1. Завантажити програму автоматизації кадрового діловодства Реквізит "АДРЕСАТ" - місце знаходження установи,...

Завантажити програму автоматизації кадрового діловодства

Реквізит "АДРЕСАТ" - місце знаходження установи, організації або особи, якій направляють документ. Згідно поштовим правилам Міністерства зв'язку він включає в себе, такі елементи:

індекс, область (край), місто, вулицю, будинок.

При оформленні адреси допускаються загальноприйняті скорочення: обл., М (місто), сел., С, (село), ​​р-н, вул., Пров., Наб., Пр, або просп., Корп., Кв.

Міста, в найменування яких входить слово "град" або "місто", а також столиці вказують без скорочення - "г" (Новгород, Волгоград), інші - зі скороченням (Омськ, м Мурманськ).

У позначеннях номерів будинків, корпусів, квартир знак "№" не ставлять, при літерному написанні номерів букву пишуть разом з цифрою (кв.57а).

Найменування адресата вказують на документі одним із способів, встановлених ГОСТом Р 6.30-97. Місце розташування адресата на документі в правому верхньому кутку в обмежувальних відмітках (куточки або ризики) на бланках, нанесених друкарським способом.

Якщо документ надрукований на аркуші паперу, адресат оформлюють з 4-го положення табулятора (45 поділ на лінійці, після 32 друкованих знаків від початкового поля), через 1 міжрядковий інтервал, з 1,5-2 інтервалами між складовими частинами реквізиту. Складові частини реквізиту "Адресат":

- найменування організації;

- найменування структурного підрозділу;

- посаду;

- прізвище та ініціали посадової особи, кому направлено документ;

- Поштова адреса.

Кожен з елементів реквізиту "Адресат" повинен починатися з нового рядка. В кінці смислових рядків (складових частин цього реквізиту) розділові знаки не ставлять (відкрита пунктуація). В середині рядків знаки пунктуації зберігають. Перенесення слів не допускаються.

Варіанти оформлення реквізиту "Адресат".

1. Документ направляють в організацію, в структурний підрозділ:

Ярославський годинниковий завод Відділ збуту

або

Ярославський годинниковий завод Відділ збуту р Іванову В. І.

Назва організації та структурного підрозділу пишуть у називному відмінку, прізвище посадової особи - у давальному, ініціали ставлять після прізвища через пропуск.

2. Документ направляють в кілька однорідних організацій, адресат вказують узагальнено:

Директорам шкіл та технікумів

або

Директорам книгарень

На одному документі може бути вказано не більше чотирьох адресатів, відокремлених один від одного 1,5 - 2 інтервалами. Слово "Копія" перед адресатами, наступними після першого, не ставлять.

При направленні документа більш ніж в чотири адреси складають список розсилки. При цьому на кожному документі вказують тільки одну адресу.

До складу реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса, який пишуть після назви організації та посадової особи наприклад:

Директору машинобудівного заводу "Зірка" г-ну Степанову В.І. 153217, м Псков вул. Садова, 15

Поштова адреса не вказують в реквізиті "Адресат", якщо документ адресований в урядові органи або постійним кореспондентам, адреса яких відомий експедиції або секретарю.

3. Адресуючи документ керівнику організації, найменування організації можна включати до складу посади адресата, якщо відправнику відоме прізвище керівника.

наприклад:

Директору машинобудівного заводу "Зірка" г-ну Степанову В. М.

4. Якщо документ адресований приватній особі, то спочатку пишуть адресу, а потім вказують прізвище та ініціали адресата, наприклад:

653174, г. Смоленск вул. Поштова, д. 3, кв. 16 г-ж Михайлової Н. В.

Реквізит "ДАТА ДОКУМЕНТА" - обов'язковий реквізит документів, складова частина пошукової ознаки.

Датою документа може бути:

- дата його підписання (для розпоряджень, наказів, листів, довідок, доповідних записок);

- дата прийняття документа колегіальним органом (для рішень, постанов);

- дата затвердження (для положень, статутів, інструкцій і т.д.);

- дата складання - дата, коли подія відбулася (для протоколу, акту).

Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа є найбільш пізня дата підписання.

Оформляють дату трьома парами арабських цифр, між якими ставлять крапку. Вони відповідають числу, місяця і року (15.06.80). Якщо цифра одна, перед нею ставлять "нуль" (03.09.96). Це найпоширеніший спосіб оформлення дати. Рідше дату пишуть так: 15.03.1994. Дата оформляється від кордону лівого поля, через 2 інтервали після назви виду документа або підпису.

У розпорядчих документах (наказах, постановах і т.д.) може бути встановлена ​​дата вступу документа в силу (введення документа в дію), не збігається з датою прийняття або підписання документа, наприклад: "Рішення вступає в силу через 15 днів з дня опублікування і діє протягом двох років ".

Дата входить також в грифи "Погоджено", "ЗАТВЕРДЖЕНО".

Датується документ посадовою особою при його підписанні або затвердження. Дата проставляється керівником від руки в установленому місці. Місяць і рік можна надрукувати заздалегідь.

У тексті документів допустимо застосування словесно-цифрового способу оформлення: 28 серпня 1993 р або 2 вересня 1997 року.

Реквізит "РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ІНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА" - це цифрове, літерне або комбіноване позначення документа, яке вказує місце його складання (виконання) і зберігання.

Індекс проставляють на одному рядку з датою документа або в реєстраційному штампі під час вступу документа.

Для внутрішніх документів (наказів, протоколів, розпоряджень) - індексом є звичайний порядковий номер у межах календарного року.

Для вихідних документів, (листів) індекс складається з наступних частин:

- індексу структурного підрозділу, що склав документ;

- номера справи за номенклатурою, куди підшивається копія відправленого документа;

- порядкового номера реєстрації.

наприклад:

03-08 / 116, де - 03 - індекс структурного підрозділу; 08 - номер за номенклатурою; 116 - порядковий реєстраційний номер документа.

Індекс документа, складеного кількома організаціями, включає порядкові номери, присвоєні організаціями - авторами документа, які пишуть через косу риску згідно з послідовністю зазначення авторів-укладачів.

Наприклад: 822/413/145

На документах, що відправляються з організацій (вихідних), індекси ставлять як на оригіналі, так і на копії, що залишається в установі.

На додатках до котрі вступили чи відправлені документам індекси не ставлять.

Реквізит "ВІЗИ ПОГОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ" - використовують для внутрішнього і зовнішнього узгодження документів і ознайомлення з ними.

Внутрішнє погодження оформляється візою.

Цей реквізит включає в себе наступні елементи:

- особистий підпис;

- розшифровку підпису;

- дачу візування;

- найменування посади візує (при необхідності).

Наприклад: Завідувач відділом Особистий підпис И.О.Фамилия 00.00.00.

або:

Особистий підпис И.О.Фамилия 00.00.00

Не допускається відмова від візування і внесення будь-яких виправлень. При наявності зауважень або доповнень до проекту їх викладають на окремому аркуші, а візу оформляють за таким зразком:

З п. 7 не згоден Особистий підпис І.О.Сомов 15.06.92.

або -

"Зауваження додаються",

або -

"Заперечую".

Візу розміщують нижче реквізиту "Підпис". Найменування посади, особистий підпис, дату та додаткові написи пишуть від кордону лівого поля. Розшифровка підпису - після 16 друкованих знаків від лівого поля. Елементи відокремлюють один від одного відстанню в 1,5-2 інтервалу.

Вихідні документи візують на примірнику, що залишився в організації, інші документи - на першому примірнику.

Внутрішнє узгодження (ВІЗА) проводять з:

- керівниками структурних підрозділів, де складено документ;

- зацікавленими посадовими особами інших підрозділів;

- громадськими організаціями (при необхідності);

- фінансовими службами;

- юристами.

Віза ознайомлення - підтвердження факту доведення документа до відома працівників. Її оформляють наступним чином:

З наказом ознайомлений Особистий підпис І. О. Прізвище 00.00.00

Зовнішнє узгодження оформляється грифом узгодження.

Реквізит "ГРИФ ПОГОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТА" - складається з слова ПОГОДЖЕНО, яке пишуть великими буквами, без лапок і розділових знаків на кінці. Проставляють від межі лівого поля, через 1,5-2 інтервалу вказують найменування посади особи, яка погоджує документ (від лівого поля), потім через 1,5-2 інтервалу - підпис (від лівого поля) і розшифровка підпису (після 16 друкованих ударів від лівого поля), потім - дата.

наприклад:

Погоджено Інспектор з охорони праці Підпис І. Б. Прізвище 00.00.00

Узгодження може проводитися колегіальним органом або листом. В цьому випадку гриф узгодження оформляють за формою:

Погоджено Лист Міністерства освіти 00.00.00 № 00

Якщо грифів погодження кілька, їх оформляють паралельно, від лівого (початкового) поля і з 5-го положення табулятора (40 друкованих знаків від лівого поля), наприклад:

Погоджено Погоджено Головний інженер Керівник відділу АТ "Фаворит" міністерства фінансів Підпис І. Б. Прізвище Підпис І. Б. Прізвище 00.00.00 00.00.00

Якщо грифів погодження багато, оформляється лист погодження. Розташовується гриф узгодження нижче реквізиту "Підпис" через 2 -3 інтервалу.

Реквізит "ЗАГОЛОВОК До ТЕКСТУ" - повинен бути коротким, ємким, точно передавати зміст тексту документа.

Тема може складатися з декількох рядків Довжина рядка не повинна перевищувати 28 друкованих знаків. Кожен рядок заголовка має закінчений сенс.

Рядки заголовка пишуть через 1 інтервал, без переносів, без лапок і розділових знаків в кінці рядка. Назва не повинно бути більше чотирьох рядків. Якщо воно не вміщається в ці рядки, то його пишуть від початкового до кінцевого поля.

До заголовка і після нього пропускають 2-4 інтервалу.

Реквізит "ПІДПИС" - включає найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, і скорочене - при оформленні документа на бланку), особистий підпис і його розшифрування.

наприклад:

1. документ оформлений не на бланку - Директор технологічного інституту систем управління Особистий підпис А.А. Мамин 2. документ оформлений на бланку - Директор інституту Особистий підпис А.А. мамин

Назва посади пишеться від лівого поля (не більше 28 друкованих знаків), розшифровка підпису - ініціали і прізвище - з 6 положення табулятора (48 друкованих знака від лівого поля). Документ може бути підписаний кількома посадовими особами. В цьому випадку їх підписи розташовують одну під інший, в послідовності, що відповідає займаній посаді.

Наприклад: Директор заводу Особистий підпис І. І. Воробйов Головний бухгалтер Особистий підпис О.Н.Сідоров

Відстань між підписами - 1,5 - 3 інтервалу.

Реквізит "ПІДПИС" відокремлюють від тексту 2 - 4 інтервалами. При підписанні документа кількома особами, рівними за посадою, їх підписи розташовують на одному рівні.

наприклад:

Директор школи 53 Директор інституту Підпис В. Д. Новіков Підпис К. Е. Попов 00.00.00 00.00.00

Реквізит "РЕЗОЛЮЦІЯ" - включає в себе вказівку по виконанню документа.

Резолюцію пише керівник організації або інша посадова особа, яка розглядає прийшов документ.

Резолюція складається з таких елементів:

- прізвище виконавця;

- зміст доручення;

- термін виконання;

- підпис керівника;

- дата написання резолюції.

наприклад:

СімоновуН.Н. Прошу скласти план розробки та впровадження верстата до 00.00.00 Іванов 00.00.00

Якщо виконавців декілька чоловік, то в цьому випадку вказують всі прізвища, однак відповідальним за виконання документа вважається той, чиє прізвище написана першою.

Резолюцію пишуть від руки, розташовуючи між адресатом і текстом або на будь-якому вільному місці. Резолюцій на документі може бути кілька.

Реквізит "ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ ДОКУМЕНТА" - складається з слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок і розділових знаків після цього слова), найменування посади особи, що затверджує документ, його особистого підпису, її розшифровки і дати. Елементи грифа затвердження відокремлюють один від одного 1,5-2 інтервалами.

Оформляють цей гриф з 5 положення табулятора (40 друкованих знаків від лівого поля), в правому верхньому куті документа.

наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор заводу Особистий підпис Н. В. Петров 00.00.00

Ініціали та прізвище пишуть з 6 положення табулятора (48 друкованих знака від лівого поля), інші елементи оформляють з 5 положення табулятора (40 друкованих знаків від лівого поля).

Документ може бути затверджений будь-яким документом (рішенням, постановою, протоколом і т.д.). В цьому випадку гриф складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви документа в називному відмінку, його дати і номера.

наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО Протокол зборів трудового колективу 00.00.00 №00

Реквізит "Відмітка про завірення КОПІЇ" документа - включає заверительную напис "Вірно", яку пишуть з великої літери від лівого поля. З нового рядка вказується назва посади особи, яка засвідчує копію (від початкового поля), підпис, його розшифрування (від 6 положення табулятора). Нижче - дату засвідчення.

наприклад:

Вірно Секретар-референт Підпис І. Б. Прізвище 00.00.00

Якщо копію видають на руки або пересилають в організацію, підпис засвідчують печаткою.

Реквізит "Відмітка про виконавця" - включає прізвище (прізвище, ім'я, по батькові) виконавця (укладача) документа і номер його службового телефону. Мають цей реквізит на лицьовій, а, якщо немає місця, то на зворотному боці останнього аркуша документа в лівому нижньому кутку.

наприклад:

Михайлов 545 77 80 або Михайлов Олег Іванович 5457780

Реквізит "ВІДМІТКА ПРО НАДХОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТА В ОРГАНІЗАЦІЮ" - складається з дати надходження (при необхідності - години та хвилини) і номера (індексу). Його розміщують у правому нижньому кутку першого аркуша документа.

наприклад:

19.04.97 №354 У організаціях існують штампи для такої позначки.

Реквізит "ВІДМІТКА ДЛЯ АВТОМАТИЧНОГО ПОШУКУ ДОКУМЕНТА" - містить ім'я файлу, код оператора або прізвище співробітника, що вводив інформацію, і дату введення інформації.

На документі роблять напис "Інформація перенесена на машинний носій", проставляють підпис особи, відповідальної за перенесення даних і дату перенесення.

Програми для автоматизації кадрового діловодства, розрахунок стажу, діловодства секретаря, обліку договорів і клієнтів (CRM-система)

Особливості програми: гнучке штатний розпис без обмеження рівня вкладеності з можливістю включення філій з власною структурою, імпорт і експорт даних по співробітниках з програм 1С (Бухгалтерія, Зарплата і Кадри, Комплексна і т.д.); Збереження наказів і звітів в редагованих форматах XLS , DOC або ODT, ODS (незалежно від того, встановлено у Вас Microsoft Office або Open Office); табель обліку робочого часу, автоматично формується на підставі існуючих наказів по співробітнику і графіку його роботи. Табель має зручний інтерфейс редагування і введення відпрацьованих годин. Всі зміни, внесені в табель, відразу відображаються в документообігу у вигляді відповідних наказів; можливість зберігання всередині програми зовнішніх документів в різних форматах (Word, Excel, зображення і т.д.); Можливість прийому декількох співробітників з різними ставками на одну штатну одиницю; можливість роботи одного співробітника на різних посадах в рамках однієї організації на різних ставках; 26 Мб
Зручна і проста програма кадрового обліку, що дозволяє автоматично формувати більшість кадрових документів (штатний розклад, особова картка, накази, звіти для ПФР). Основні можливості програми "Відділ кадрів": зберігання в базі особистих даних про кожного співробітника, розрахунок загального стажу, безперервного стажу і стажу роботи на даному підприємстві, облік відпусток, облік відряджень, відпусток і заохочень. Автоматичне складання штатного розкладу, особової картки і всіх кадрових наказів. 2,7 Мб
Програма має наступні переваги в порівнянні з програмою "Відділ кадрів 6.0": не вимагає наявності встановленого Microsoft Access, програма "Відділ кадрів плюс" повністю автономна; програма дозволяє зберігати всі накази і звіти у форматі Excel; програма дозволяє вести повноцінний табельний облік за формою Т -12; програма зберігає і відображає структуру підприємства в зручній деревовидної формі. 5,9 Мб
Програма розроблена для допомоги кадровикам при розрахунку стажу. За записами в трудовій книжці проводиться розрахунок загального і безперервного стажу співробітників. Всі розрахунки, вироблені користувачем автоматично зберігаються в базі даних. Таким чином програма являє собою електронну картотеку трудових книжок працівників. Програма має повністю заповнений довідник статей звільнення згідно новим Трудовим Кодексом. Інтерфейс користувача програми інтуїтивно зрозумілий, і для роботи з програмою не потрібно глибоких знань по роботі з персональним комп'ютером. Також програма має функцію виведення на друк звіту про стаж співробітників. 1,7 Мб
Програма дозволяє вести облік внутрішніх документів, вхідної та вихідної кореспонденції (факси, e-mail, поштові листи і т.д.). Ви зможете призначати список відповідальних за узгодження вхідних документів з подальшим відстеженням статусу з повідомленням про дату узгодження. Програма може прив'язати до документа необмежену кількість вкладених файлів будь-якого формату (відсканований факс, файли MS Word, MS Excel і т.д.), вести Структуровані довідники по співробітниках (согласователі і виконавці), організаціям (одержувачі і відправники), формувати наочні звіти по внутрішніми документами (вести журнал документів по організації) і кореспонденції, проводити пошук необхідного документа по одному або декільком реквізитами (номер, тип, дата створення і т.д.) 4,3 Мб
Програма призначена для автоматизації роботи з договорами. Необхідність обліку договорів виникає в той момент, коли за допомогою звичайного журналу договорів, таблиці Excel або довідника облікової системи неможливо скласти ясну картину договірної діяльності, планувати і контролювати розрахунки і терміни робіт з договорам.Программа "Документ плюс" зменшує рутинну і одноманітну роботу з підготовки і погодженням договорів, розрахунками та дозволяє швидко отримувати оперативну та аналітичну інформацію за договорами, пов'язаним з ними робіт і операцій. 5,8 Мб
Програма служить для автоматизації торгових операцій (формування документів), роботи з клієнтами (CRM) і формування звітності по торгової діяльності (аналітика) .Функціі: управління контактами, історія взаємодії з клієнтами; управління робочим часом; автоматизація документообігу; аналітика; функціональні інструменти. 4 Мб
Програма для автоматизації журналу наказів навчального закладу. Програма формує реєстр спеціальностей, курсів, груп, студентів і наказів (виписок). Впровадження програми дозволяє заощадити час на формування наказів (виписок) і підвищує ефективність ведення журналу наказів в навчальному закладі. Програма автоматично формує наказ про зарахування, наказ про переведення на наступний курс, наказ про оплату за навчання за індивідуальним планом, наказ про переведення студентів на прискорену форму навчання, наказ про надання академічної відпустки, наказ про відновлення в число студентів, наказ про відрахування, наказ про допуск до захисту дипломних робіт і здачі підсумкових державних іспитів і інші накази 1,8 Мб Всі програми (Відділ кадрів 6.0, Відділ кадрів плюс, Відділ кадрів 2019, Розрахунок стажів, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клієнт Плюс, Журнал наказів. Освіта) одним архівом. 55 Мб