можна тільки свої стилі, а стандартні стилі Word - не можна. А ось змінювати і створювати на їх основі нові - будь ласка. Це робиться за допомогою того ж діалогового вікна Стиль (Style, див. Рис. 3). Тільки потрібно вибрати зі списку в лівій частині вікна стиль, який хочеш змінити, і не помилитися кнопкою: там поруч з Створити є ще Змінити (Modify).
- А потім?
- Бачиш кнопку Формат? Ось і використовуй її, наскільки фантазії вистачить.
- А як створити стиль "з нуля"?
- Якщо тобі здається, що ти створюєш стиль "з нуля" - не вір очам своїм. Ти створюєш його на основі стилю Звичайний (Normal) - базового стилю Word. І форматований текст ти, до речі кажучи, теж не створюєш "з нуля" - ти просто доповнює стиль цього тексту, за замовчуванням - Звичайний. Все, що можна було створити "з нуля", в Microsoft вже створили за нас.
- Ну і яка користь від стилю в порівнянні з макросом?
- Стиль - це цілісний "варіант" форматування. Його можна не тільки привласнити "одним махом", але і використовувати при контекстному пошуку або заміни (рис. 4).
Крім того, деякі стандартні стилі, такі як заголовки, дозволяють розділити документ на логічно закінчені блоки. Великі документи обов'язково розбивають на глави, розділи і раздельчікі - інакше їх було б просто неможливо читати. Так ось, якщо привласнити всім цим різнокаліберним заголовкам стилі відповідних рівнів - Заголовок (Header) 1, Заголовок 2, і т.д., то працювати з великим документом стане набагато простіше. У Word є спеціальний режим для перегляду великих документів - режим структури (команда Вид> Структура - View> Outline, рис. 5).

Якщо двічі клацнути на "плюсі" поруч із заголовком, то відповідний розділ "згорнеться", звільняючи місце на екрані, або "розгорнеться", і можна буде прочитати, що там написано. А якщо перетягнути "плюс" вправо або вліво, то слідом за ним "поїде" і весь розділ.
- І значить, рівень заголовка підвищиться або знизиться?
- Точно!
- А чому б не створити для заголовків свої, нестандартні стилі?
- По-перше, навіщо робити роботу, яку за тебе (і, до речі, за твої ж гроші) вже зробили? А, по-друге, в режимі структури документа Word "реагує" тільки на "рідні" стилі заголовків. Навіть якщо ти створиш власний стиль і назвеш його, скажімо, Головний заголовок або навіть просто заголовок 1 (з маленької літери), для Word він все одно буде просто ще одним нестандартним стилем.
- А що це за напис внизу вікна, де створюється стиль, - Додати в шаблон (Add to template)?
- Стилі і інші параметри документа, такі як елементи автотексту і макроси, зберігаються в файлах, які називаються шаблонами. Туди ж часто поміщають цілі шматки тексту, "кочують" з документа в документ - всякі колонтитули, логотипи, "шапки" і т.п. Шаблон анкети або відомості взагалі може містити до 90% всього, що входить в документ.
На відміну від документів Word, мають розширення * .doc, файлам шаблонів присвоюється розширення * .dot. У пакет Office входить кілька стандартних шаблонів. Тут ситуація та ж, що і зі стилями - якщо ти створюєш документ "з нуля", значить, ти створюєш його на основі шаблону Звичайний (Normal.dot).
Найпростіше створити шаблон на основі вдало вийшло документа. Відкриваємо такий документ, видаляємо звідти все "нешаблонне", вибираємо команду Файл> Зберегти як (File> Save As) і зі списку Тип файлу (Save as type) вибираємо Шаблон документа (Document Template).
Для зручності новий шаблон краще помістити в ту ж папку, де Microsoft Office зберігає стандартні шаблони. За замовчуванням для Word 2000 це C: \ WINDOWS \ Application Data \ Microsoft \ Шаблони, для Word 97 - C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Шаблони (якщо Microsoft Office знаходиться в папці C: \ Program Files \ Microsoft Office), а для Word 6/7 - C: \ MSOffice \ Шаблони (якщо Microsoft Office знаходиться в папці C: \ MSOffice). Однак можливі й інші варіанти розміщення. Для того щоб з'ясувати, де насправді знаходяться шаблони Word, потрібно вибрати команду Сервіс> Параметри (Tools> Options) і подивитися, що написано на вкладці Розташування (File Locations) в рядку шаблони користувача (User templates, рис. 6). Ну як, подобається?
- Ага.
- Тільки май на увазі: хороший, "притертою" шаблон використовується роками. Тому файли шаблонів мають таку ж, якщо не більшу, цінність, що і документи. Не забувай регулярно створювати їх резервні копії на окремій дискеті.
- Зрозумів. Подалі від макровірусів, яких останнім часом розвелося, як дірок в сирі.
- Це мені вже подобається! Ну-ка, скажи: на що схожий абзац курсивного "Таймс"?
- На спагетті ... Я хочу повну тарілку, з ковбасою і кетчупом!
- Ну ось, тепер інша справа ...

Олена Мельничук, [email protected]