Донецкий техникум промышленной автоматики

Виписка з штатного розкладу - зразок і нюанси оформлення

  1. Функції та зміст документа
  2. Форма, зразок, нюанси оформлення
  3. Як правильно заповнити?
  4. Хто видає і як зберігається документ?

Діяльність будь-якої юридичної особи супроводжується оформленням необхідних документів, які надають цій діяльності офіційний статус.

Відноситься до таких документів і штатний розклад - спеціальний документ внутрішнього типу, в якому зібрана вся інформація по кількості робочих місць і розмірах встановленої оплати праці. Зі зрозумілих причин інформація такого роду не передається для ознайомлення третім особам, тому що являє собою комерційну таємницю.

Однак в окремих випадках працівникам необхідно пред'явити інформацію по штатам. У подібних випадках роботодавець оформляє виписку - окремий документ, який представляє собою точну копію невеликої частини документа, що має відношення до конкретного співробітника. Її і передають третім особам, що подає запит відомості такого роду.

Функції та зміст документа

При цьому основний документ (розклад) складається на уніфікованому бланку При цьому основний документ (розклад) складається на уніфікованому бланку   форми Т-3 (згідно з Постановою Держкомстату під номером 26, виданим в квітні 2001 року) форми Т-3 (згідно з Постановою Держкомстату під номером 26, виданим в квітні 2001 року). Використання бланка - необов'язкова умова, однак, він полегшує складання розкладу і з цієї причини досить часто використовуються юридичними особами.

При оформленні виписок не буде копіюватися основна частина або шапка розкладу, в якій міститься інформація для внутрішнього користування - дата складання, термін дії, реєстраційний номер. Також не копіюється заключний розділ з підписами відповідальних за складання співробітників і реквізитами юридичної особи.

В основній частині розкладу міститься інформація по персоналу: вказуються структурні підрозділи, перераховуються посади і кваліфікації співробітників, кількість штатних одиниць, тарифна ставка для кожного місця з урахуванням надбавок. Саме з цього розділу береться інформація для оформлення виписок.

Форма, зразок, нюанси оформлення

Для виписок трудовим законодавством не встановлено єдиної або уніфікованої форми бланка.

Скорочена форма подачі інформації в документі викликана необхідністю збереження особистих даних працівників Скорочена форма подачі інформації в документі викликана необхідністю збереження особистих даних працівників. Але з огляду на, що розклад не представляє собою державної таємниці, виписувати з нього будь-якого фрагменту з основного розділу. Також допускається складання виписки з декількох частин, коли з розкладу береться кілька пунктів інформації, що йдуть не по порядку.

При цьому уповноважений на видачу документа співробітник стежить, щоб не спотворюється зміст копируемой інформації, викладеної в оригіналі.

Документ складається трьома основними способами, дозволеними на законодавчому рівні:

  • у вигляді ксерокопії;
  • у вигляді фотокопії;
  • у вигляді тексту, набраного на комп'ютері і завіреного підписом уповноваженого працівника.

У документі вказується наступна інформація: У документі вказується наступна інформація:

  1. Вгорі зліва вноситься повне найменування юридичної особи (скорочення неприпустимі!). Тут же справа вносяться коди ОКУД і ОКПО.
  2. Наступним пунктом нижче шапки вписується повна назва документа, фіксується його реєстраційний номер і дата складання.
  3. Далі вноситься коротка інформація за розкладом: на підставі якого наказу (номер і дата видання) і на який період воно було складено. Тут же вказується, скільки одиниць всього налічується в штаті.
  4. В основній частині документа відтворюється таблиця бланка штатного розкладу.
  5. У першій графі вказується назва структурного підрозділу та його спеціальний код, присвоєний у цієї юридичної особи.
  6. У другій графі вписується назва посади або спеціальності, з уточненням за розрядом, категорії і кваліфікації.
  7. У третій графі вказується кількість одиниць, що працюють на даній посаді.
  8. Четверта графа повідомляє, яка ставка ( оклад ) Була призначена даному працівнику на поточний рік.
  9. П'ята графа має кілька підрозділів для перерахування видів надбавок, якщо їх було нараховано працівнику.
  10. У шостий графі вписується загальна сума заробітної плати .
  11. А сьома графа призначена для фіксації приміток.
  12. Внизу документ підписується начальником кадрового відділу або іншим уповноваженим співробітником. Також свій підпис ставить і сам працівник.
  13. Документ завіряється головним бухгалтером або керівником організації або підприємства.

Зразок бланка виписки з штатного розкладу можна скачати тут .

Як правильно заповнити?

Порядок заповнення документа включає в себе наступні правила: Порядок заповнення документа включає в себе наступні правила:

  1. Обов'язково вносяться реквізити оригіналу - дата його складання і реєстраційний номер.
  2. На документі ставить підпис то посадова особа, яка підписувала оригінал.
  3. Якщо це був не керівник підприємства, він не підписує і виписки.
  4. Готовий документ в обов'язковому порядку завіряється уповноваженою особою. Цей співробітник вносить запис, що «копія вірна», ставить свій підпис і мокру печатку юридичної особи.

Зазвичай на підприємствах або в організаціях, установах є відповідний локальний документ, в якому зафіксовані всі основні правила видачі витягів. Найчастіше для виписок затверджується окремий бланк, яким і слід користуватися при заповненні документа.

Документ, що включає в себе кілька сторінок, зшивається ниткою. Потім на вузол нитки наклеюється квадрат з чистого паперу, після чого вноситься напис «Копія вірна. Прошито і пронумеровано стільки-то листів ».

Хто видає і як зберігається документ?

Видачею виписок займаються виключно працівники, уповноважені на такі Видачею виписок займаються виключно працівники, уповноважені на такі   дії наказом керівництва дії наказом керівництва. Найчастіше це співробітники кадрового відділу. Інформація про видачу документа на вимогу третьої особи або співробітника вноситься в спеціальний обліковий журнал .

Виписка буде дійсна протягом року. Саме стільки діє оригінал штатного розкладу. В архіві документ зберігається протягом п'яти років.

Дорогі читачі, інформація в статті могла втратити свою актуальність. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему, телефонуйте за телефонами:

Або задайте питання юристу на сайті. Це швидко і безкоштовно!


Хто видає і як зберігається документ?
Як правильно заповнити?
Хто видає і як зберігається документ?