- Хто зобов'язаний користуватися печатками
- Навіщо потрібен акт прийому-передачі печатки
- В яких випадках використовується акт прийому-передачі
- Хто складає акт
- Правила складання акту
- Правила оформлення акта
- Зразок акту прийому-передачі печатки
Складання акту прийому-передачі печатки відбувається тоді, коли даний атрибут переходить від одного відповідальної особи до іншої. Акт відноситься до первинної внутрішньої документації фірми і служить письмовим свідченням факту переміщення друку.
Хто зобов'язаний користуватися печатками
Друк в деякому роді є пережитком минулого, проте, її використання носить широке розповсюдження. Вона в ходу у самих різних представників бізнесу, а також в державних структурах.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акту прийому-передачі печатки .doc Завантажити зразок заповнення акту прийому-передачі печатки .doc
З 2016 року юридичні особи, тобто комерційні компанії, незалежно від роду їх діяльності і приналежності до малого, середнього або великого бізнесу не зобов'язані користуватися печатками і штампами. Норма щодо їх застосування може бути закріплена в обліковій політиці підприємства суто на добровільних засадах. Що стосується індивідуальних підприємців, то на них обов'язок застосовувати друку або штампи в роботі ніколи не накладалася, тому наявність печатки у ІП завжди було ознакою власного волевиявлення.
Навіщо потрібен акт прийому-передачі печатки
Друк на будь-якому підприємстві - об'єкт, що особливо охороняється, за її утримання та збереження, як правило, відповідає одна конкретна людина: або директор компанії, або співробітник, призначений на це особливим розпорядженням керівництва. Часто для зберігання печатки рекомендують використовувати спеціальний сейф, з доступом обмеженого кола осіб.
За допомогою друку візується документація фірми, причому часто важливість паперів значення не має - це можуть бути якісь щоденні рутинні документи або ж цінні договори і контракти. Без спеціального відбитка, який зазвичай містить реквізити організації та іноді якісь секретні позначення (таке маркування використовується для захисту печаток і штампів від підробки) той чи інший документ не буде вважатися дійсним, саме тому організації прагнуть обмежити доступ до печаток. Дотримання певних заходів безпеки дозволяє також уникнути попадання печаток і штампів в руки шахраїв і інших нечистоплотних громадян, а значить і використання їх в корисливих або якихось інших зловмисних цілях.
Друк, звичайно, можна передати і без складання акту, але в разі, якщо станеться якесь нештатное, що виходить за рамки закону подія із застосуванням друку, встановити і довести вину того чи іншого особи буде вкрай важко.
Також читайте: все про пресу для ІП і ТОВ
В яких випадках використовується акт прийому-передачі
Найчастіше переміщення друку від одного працівника підприємстві до іншого відбувається з трьох причин.
- Тимчасова відсутність відповідальної особи на робочому місці (лікарняний, відрядження, відпустка тощо).
- Призначення нового відповідальної особи керівництвом компанії (наприклад, у зв'язку зі звільненням колишнього або ж втрати до нього довіри).
- Друк може передаватися в користування іншій компанії для завірення документів від особи її власника.
Хто складає акт
Даний документ складається від імені двох сторін. Однією з них виступає людина у віданні якого перебувала друк до її передачі, а другий - той, кому вона, власне, передається. Обидва ці співробітника повинні запевнити акт своїми підписами.
Правила складання акту
На сьогоднішній день немає єдиного уніфікованого зразка акту прийому-передачі печатки. Підприємства та організації можуть складати його в довільній формі або використовувати шаблон, розроблений всередині фірми і затверджений в її облікову політику. При цьому, незалежно від того, який саме спосіб оформлення буде обраний, слід дотримуватися кількох основних моментів.
В акті обов'язково має бути зазначено:
- найменування компанії - власника друку,
- посади та ПІБ колишнього відповідального за її зберігання співробітника
- і того, яким вона передається,
- потрібно відобразити причину передачі,
- дату, до якої друк переходить в інші руки,
- поставити відбиток печатки,
- підписи обох співробітників.
З того моменту, як обидва автографа стоятимуть на документі, всі обов'язки щодо забезпечення збереження друку переходять від однієї особи до іншої.
Правила оформлення акта
Акт можна оформляти як на простому аркуші формату А4, так і на фірмовому бланку підприємства, причому писати можна від руки або ж друкувати на комп'ютері.
Документ створюється в трьох примірниках:
- один з яких залишається у колишнього відповідального за її зберігання друку працівника,
- другий надходить у володіння майбутньому відповідальній особі,
- третій передається в компанію.
Після того, як всі формальності будуть виконані і процедура передачі остаточно завершиться, акт реєструється в спеціальному журналі обліку внутрішніх документів, а потім передається на зберігання до архіву підприємства, де він повинен міститися протягом періоду, встановленого для такого роду паперів (тобто не менше трьох років).
Зразок акту прийому-передачі печатки
- На початку документа посередині рядка пишеться його найменування (з коротким позначенням суті) і номер по внутрішньому документообігу.
- Потім вказується дата складання акта і населений пункт, в якому зареєстровано підприємство.
- Далі фіксується власне сам факт прийому-передачі. Тут необхідно вказати:
- повне найменування компанії (відповідно до установчими документами),
- привід, що послужив обгрунтуванням для процедури передачі печатки,
- посаду, прізвище-ім'я-по батькові того, від кого вона переходить,
- посаду, прізвище-ім'я-по батькові того, кому вона надходить.
У цьому ж абзаці потрібно вписати,
- на підставі яких документів діють співробітники
- і посилання на наказ або розпорядження, що стали підставою для переміщення друку.
- Нижче потрібно поставити відбиток цієї печатки, а також написати, на який термін вона передається (це може бути якась конкретна дата або ж безстроковий період).
- На завершення бланк повинен бути завірений автографами обох співробітників з розшифровками підписів.
