1. Реєстровані і незареєстровані документи
2. Кілька слів про правила обліку вхідних документів
3. Структура журналу вхідних документів
4. Оформлення журналу реєстрації

Зміст:

1. Реєстровані і незареєстровані документи
2. Кілька слів про правила обліку вхідних документів
3. Структура журналу вхідних документів
4. Оформлення журналу реєстрації

Вся кореспонденція, що надходить в організації, повинна бути «оприбуткована» згідно з прийнятими в них правилами діловодства. Вхідні документи, незалежно від способу їх доставки, упорядковано, реєструються і передаються внутрішнім адресатам особою, відповідальною за прийом пошти. Найчастіше це секретар, діловод або інший працівник, призначений керівником. Сучасні системи електронного документообігу впроваджуються у великих компаніях, вже містять в собі облікові форми для обробки кореспонденції, але багато фірм досі відзначають листи «по-старому» - в паперовому журналі реєстрації вхідних документів.

Реєстровані і незареєстровані документи

Кожен день через руки діловода проходять десятки документів, що надходять у фірму ззовні: листи, пакети, e-mail-повідомлення клієнтів, контрагентів, офіційних інстанцій. Серед численних паперів попадається і некорисна «макулатура»: рекламні проспекти, каталоги, газети. Завдання канцелярії - відразу відфільтрувати всілякий «спам», що не належить до діяльності фірми, а решту пошту розсортувати на підлягає обліку та незареєстровані.

Які документи потрібно реєструвати, а які - ні, на кожному підприємстві визначається власною інструкцією з діловодства. За загальними правилами в облікову книгу вхідної кореспонденції не вносяться:

• особисті листи на адресу співробітників фірми;
• анонімні конверти;
• документи від юросіб, що не дозволяють однозначно ідентифікувати відправника (без підписів, печаток, реквізитів і т.д.);
• рекламні матеріали та комерційні пропозиції;
• запрошення на різні заходи за винятком офіційних нарад;
• вітальні телеграми;
• газети і журнали;
• рахунки, акти та інша бухгалтерська документація без супровідних листів.

В організації може бути прийнятий окремий облік кореспонденції: тоді документи, призначені для деяких підрозділів, передаються туди безпосередньо, минаючи головний журнал реєстрації.

Кілька слів про правила обліку вхідних документів

При обробці вхідної пошти необхідно чітко дотримуватися наступних правил:

1. Будь-яка папір, що стосується роботи підприємства, що вимагає розгляду, відповісти відправнику, повинна бути врахована відповідно до порядку діловодства, встановленим в організації.
2. Вся пошта реєструється в день надходження.
3. Щоб уникнути дублювання інформації кожен документ фіксується строго одноразово. Цей момент необхідно відстежувати, оскільки часто листи потрапляють в канцелярію по декількох каналах і не один раз: спочатку, наприклад, по факсу, потім - те ж саме в оригіналі через кур'єра. Все ідентичні документи і їх копії повинні проходити під одним реєстраційним номером.
4. Присвоєний листу вхідний номер повинен бути унікальним. Він є ідентифікатором в системі документообігу фірми: за реєстраційним кодом відстежується маршрут документа і результат його обробки. Згідно з цим правилом не може бути двох і більше різних документів з однаковими номерами.

Структура журналу вхідних документів

Що з себе являє книга обліку кореспонденції? Уніфікованого бланка журналу реєстрації вхідних документів не існує. Тут кожної організації дозволяється самостійно розробити оптимальну для себе форму, передбачивши в ній графи для всієї необхідної інформації.

Орієнтовна структура журналу, що дозволяє забезпечити мінімальний облік кореспонденції, містить:

1. Реєстраційний номер. Код, що складається з цифр або буквено-цифрового позначення, який присвоюється листа при його надходженні в канцелярію. Аналогічний номер вказується на самому вхідному документі: для цього призначений правий нижній кут листа, де при отриманні ставиться штамп або відмітка про прийом.
2. Дата отримання документа.
3. Відправник листа.
4. Назва документа чи його короткий опис - зі змісту цього поля повинно бути ясно, про що йде мова в листі.
5. Адресат - конкретний співробітник або підрозділ, для якого призначена пошта.

Якщо внутрішніх адресатів на підприємстві багато, бажано зробити стовпець для відміток про передачу кінцевого одержувача. Додаткові графи, їх число і найменування - на розсуді організації з урахуванням специфіки документообігу. Наприклад, при активних комунікаціях з юридичними особами та державними органами фіксуються і вихідні номери листів, присвоєні відправниками. Ця інформація необхідна для більш точної ідентифікації документів при здійсненні зворотного зв'язку.

Наявність системи контролю за виконанням зовнішніх запитів вимагає внесення прізвища особи, відповідальної за обробку документа, вказівки терміну роботи і позначки про її завершення. До додаткових полях також відносять перелік додатків, кількість сторінок, примітки і т.д.

Оформлення журналу реєстрації

Головні вимоги, що пред'являються до ведення журналу реєстрації, такі:

1. Для всієї вхідної документації, яка підлягає обліку, в організації заводиться єдина книга, за заповнення якої відповідають конкретні працівники. Відповідальні особи призначаються розпорядженням керівника або отримують індивідуальний доступ до системи реєстрації, якщо документообіг ведеться програмними засобами.
2. Реєстраційні номери привласнюються в порядку надходження кореспонденції, суцільний нумерацією з початку календарного року. Щорічно нумерація починається заново, але облік можна продовжувати вести в тому ж журналі - чистий заводити не обов'язково.

В іншому - облік вхідної пошти легко адаптується до особливості діловодства організації. Підприємство саме вирішує, в якому вигляді буде існувати журнал реєстрації - «фізичному» або електронному. І той, і інший варіант однаково легітимні, питання тільки в зручності їх застосування.

Відзначати надійшли листи можна і в зошити, але така форма реєстрації швидше підійде маленькій приватній фірмі, а не серйозної компанії з масою зовнішніх комунікацій. Шукати потрібний документ і відстежувати його долю в багатосторінковому «Гросбух» досить важко, тому більшість підприємств відмовляються від цього «архаїзму» і переходять на комп'ютерний облік.

Не важко і самостійно створити спеціальний файл в офісних програмах (Word, Excel). Журнал як комп'ютерної таблиці дозволяє швидко здійснювати пошук, сортування, вставляти гіперпосилання на електронні повідомлення, розміщувати скановані копії листів і т.д. Такий файл можна захистити від несанкціонованого доступу і редагування, цим, забезпечивши ведення діловодства тільки уповноваженими особами.

Однак повністю відмовлятися від звичайного журналу не рекомендується: його можна залишити для реєстрації особливо важливих паперів, що підлягають тривалому зберіганню. Канцелярська книга, як довгострокове сховище даних про прийнятих документах, в даному випадку краще, ніж електронні носії.