Донецкий техникум промышленной автоматики

Топ 10 поширених помилок початківців користувачів Excel

  1. Пошук по мітках
хитрощі »7. Вересень 2015 Дмитро 15767 переглядів

Пам'ятаю себе, коли тільки почав освоювати Excel - запитати нема в кого, інтернет не так поширений та й інформація вся була англійською, з яким у мене тоді були проблеми. І як будь-який початківець я звичайно робив класичні помилки початківця вивчати Excel. І в цій статті я вирішив зібрати "топ 10 як робити не треба":

1. Виділення цілого стовпця / рядка і зафарбовування виділеного (за допомогою відповідної кнопки на панелі - "Колір заливки"). Чому так краще не робити: при такому методі зафарбовуються всі комірки стовпчика або рядка. А це, в разі з 2007 Excel і вище - більше мільйона осередків для стовпця і понад 16 тисяч для рядка. Чимало? І я так думаю. Теж саме відноситься і до інших властивостями: кордону осередків, колір шрифту, стилі. І коли всі ці властивості призначаються постійно для цілого рядка або стовпця формати накопичуються, для кожного осередку починає зберігатися свій "багаж" різних комбінацій властивостей і значень. Файл починає "розпухати" (як "распухнуть" файл я писав в статті: Як зменшити розмір файлу ). А потім висне. А потім може взагалі відмовитися відкриватися.
Як робити правильно: виділяти треба тільки осередки всередині робочої таблиці. Щоб робити це швидко (НЕ прокручуючи лист мишкою по дві-три хвилини) можна використовувати комбінації клавіш для переміщення по таблиці:

Швидкий доступ їх дії CTRL + → ← ↑ ↓ (стрілки на клавіатурі) Переміщення до першої порожній осередки в заданому напрямку. Якщо при цьому утримувати SHIFT - то виділення від активної клітинки до першої порожній CTRL + СТРІЛКА ВНИЗ переміщує курсор в осередок в поточному стовпці, після якої йде порожня клітинка CTRL + СТРІЛКА ВГОРУ переміщує курсор в осередок в поточному стовпці, якій передує перша порожня клітинка CTRL + СТРІЛКА ВПРАВО переміщує курсор в осередок в поточному рядку, після якої йде порожня клітинка. Якщо все осередки порожні - буде виділена осередок останнього стовпця на аркуші CTRL + СТРІЛКА ВЛІВО Переміщення курсору в клітинку в поточному рядку, якій передує перша порожня клітинка. Якщо все осередки порожні - буде виділена осередок останнього стовпця на аркуші CTRL + END переміщує курсор в останню комірку робочої таблиці

2. "Бойовий" забарвлення своїх робочих таблиць: прихід зеленим кольором, витрата червоним, комерційний відділ синьою заливкою і білим шрифтом, виробництво коричневим і т.п. Це може і наочно, але в подальшому неминуче виникають ситуації, коли доводиться обчислювати суми по приходу і витраті окремо та ще й в розрізі відділів. А в Excel досі немає вбудованих засобів для підрахунку і підсумовування осередків за кольором заливки та шрифту. Можна, звичайно, використовувати сторонні розробки і макроси (наприклад: Підрахувати суму осередків за кольором заливки , Підрахувати суму осередків за кольором шрифту , СчетЯчеек_Залівка , СчетЯчеек_Шріфт , СуммаЯчеек_Залівка , СуммаЯчеек_Шріфт ). Але куди простіше робити правильно.
Як робити правильно: завести окремі стовпці для назви відділів, операції (надходження та витрачання) і т.п. Інакше кажучи відразу в окремий стовпець виводити ознака, за яким можна буде підрахувати суми вбудованими функціями, на кшталт СУММЕСЛИ .

3. Створення для кожного дня / місяця окремого листа. Можливо зручно для кожного окремого місяця вести облік продажів на окремому аркуші: можна швидко переміщатися на потрібний день / місяць і дивитися записи тільки по ньому. Але в якийсь момент виникає необхідність аналізувати дані за весь період (рік, квартал, тижні). І тут починаються складності.
Як робити правильно: вести весь облік на одному аркуші. А для дат і місяців завести окремий стовпець. Надалі можна буде легко проаналізувати дані за будь-який період за допомогою хоча б зведених таблиць ( Угруповання даних у зведеній таблиці ).

4. Замість дат записувати назви місяців: "Квітень 2014", "Май 2014" і т.д. Надалі складно буде проводити аналіз таких даних за кілька років.
Як робити правильно: записувати дати в звичному для Excel вигляді: 01.04.2014, 01.05.2014 (для англ.локалізаціі 4/1/2014, 5/1/2014) і т.д. Для наочності осередкам з датами можна привласнити формат практично будь-якого виду, в тому числі і виду "Квітень 2014" (права кнопка миші на осередку з датою -Формат осередків вкладка Число). Але обробляти надалі дані з правильними датами куди простіше: в фільтрі вони групуються самі по роках і місяцях, а за допомогою зведених таблиць можна робити угруповання практично з будь-якого періоду часу.

5. Використання об'єднаних осередків в робочих таблицях. Чому так краще не робити: при об'єднанні кількох осередків в одну дані зберігаються тільки в лівій верхній клітинці, а решта очищаються, тобто не містять ніяких даних. Часто осередки об'єднують в заголовках і згодом це заважає створити зведену таблицю, тому що всі осередки заголовків повинні містити значення. Інакше зведена таблиця просто не буде створена. Так само часто осередки об'єднують в рядках з однаковими значеннями

Це наочно, але в робочих таблицях зовсім незручно для обробки даних і створення різних звітів. Оскільки згодом ні зведені таблиці , Ні формулювання на кшталт СУММЕСЛИ, СУММПРОИЗВ і їм подібні не зможуть підсумувати / підрахувати всі потрібні значення, тому що значення будуть тільки у верхній клітинці. Решта рядків формула вважатиме порожніми (що справедливо, тому що вони і є порожні).
Як робити правильно: в робочих таблицях слід залишати значення в кожному осередку і вдаватися до об'єднання виключно в звітах, які вже не будуть оброблятися.

6. Створення декількох робочих таблиць на одному аркуші. Часом користувачі створюють кілька таблиць з різними даними (одна для північного напрямку, одна для південного, одна для східного і т.д.) на одному аркуші. Згодом з таким набором таблиць на одному аркуші практично неможливо працювати стандартними засобами: немає можливості скористатися фільтром для однієї таблиці, не торкнувшись при цьому інші. Приховування рядків, угруповання - всюди якась із таблиць буде заважати іншим.
Як робити правильно: створювати по одній таблиці на аркуші. Файл від цього не стане важити більше, а зручність роботи підвищиться. Кілька таблиць на одному аркуші можна розташовувати тільки якщо ці таблиці передбачається використовувати як довідники і аналізувати їх дані в подальшому не треба буде.

7. Запис інформації різного типу в один стовпець. Наприклад, є ПІБ, є Посада, Номер телефону контакту і e-mail. Часто цю інформацію записують в одну клітинку (навіщо плодити стовпці, якщо можна всю інформацію в одну наочно закинути?): Іванов Іван Іванович, Комерційний директор, 1 (111) 111-11-11, [email protected] Так, наочно. Вся інформація в одній комірці. Але якщо колись знадобиться вибрати ті ж e-mail для будь-якої вітальної розсилки (з Новим Роком, наприклад) - доведеться непогано поморочитися і попрацювати. А якби e-mail був окремо можна було б відразу використовувати масову розсилку листів за адресами.
Або ще класичний приклад: запис Типу документа і його Дати в одній комірці: Товарна накладна ТОРГ-12 №45 від 25.08.2015г. В майбутньому вельми складно буде вибрати накладні тільки за певний період, адже спочатку треба буде ще дати від тексту відокремити.
Як робити правильно: записувати інформацію різного типу і дані різного типу (дати, суми, текст) в різних стовпчиках. Надалі це значно спростить аналіз інформації та виконання різних дій з даними.

8. Створення розривів у вигляді повністю порожніх рядків усередині робочих таблиць. Часто так розділяють місяці в таблиці, відділи, регіони або ще якісь дані, що відносяться до певної групи. До того ж такі рядки часто зафарбовують. Чому так краще не робити: по-перше якщо буде потрібно створити зведену таблицю, то в ній з'являться не естетичні "(порожньо)" (blank); по-друге якщо фільтр на таблицю встановлюється виділенням тільки першого рядка таблиці, то в 90% випадків фільтр буде бачити дані в таблиці до першої порожнього рядка, а дані далі в фільтр вже не потраплять; по-третє багато зручні дії з таблицею зробити не вийде (наприклад, автозаповнення осередків , Переміщення по таблиці гарячими клавішами і т.п.).
Як робити правильно: використовувати розриви у вигляді порожніх рядків тільки в підсумкових звітах. Якщо дуже хочеться, поділ рядків на групи візуально можна жирними або кольоровими межами. Але краще в окремому стовпці завести ознака, за яким можна визначити до якої групи належить рядок. Тоді можна буде і сортувати, і фільтрувати, і групувати в будь-якому вигляді.

9. Вирівнювання тексту в осередках за допомогою пробілів. Часта помилка тих користувачів, які створюють в Excel ієрархічні списки. Щоб кожен рівень був відділений відступами часто при цьому на початку осередку ставлять 4 і більше прогалин. Іноді так ще роблять просто для наочності, відокремлюючи текст як виноску. Однак в подальшому це може значно ускладнити процес порівняння, пошуку та аналізу інформації в таких даних (т.к. Текст "привіт" буде відрізнятися від тексту "привіт" і Excel порахує ці рядки різними).
Як робити правильно: використовувати можливості форматування. Вкладка Головна -группа Вирівнювання - Збільшити відступ. Або права кнопка миші на осередку - Формат ячеек вкладка Вирівнювання -з списку по горизонталі вибираємо "по лівому краю (відступ)" і в віконці правіше ставимо кількість відступів. Один відступ дорівнює приблизно двом прогалин. Чим такий підхід краще: візуально ефект той же. Однак дані в самих осередках не змінюються, що не заважає проводити з ними звичні дії без танців з бубном.

10. Занесення всієї інформації вручну. Тут мається на увазі ведення будь-яких даних, коли вся інформація заноситься поячеечно руками. Навіть ті дані, які з разу в раз повторюються (назви відділів, прізвища відповідальних співробітників, номер регламентів і т.п.). Наприклад, щодня заносяться дані по інкасації. Працюють всього три зміни, відповідно три старших, які здають зміну. І кожен день вбивається прізвище одного з старших. У якийсь момент в будь-якому випадку буде допущена помилка в написанні (замість Іванов - Іван) і цей рядок вже не потрапить разом з усіма в пошук, фільтр, відбір функції і будь-який інший вид аналітики.
Як робити правильно: використовувати для постійних даних випадають списки . Такий підхід не тільки позбавляє від помилок, але і значно спрощує процес занесення даних. Ну а якщо треба ще й інші дані контролювати (числа, довжина тексту і т.д.) - то в Excel є відмінний інструмент - Перевірка даних .

Стаття допомогла? Поділися посиланням з друзями! Відео уроки

{ "Bottom bar": { "textstyle": "static", "textpositionstatic": "bottom", "textautohide": true, "textpositionmarginstatic": 0, "textpositiondynamic": "bottomleft", "textpositionmarginleft": 24, " textpositionmarginright ": 24," textpositionmargintop ": 24," textpositionmarginbottom ": 24," texteffect ":" slide "," texteffecteasing ":" easeOutCubic "," texteffectduration ": 600," texteffectslidedirection ":" left "," texteffectslidedistance " : 30, "texteffectdelay": 500, "texteffectseparate": false, "texteffect1": "slide", "texteffectslidedirection1": "right", "texteffectslidedistance1": 120, "texteffecteasing1": "easeOutCubic", "texteffectduration1": 600 , "texteffectdelay1" 1000, "texteffect2": "slide", "texteffectslidedirection2": "right", "texteffectslidedistance2": 120, "texteffecteasing2": "easeOutCubic", "texteffectduration2": 600, "texteffectdelay2": 1500, " textcss ":" display: block; padding: 12px; text-align: left; "," textbgcss ":" display: block; position: absolute; top: 0px; left: 0px; width: 100%; height: 100% ; background-color: # 333333; opacity: 0.6; filter: a lpha (opacity = 60); "," titlecss ":" display: block; position: relative; font: bold 14px \ "Lucida Sans Unicode \", \ "Lucida Grande \", sans-serif, Arial; color: #fff; "," descriptioncss ":" display: block; position: relative; font: 12px \ "Lucida Sans Unicode \", \ "Lucida Grande \", sans-serif, Arial; color: #fff; margin-top: 8px; "," buttoncss ":" display: block; position: relative; margin-top: 8px; "," texteffectresponsive ": true," texteffectresponsivesize ": 640," titlecssresponsive ":" font-size: 12px; "," descriptioncssresponsive ":" display: none! important; "," buttoncssresponsive ": "", "addgooglefonts": false, "googlefonts": "", "textleftrightpercentforstatic": 40}}

Пошук по мітках

Access apple watch Multex Outlook Power Query і Power BI VBA робота в редакторі VBA управління кодами Безкоштовні надбудови дата та час Діаграми і графіки записки захист даних Інтернет Картинки і об'єкти Листи і книги Макроси і VBA надбудови Налаштування печатка Пошук даних Політика конфіденційності Пошта програми Робота з додатками Робота з файлами Розробка додатків зведені таблиці списки Тренінги та вебінари фінансові форматування Формули і функції функції Excel функції VBA Осередки і діапазони акції MulTEx аналіз даних баги і глюки в Excel посилання Чимало?
Навіщо плодити стовпці, якщо можна всю інформацію в одну наочно закинути?
Стаття допомогла?