- Коли і які виникають помилки
- Чи можна оскаржити нове призначення платежу
- Хто складає лист про уточнення призначення платежу
- Як правильно написати лист
- Як оформити лист
- Як відправити лист
- Як і скільки зберігати лист
Складання листа про уточнення призначення платежу відбувається тоді, коли співробітники організацій виявляють помилку або неточність в уже виконаному платіжному дорученні. Даний лист є не просто частиною ділової кореспонденції, воно відноситься до первинної документації фірми.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк листа про уточнення призначення платежу .doc Завантажити зразок листа про уточнення призначення платежу .doc
Коли і які виникають помилки
Помилки в платіжках між контрагентами допускають укладачі платіжних доручень , Тобто працівники бухгалтерських відділів. При цьому невірні дані можуть бути в самих різних пунктах документа: наприклад, неправильно вказується номер договору, за яким відбувається перерахування грошових коштів, помилково пишеться мета платежу або, буває, виділяється ПДВ там, де його виробити не потрібно і т.д.
Виправити це можна в односторонньому порядку, направивши партнеру лист про уточнення призначення платежу.
При цьому друга сторона не зобов'язана надсилати повідомлення про отримання цього послання, але упевнитися в тому, що лист отримано, зайвим не буде.
Чи можна оскаржити нове призначення платежу
Зазвичай зміна параметра «Призначення платежу» відбувається при взаємній згоді і без особливих наслідків. Але в деяких випадках можливі ускладнення. Наприклад, якщо податкова інспекція при перевірці виявить таке виправлення і вважатиме його способом відходу від податків, санкції з боку контролюючого органу можна вважати неминучими. Буває, що тертя про призначення платежу виникають і між контрагентами, особливо в частині виплат за боргами і відсотками. У більшості випадків, для того, щоб оскаржити виправлення, опротестовувати його стороні доведеться звернутися в судову інстанцію, при цьому гарантій виграшу справи ніхто не дасть, оскільки такі історії завжди мають безліч нюансів.
Важлива умова, необхідне для того, щоб уникнути можливих проблем, полягає у тому, що відомості про зміни в призначенні платежу потрібно в обов'язковому порядку передавати і в банки, через які пройшов платіж. Для цього достатньо всього лише написати аналогічні листи в простій повідомної формі.
Хто складає лист про уточнення призначення платежу
Даний лист складається з боку компанії, що перевела кошти.
Зазвичай сам текст пише фахівець відділу бухгалтерії або інший співробітник, уповноважений на створення подібного роду кореспонденції і має доступ до сформованим платіжками.
При цьому документ в обов'язковому порядку повинен бути підписаний керівником компанії.
Як правильно написати лист
Лист про уточнення призначення платежу не має уніфікованого зразка, обов'язкового до застосування, відповідно, писати його можна в довільній формі або за шаблоном, затвердженим в обліковій політиці фірми. При цьому є ряд відомостей, які вказувати в ньому необхідно. це:
- назва підприємства-відправника,
- його юридична адреса,
- дані про адресата: назва компанії і посаду, ПІБ керівника.
- посилання на платіжне доручення, в якому була допущена помилка (його номер і дату складання),
- суть допущеної неточності
- виправлений варіант.
Якщо невірно внесених відомостей кілька, то вписати їх треба окремими пунктами.
Всі суми слід вносити в бланк як цифрами, так і прописом.
При складанні листа важливо дотримуватися ділового стилю. Це означає, що формулювання послання повинні бути гранично чіткими і коректними, а зміст досить коротким - строго по справі.
Як оформити лист
Як до інформаційної частини листа, так і до його оформлення закон не пред'являє абсолютно ніяких вимог, тому писати його можна на простому чистому аркуші або на фірмовому бланку організації, при цьому допустимі як друковані, так і рукописні варіанти.
Єдине правило, яке треба дотримуватися неухильно: лист має бути підписана директором фірми або уповноваженим на візування подібної документації особою.
Проштамповувати послання не обов'язково, оскільки з 2016 року юридичні особи згідно із законом звільнені від необхідності це робити (за умови, що дана вимога не прописано у внутрішніх нормативних актах компанії).
Лист потрібно складати як мінімум в чотирьох примірниках:
- один слід залишати собі,
- другий передавати контрагенту,
- третій в банк платника,
- четвертий в банк одержувача.
Всі копії повинні бути ідентичні і завірені належним чином.
Як відправити лист
Відправити таку пошту можна декількома способами.
- особисто з рук в руки,
- кур'єрською доставкою,
- через пошту Росії рекомендованим листом з повідомленням про вручення,
- через Інтернет.
У разі відправки через інтернет важливо, щоб підприємство мало офіційно зареєстровану електронний цифровий підпис, хоча навіть це не дає гарантії прочитання листа одержувачем.
Як і скільки зберігати лист
Після відправлення, всі листи про уточнення призначення платежу необхідно зареєструвати в журналі вихідної документації, а одну копію вкласти в папку поточної «первинки» фірми. Тут воно повинно знаходитися період, встановлених для такого роду документів законом або внутрішніми нормативно-правовими актами компанії, але не менше трьох років. Після втрати актуальності і закінчення терміну зберігання лист можна передати в архів підприємства або утилізувати в порядку, прописаному в законодавстві.
