- призначення документа
- Загальні правила їх складання
- Зразки різних видів дефектні відомості 2019 р
- Відомість на ремонт автомобіля
- На ремонт приміщення
- На ремонт системи опалення
- На списання запчастин
- На ремонт покрівлі
- Процедура документування дефектів
- Як привести дефектну відомість в більш зручний вид: відео
У разі виявлення поломки, шлюбу, невідповідності стану механізмів, інженерних систем, їх окремих елементів прийнятим нормативним стандартам в обов'язковому порядку складається так звана дефектна відомість, бланк і зразок якої наводяться нижче.
Порожній бланк дефектної відомості (word)
Зразок дефектної відомості (word)
Приклад бланка дефектної відомості на списання (word)
призначення документа
В цілому такий документ, як дефектна відомість, не має єдиного затвердженого зразка, тому бланки дефектації (як її ще називають) завжди розробляються самостійно. Як правило, в організації спочатку затверджуються певні єдині форми, які згодом і застосовуються в різних випадках.
Документ завжди відображає наступні моменти:
- Найменування об'єкта, у якого виявлені технічні дефекти.
- Повний перелік і докладний технічний опис знайдених недоліків.
- Способи ремонту кожного або групи.
Порядок складання може бути:
- плановим - в великих компаніях завжди періодично перевіряється те чи інше обладнання на предмет повній справності;
- позаплановим - в разі спеціальних перевірок, після аварій і т.п.
Таким чином, дефектна відомість - це основний звітний документ, в якому описуються будь-які відхилення вироби, механізму або інженерної системи від стану, прийнятого за нормативом:
- зовнішні дефекти;
- внутрішні несправності;
- брак, допущений заводом-виробником;
- механічні пошкодження, допущені при перевезенні та / або експлуатації обладнання і т.п.
Дана відомість може бути складена представниками будь-якої зацікавленої сторони - як фірмами, так і приватними особами:
- виробником;
- покупцем;
- продавцем.
Загальні правила їх складання
Незважаючи на те, що затвердженого зразка дефектної відомості не існує, цей документ відноситься до первинних облікових, тому відносно нього слід враховувати загальні правила оформлення бухгалтерських звітних паперів:
- У дефектовке завжди повинні бути присутніми такі обов'язкові реквізити:
- власне найменування;
- Дата складання;
- повна офіційна назва установи або фірми, в якому була складена дефектовка (наприклад, назва заводу-виготовлювача або авторизованої точки продажу обладнання);
- назва, суть і вимірювачі проведеної господарської операції в натуральному еквіваленті і грошовому;
- особи, які проводили виявлення дефектів - їх ПІБ, посади і підписи.
- Право підпису такого документа надається не всім співробітникам, а тільки тим, які відносяться до списку, затвердженого керівником спільно з головним бухгалтером підприємства.
- Складається або в момент виявлення дефектів, або відразу після закінчення процедури - в залежності від технічної можливості.
- Виправлення, помарки, помилки в дефектної відомості не допускаються - в разі їх наявності потрібно скласти новий документ на новому бланку.
- Допускається складання як в традиційному паперовому, так і в електронному вигляді.
- Затребувати можуть тільки уповноважені особи (як правило, головний бухгалтер і керівник компанії), а також представники перевіряючих і контролюючих органів - податкова інспекція, прокуратура і т.п.
Зразки різних видів дефектні відомості 2019 р
Існує кілька різновидів дефектовок, кожна з яких має власні особливості:
- На ремонт приміщення (або всієї будівлі).
- На ремонт покрівлі.
- На ремонт автомобіля (вантажного, легкового, спеціального призначення).
- На ремонт системи опалення.
- На списання запчастин.
У загальному вигляді зразок містить наступні пункти:
- У «шапці» вписується віза «Стверджую» з підписом директора або іншого уповноваженого працівника, за наказом якого проводиться перевірка. Це ж особа затверджується комісію і підписується відповідний наказ. Тут же прописується офіційна назва компанії.
- Далі пишеться назва документа і його номер - зазвичай в простому хронологічному порядку, наприклад «дефектна відомість №77». Тут же вписується дата огляду.
- Потім пишеться повна назва технічного об'єкта або інженерної системи, яка була оглянута.
- Описова частина, яка є основою, представлена у вигляді таблиці. Тут усе своєю чергою (із зазначенням номера) перераховуються всі зовнішні дефекти, механічні пошкодження, несправності, які вдалося виявити при простому візуальному огляді об'єкта. Прописуються і конкретні види робіт, спрямовані на усунення цих несправностей, а також термін закінчення ремонту.
- Нарешті, прописуються ПІБ та посади співробітників, які здійснювали перевірку, ставляться їх підписи.
Документ складається при огляді будь-якого виробу, пристрої, навіть офісної техніки. Таким чином, зразок дефектної відомості не залежить від об'єкта перевірки - він утверджується як порожній бланк, який використовується в роботі усіма співробітниками.
Відомість на ремонт автомобіля
У разі використання компанією службового автомобіля або при наявності в її власності цілого парку одиниць техніки періодично проводиться контроль якості машин шляхом їх зовнішнього огляду.
Складається вона як в самій компанії, що володіє транспортним засобом, так і в ремонтній компанії, в якій передбачається проведення відновлювальних робіт.
Складання документа в даному випадку дозволяє вирішити відразу кілька завдань:
- відзвітувати перед податковою інспекцією про витрачання певних коштів на дрібний або капітальний ремонт автомобіля;
- зафіксувати всі дефекти і на основі їх аналізу визначити ефективність вкладень в ремонт і утримання транспортного засобу (сукупні витрати і сукупні доходи за доступний для огляду період);
- нарешті, за допомогою цього документа можна уточнити конкретну різновид ремонтних робіт, які знадобляться в даному випадку, а також їх оціночну вартість.
При складанні дефектної відомості на ремонт машини будь-якого класу і призначення слід приділити увагу кільком важливим особливостям:
- Назва моделі, конкретної технічної модифікації автомобіля має повністю збігатися з тим, що зазначено в документах - зокрема, скорочення, регістр букв (прописні або рядкові), прогалини або злите написання.
- Назви запчастин, окремих агрегатів слід прописувати з такою ж точністю - зазвичай їх можна уточнити у відповідних документації або на сайте- заводу-виготовлювача.
- У такій відомості обов'язкові посилання на додатки - тобто документи, що регламентують виконання ремонтних робіт, придбання тих чи інших запчастин і т.п.
- Обов'язкові підписи не тільки відповідальних осіб, які проводили обстеження, а й самого власника автомобіля, якщо машина належить не самій компанії, а співробітнику, який уклав відповідний договір і надав свій автомобіль для службового використання.
- Оскільки огляд і ремонт автомобіля - досить складна технічна процедура, яка вимагає складання гранично конкретних записів, то виправлення навіть з позначкою «виправленому вірити» не допускаються.
- Нарешті, кількість примірників такої дефектації визначається кількістю зацікавлених осіб, яких в даному випадку досить багато: це сама компанія, яка використовує автомобіль, його власник, компанія, що здійснює ремонт. Однак якщо підприємство буде своїми силами ремонтувати свою ж машину, дефектна відомість складається на 1 бланку.
Приклад наведено нижче.
На ремонт приміщення
В ході планової перевірки оглядають всю будівлю або конкретне його приміщення, причому складають, як правило кілька дефектовок - кожна на своє приміщення або ж зводять всі дані в один документ, якщо так буде зручніше обробляти інформацію.
Основне призначення в даному випадку зводиться до наступного:
- описати все зовнішні дефекти, порушення стану будівлі (наприклад, тріщини на стелі, розрив підлогового покриття, цвіль по кутах і т.п.);
- намітити шляхи усунення - тобто конкретні види ремонтних робіт, за допомогою яких передбачається впоратися з усіма виявленими недоліками;
- позначити терміни проведення робіт, причому оскільки мова йде про досить великих обсягах, потрібно визначити пріоритети - наприклад, в першу чергу ремонт дверних прорізів, і в другу - усунення тріщин в стелях.
Складають таку відомість, як правило, 2-3 співробітника, серед яких присутні:
- бухгалтер або головний бухгалтер;
- фахівець з проведення ремонтних робіт;
- інженер, який відповідає за обладнання в будівлі.
У бланку дефектної відомості обов'язково потрібно відобразити такі відомості:
- Всі відомості, що стосуються будівлі як фізичного об'єкта - за якою адресою розташоване, що в ньому розташовується.
- Самі недоліки в їх точному найменуванні.
- Способи і терміни проведення робіт по виправленню виявлених недоліків.
Оскільки будівля - досить великий об'єкт, а недоліки можуть бути виявлені найрізноманітніші, то при складанні дефектації та реальному плануванні робіт слід звернути увагу на ряд особливостей:
- Самі ремонтні роботи називаються в точній відповідності з прийнятою системою найменувань - тут потрібно звертатися до відповідної довідкової літератури (Федеральні і територіальні одиничні розцінки).
- При фіксуванні і описі виду ремонтної роботи слід вказувати не тільки термін, але і об'єм, причому на кожному етапі потрібно визначати конкретне відповідальна особа - як правило, їх буде відразу кілька.
- Все обладнання, а також будівельні та інші матеріали, призначені для ремонту, прописуються в тих найменуваннях, як вони вказані в документації - тобто марки і моделі пишуться повністю, без скорочень.
Зразок дефектної відомості наведено нижче.
На ремонт системи опалення
При проведенні планового і позапланового контролю системи опалення в будівлі комісія зазвичай складається з 2 чоловік:
- представник бухгалтерії;
- фахівець з ремонту системи опалення.
Слід врахувати кілька нюансів складання:
- Складається до ремонту або під час його. Якщо ж здійснити це досить важко, то крайній термін складання - відразу після закінчення роботи.
- Як правило, прописуються не тільки назви ремонтних операцій, а й одиниці обсягів, а також відповідальні особи на кожному етапі (якщо передбачається здійснити роботу в кілька стадій).
- Виправлення в самому тексті в даному випадку теж не допускаються.
- Як правило, складається в електронному вигляді, але завжди повинен бути і його паперовий аналог.
Зразок такої дефектної відомості наведено нижче.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Самі ремонтні роботи - тобто поточний ремонт або на випадок аварії не припускають складання дефектної відомості за відповідним зразком.
На списання запчастин
Під списанням запчастин розуміється господарська операція із заміни старих, зношених механізмів будь-якої установки на нові деталі. При цьому у випадку з запчастинами автомобіля передбачається складання відповідної дефектної відомості, зразок якої розглянуто вище.
Особливості складання наступні:
- Прописується простим списками вся техніка, яка була оглянута.
- Буде правильно і зручно, якщо поряд з описом об'єктів вказуються і інвентарні номери кожного з них.
- Також слід звернути увагу на те, що назва кожної запчастини вказується в точній відповідності з тим, як воно наводиться в технічній документації.
- У графі «висновок» вказується, що деталь визнана непридатною, застарілої і потребує заміни (або в списанні).
Зразок представлений нижче.
На ремонт покрівлі
Поряд з дефектації, бланк якої складається при огляді будівлі, окремо розробляється документ, який описує недоліки покрівлі та відповідні ремонтні роботи. Зразок наводиться нижче.
Процедура документування дефектів
У разі компаній з невеликим штатом часто не виникає особливої необхідності розробки, прописування і затвердження процедури перевірки обладнання і складання дефектної відомості, оскільки подібні ситуації виникають досить рідко.
Однак в разі великих фірм моніторинг якості обладнання проводиться тільки за заздалегідь складеним і затвердженим регламентом. У загальному вигляді порядок наступний:
- Про проведення планової або позапланової перевірки керівництво компанії або конкретного філії випускає відповідний наказ.
- У цьому наказі відображаються уповноважені особи, які увійдуть в перевіряє комісію: не менше 2 співробітників. До її складу зазвичай входять не тільки представники технічних служб (інженери, техніки, контролери якості), але і бухгалтерії.
- Проводиться безпосередній контроль якості, складається дефектна відомість на заздалегідь підготовленому бланку, ставляться підписи, після чого документ передається уповноваженим особам.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Не слід плутати процедуру перевірки з використанням дефектної відомості з технічною експертизою. Плановий контроль якості - це, як правило, тільки візуальний огляд зовнішніх поверхонь, механізмів, з'єднань деталей. У той же час експертиза передбачає більш глибокий аналіз механізму з використанням спеціального обладнання для перевірки.
Як привести дефектну відомість в більш зручний вид: відео
Скласти документ можна своїми силами в програмі Ms Excel. Це особливо зручний варіант для бухгалтерів, оскільки в даному випадку немає необхідності самостійно підраховувати наростаючий підсумок і інші показники. Про те, як привести відомість в більш зручний для роботи вигляд, можна побачити тут.
