1. Функції та зміст документа
2. Форма, зразок, нюанси оформлення
3. Як правильно заповнити?
4. Хто видає і як зберігається документ?

Діяльність будь-якої юридичної особи супроводжується оформленням необхідних документів, які надають цій діяльності офіційний статус.

Відноситься до таких документів і штатний розклад - спеціальний документ внутрішнього типу, в якому зібрана вся інформація по кількості робочих місць і розмірах встановленої оплати праці. Зі зрозумілих причин інформація такого роду не передається для ознайомлення третім особам, тому що являє собою комерційну таємницю.

Однак в окремих випадках працівникам необхідно пред'явити інформацію по штатам. У подібних випадках роботодавець оформляє виписку - окремий документ, який представляє собою точну копію невеликої частини документа, що має відношення до конкретного співробітника. Її і передають третім особам, що подає запит відомості такого роду.

Функції та зміст документа

При цьому основний документ (розклад) складається на уніфікованому бланку форми Т-3 (згідно з Постановою Держкомстату під номером 26, виданим в квітні 2001 року). Використання бланка - необов'язкова умова, однак, він полегшує складання розкладу і з цієї причини досить часто використовуються юридичними особами.

При оформленні виписок не буде копіюватися основна частина або шапка розкладу, в якій міститься інформація для внутрішнього користування - дата складання, термін дії, реєстраційний номер. Також не копіюється заключний розділ з підписами відповідальних за складання співробітників і реквізитами юридичної особи.

В основній частині розкладу міститься інформація по персоналу: вказуються структурні підрозділи, перераховуються посади і кваліфікації співробітників, кількість штатних одиниць, тарифна ставка для кожного місця з урахуванням надбавок. Саме з цього розділу береться інформація для оформлення виписок.

Форма, зразок, нюанси оформлення

Для виписок трудовим законодавством не встановлено єдиної або уніфікованої форми бланка.

Скорочена форма подачі інформації в документі викликана необхідністю збереження особистих даних працівників. Але з огляду на, що розклад не представляє собою державної таємниці, виписувати з нього будь-якого фрагменту з основного розділу. Також допускається складання виписки з декількох частин, коли з розкладу береться кілька пунктів інформації, що йдуть не по порядку.

При цьому уповноважений на видачу документа співробітник стежить, щоб не спотворюється зміст копируемой інформації, викладеної в оригіналі.

Документ складається трьома основними способами, дозволеними на законодавчому рівні:

• у вигляді ксерокопії;
• у вигляді фотокопії;
• у вигляді тексту, набраного на комп'ютері і завіреного підписом уповноваженого працівника.

У документі вказується наступна інформація:

1. Вгорі зліва вноситься повне найменування юридичної особи (скорочення неприпустимі!). Тут же справа вносяться коди ОКУД і ОКПО.
2. Наступним пунктом нижче шапки вписується повна назва документа, фіксується його реєстраційний номер і дата складання.
3. Далі вноситься коротка інформація за розкладом: на підставі якого наказу (номер і дата видання) і на який період воно було складено. Тут же вказується, скільки одиниць всього налічується в штаті.
4. В основній частині документа відтворюється таблиця бланка штатного розкладу.
5. У першій графі вказується назва структурного підрозділу та його спеціальний код, присвоєний у цієї юридичної особи.
6. У другій графі вписується назва посади або спеціальності, з уточненням за розрядом, категорії і кваліфікації.
7. У третій графі вказується кількість одиниць, що працюють на даній посаді.
8. Четверта графа повідомляє, яка ставка ( оклад ) Була призначена даному працівнику на поточний рік.
9. П'ята графа має кілька підрозділів для перерахування видів надбавок, якщо їх було нараховано працівнику.
10. У шостий графі вписується загальна сума заробітної плати .
11. А сьома графа призначена для фіксації приміток.
12. Внизу документ підписується начальником кадрового відділу або іншим уповноваженим співробітником. Також свій підпис ставить і сам працівник.
13. Документ завіряється головним бухгалтером або керівником організації або підприємства.

Зразок бланка виписки з штатного розкладу можна скачати тут .

Як правильно заповнити?

Порядок заповнення документа включає в себе наступні правила:

1. Обов'язково вносяться реквізити оригіналу - дата його складання і реєстраційний номер.
2. На документі ставить підпис то посадова особа, яка підписувала оригінал.
3. Якщо це був не керівник підприємства, він не підписує і виписки.
4. Готовий документ в обов'язковому порядку завіряється уповноваженою особою. Цей співробітник вносить запис, що «копія вірна», ставить свій підпис і мокру печатку юридичної особи.

Зазвичай на підприємствах або в організаціях, установах є відповідний локальний документ, в якому зафіксовані всі основні правила видачі витягів. Найчастіше для виписок затверджується окремий бланк, яким і слід користуватися при заповненні документа.

Документ, що включає в себе кілька сторінок, зшивається ниткою. Потім на вузол нитки наклеюється квадрат з чистого паперу, після чого вноситься напис «Копія вірна. Прошито і пронумеровано стільки-то листів ».

Хто видає і як зберігається документ?

Видачею виписок займаються виключно працівники, уповноважені на такі дії наказом керівництва. Найчастіше це співробітники кадрового відділу. Інформація про видачу документа на вимогу третьої особи або співробітника вноситься в спеціальний обліковий журнал .

Виписка буде дійсна протягом року. Саме стільки діє оригінал штатного розкладу. В архіві документ зберігається протягом п'яти років.

Дорогі читачі, інформація в статті могла втратити свою актуальність. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему, телефонуйте за телефонами:

Або задайте питання юристу на сайті. Це швидко і безкоштовно!