1. Що таке штатний розклад і навіщо воно потрібне?
2. Терміни зберігання документа
3. Хто повинен складати штатка?
4. Завантажити бланк штатного розкладу
5. Зразок заповнення штатного розкладу
6. Порядок затвердження штатного розкладу
7. Крок 2. Видати наказ керівника
8. Крок 3. Ознайомити співробітників з документом
9. Порядок внесення зміна до штатного розпису

Документом, що визначає в господарюючого суб'єкта які існують професії і скільки штатних одиниць має на них бути зайнято, є штатний розклад. Воно хоч і не відноситься до нормативних актів компанії, але в деяких випадках з ним потрібно ознайомлювати працівників організації. Воно створюється фахівцями фірми і вводиться в дію наказом керівництва.

Зміст статті

Що таке штатний розклад і навіщо воно потрібне?

Штатний розклад - це один з внутрішніх документів компанії, який закріплює існуючу її організаційно-штатну структуру.

Він виглядає як таблиця, в якій відображаються підрозділи підприємства, перелік діючих в них посад і кількість необхідних для роботи на них працівників, а також встановлюється для кожної посади оплата праці з усіма надбавками.

У ньому фіксується запланований місячний фонд оплати всього підприємства, який визначає витрати підприємства на залучення трудових ресурсів, що має велике значення при плануванні та прийнятті управлінських рішень.

Штатний розклад служить підставою при заповненні трудових контрактів , А також розпоряджень про прийом в частині визначення назви посади і розміру встановлюється зарплати.

Крім цього, тільки цей документ визначає наявність на підприємстві вільних вакансій. Кадрові фахівці порівнюють інформацію в штатному розкладі із кількістю найманих працівників фактично співробітників. При необхідності вони подають заявки на залучення нових працівників.

Увага! Чинне законодавство не визначає обов'язковість наявності даного акту в компанії. Проте в деяких випадках цей документ є обґрунтуванням проведення певних заходів, які регулюються з боку держави, наприклад, при скороченні штату. Саме на штатний розклад керівництво посилається при цьому в першу чергу.

Обов'язковість існування штатного розклад може бути визначена в інших нормативних актах фірми, наприклад, в колективному договорі . Цей випадок також відноситься і посилання на штатний розклад в трудовому контракті з працівником.

У всіх цих ситуаціях необхідно знайомити персонал компанії з таким документом.

Керівництву компанії потрібно враховувати, що існує адміністративна відповідальність за неправильно оформлене штатний розклад.

Увага! "Штатка" створюється на рік, і як правило, діє протягом цього періоду. Можливо, твердження даного документа на більш тривалий термін. Це характерно для організацій, в яких практично не відбувається зміни штатного розкладу.

Терміни зберігання документа

Після того як стверджується нова редакція штатного розкладу, стара втрачає силу. Однак, після цього він повинен ще певний час бути на підприємстві. Це пов'язано з тим, що багато перевірки зачіпають минулі періоди.

Діє правило, виходячи з якого штатний розклад, яке втратило силу, необхідно зберігати на підприємстві протягом трьох років, наступних після цієї події.

Це саме можна сказати і до документів, на основі яких здійснювалося внесення змін до штатного розпису.

Хто повинен складати штатка?

При прийнятті даного рішення адміністрації організації потрібно враховувати розмір фірми і кількість співробітників на підприємстві.

Цей обов'язок на великих підприємствах покладається на кадрову службу, яка перед складанням даного документа повинна провести ряд заходів по визначенні існуючих трудовитрат по кожній посаді, співвіднести назву професій з вимоги відповідних довідників, профстандартів. При цьому вони до даних дій можуть залучати різних фахівців в організації.

На невеликих підприємствах створення штатного розкладу можуть доручити бухгалтеру, економісту, юристу чи іншого фахівця. Цю обов'язок може взяти на себе директор фірми.

Завантажити бланк штатного розкладу

завантажити штатний розклад по формі Т-3 бланк в форматі Word.

cкачать бланк штатного розкладу за формою Т-3 в форматі Excel.

Зразок заповнення штатного розкладу

Для даного документа передбачена стандартна форма Т-3. Але компанія може розробити цей бланк самостійно, використовуючи обов'язкові до застосування реквізити. Штатний розклад на 2017 рік оформляємо за всіма правилами згідно з поданою інструкції.

Складання документа починається з вказівки повного найменування фірми, а також у відповідному полі - присвоєного коду згідно з довідником ОКПО.

Потім записується порядковий номер штатного розкладу, який присвоюється на основі кількості прийнятих редакцій в поточному році. Поруч проставляється дата, коли було складено штатний розклад.

Після цього вказується дата, з якої документ починає діяти. Вона може збігатися з датою створення, або наступати пізніше. Праворуч від цього поля знаходиться місце, в яке заносяться номер і дата наказу, який затвердив бланк, і загальне число штатних одиниць, що містяться в ньому.

Основне поле документа являє собою велику таблицю.

Стовпець «Структурний підрозділ» повинен містити назву відділу компанії згідно з прийнятою в ній організаційну структуру. Якщо крім літерного позначення використовується ще і цифрове, то такий код потрібно записувати в наступному стовпці.

Дуже часто код складається тільки з цифр, або перших букв назви відділу. Однак якщо у фірми відкрито кілька представництв або відокремлених підрозділів, то в код можна також включити позначення регіону або міста.

У стовпці «Посада» записуються назви відкритих в компанії посад або спеціальностей. Важливо проводити заповнення документа таким чином, щоб після назви структурного підрозділу в даному стовпці перераховувалися відповідні йому посади.

Бажано при вказівці назв посад використовувати позначення, встановлені довідником ОКПДТР, але для комерційних компаній це правило не є обов'язковим для виконання. А ось бюджетні установи, навпаки, повинні його суворо дотримуватися, а крім цього вказувати в штатному розкладі клас і розряд співробітників.

Однак, ці дані необхідно проставляти навпроти тих посад, які входять в число небезпечних або шкідливих, оскільки даний факт буде мати значення при визначенні пільгового стажу.

У стовпці «Кількість штатних одиниць» прописується то кількість співробітників, які повинні бути прийняті з цієї посади. Якщо визначено, що по цій позиції повинні бути прийняті сумісники, то їх кількість вказується в дробовому вираженні, що відповідає розміру ставки - наприклад, 0,25 або 0,5.

У стовпець «Оклад» записується той розмір зарплати, який буде отримувати співробітник, який працює на цій посаді. Цей же розмір окладу необхідно вказувати в трудовій угоді.

Якщо в компанії введена відрядна зарплата, то сюди необхідно записувати заробіток робітника за місяць, який виходить множенням тарифної ставки на місячний обсяг продукції.

У тому випадку, коли для певної посади встановлюється погодинна оплата праці, то в цьому стовпці допускається вказати розцінку за годину роботи, а в кінці документа, в стовпці «Примітка» записати «Погодинна оплата праці» та зробити посилання на локальний акт, який її регулює .

Далі передбачено кілька порожніх стовпців із загальним підзаголовком «Надбавки». У них необхідно заносити значення стимулюючих виплат, премій і т. Д., Якщо такі встановлюються Положенням про зарплату, про преміювання або іншими внутрішніми нормативними актами. Ці дані можуть зазначатися не тільки в грошовому вираженні, але також і у вигляді коефіцієнта, відсотка і т.д.

У стовпець «Всього» записується фонд оплати по даній посаді, який визначається перемножением розміру зарплати на кількість штатних одиниць.

Стовпець «Примітка» призначається для різних пояснень, зауважень і т. Д. Наприклад, якщо яка-небудь з посад на момент затвердження документа не зайнята, то в цьому стовпці можна залишити коментар про наявність вакансії по ній.

Складання документа закінчується підсумком, в якому потрібно відобразити загальне число штатних одиниць згідно складеного розкладу і загальну суму зарплати (фонд).

Документ після завершення заповнення підписується головним бухгалтером і працівником-кадровиком.

Порядок затвердження штатного розкладу

Крок 1. Розробити на підприємстві штатного розпису

Даний документ може розробити як відділ кадрів компанії, так і її керівник.

Крок 2. Видати наказ керівника

Даний документ вводиться в дію шляхом виписки відповідного наказу керівником компанії. Він оформляється в довільній формі, зазвичай на фірмовому бланку.

Наказ про затвердження штатного розкладу обов'язково повинен містити дату, з якої документ вводиться в дію. Ця дата може збігатися з датою випуску, або наступати пізніше.

[Vc_btn title = "Як скласти наказ про затвердження штатного розкладу" style = "3d" color = "success" size = "lg" align = "center" i_align = "right" i_icon_fontawesome = "fa fa-share" css_animation = "bounceIn "add_icon =" true "link =" url: https% 3A% 2F% 2Fkadrypro.ru% 2Flna% 2Fshtatnoe-raspisanie% 2Fprikaz-ob-utverzhdenii-shtatnogo-raspisaniya.html || target:% 20_blank | "el_class =" font -size: 22px "]

Важливо! Введення штатного розкладу заднім числом заборонено, тобто не можна вказувати в наказі дату вступу, яка на момент його оформлення вже пройшла.

Якщо в компанії закріплено, що кожен рік нумерація документів починається спочатку, то нумерувати штатний розклад з року в рік можна аналогічним чином. Цей крок буде найбільш доцільним, якщо зміни штатного розкладу з року в рік носять масовий характер, позбавляючи від громіздких номерів.

Крім цього, якщо новий штатний розклад вводиться замість старого, який діяв до цього моменту, то в наказі потрібно передбачити пункт, який визнаватиме попередній документ таким, що втратив силу.

Крок 3. Ознайомити співробітників з документом

Кожен працівник згідно ТК РФ ст. 68, ч. 3 повинен бути ознайомлений з усіма локальними нормативними актами в організації , Що зачіпають трудову діяльність колективу. Однак на думку Роструда, викладеному в листі №ПГ / 4653-6-1 від 15.05.2014 було викладено думку, що з даним документом знайомити співробітників не обов'язково.

Таку думку засноване на тому, що безпосередньо даний документ не пов'язаний з трудовою діяльність працівника. Так документ призначений для того, щоб можна було зафіксувати документально поділ праці між співробітниками компанії.

Роботодавець зобов'язаний ознайомити співробітника до штатного розкладу, якщо трудовий договір встановлює оклад відповідно до встановленого штатним розклад. Або така необхідність описана в колективному договорі або іншому локальному акті компанії .

Порядок внесення зміна до штатного розпису

Документ повинен бути актуальним в будь-який момент часу. Необхідно своєчасно вносити зміни в нього, в іншому випадку можуть виникнути проблеми з перевіряючими органами.

Процес внесення змін до штатного розпису залежить від кількості таких коригувань. Якщо їх кількість велика, то раціональніше скасувати старе штатний розклад і ввести в дію нове, яке буде враховувати всі нововведення.

[Vc_btn title = "Як скласти наказ про внесення змін до штатного розпису" style = "3d" color = "success" size = "lg" align = "center" i_align = "right" i_icon_fontawesome = "fa fa-share" css_animation = "bounceIn" add_icon = "true" link = "url: https% 3A% 2F% 2Fkadrypro.ru% 2Flna% 2Fshtatnoe-raspisanie% 2Fprikaz-o-vnesenii-izmenenij-v-shtatnoe-raspisanie.html || target:% 20_blank | "el_class =" font-size: 22px "]

Зазвичай на підприємстві виникають такі ситуації, при яких виникає необхідність зробити в документі зміни:

• Організація нових підрозділів;
• Введення нових посад;
• Перейменування наявних посад;
• Зміна розміру окладу або ставки;
• Ліквідація підрозділу, посади, штатної одиниці.

Іноді, якщо внесення змін до штатного розпису зачіпає умови трудової угоди з співробітником (наприклад, зміна окладу, скорочення посади і т. Д.), Потрібно отримати у нього письмову згоду на це.

Увага! Крім цього, після затвердження нового штатного розкладу, з ними складаються доп. угоди, які вносять прийняті зміни в їх трудові контракти.

З оформленим наказом повинні бути познайомлю всі співробітники, які в подальшому будуть зайняті оформленням відповідних документів. Також можна з ним ознайомити і тих працівників, положення яких в компанії будуть порушені змінами, що вносяться.

Якщо прийнято рішення організувати новий підрозділ або посади, то в наказі необхідно вказати їх найменування, кількість вводяться одиниць. Такий документ можна ввести в дію відразу ж, оскільки він не зачіпає інтереси діючих працівників.

При скороченні одиниць або посад видається документ, в якому перераховуються їх найменування, кількість, дата введення в дію. Необхідно пам'ятати, що скорочення - це трудомісткий процес, про нього потрібно своєчасно (мінімум за 2 місяці) попередити працівників і компетентні органи.

Увага! Також трудове законодавство встановлює певні категорії співробітників, яких не можна скоротити або звільнити.