1. Давайте відразу домовимося, чого ми хочемо
2. Сакральне питання: скільки слайдів потрібно?
3. Робимо перший слайд
4. Чи треба представлятися на початку доповіді?
5. Останній слайд - дуже цінний ресурс доповідача
6. Зміст презентації
7. Оформлення презентації в PowerPoint
8. Загальне налаштування: дизайн, колір, шрифти
9. Master Layout: як робити хороші слайди буквально в один клік
10. Як легко працювати з майстром макетів (зразком слайдів)
11. 1. Перше, що треба зробити - вичистити майстер
12. 2. Заповнюємо майстер-макет
13. 3. Робимо набір типових слайдів
14. Використання макетів
15. Тепер можна пробувати
16. Ви можете завантажити шаблон

Мене звуть Катерина і я часто виступаю на конференціях. Ласкаво просимо в Клуб Анонімних спікер.

Кожному з нас траплялося сидіти в залі і кривитися: «Ну що він несе! Слайди криві, тема дурна, каже, ніби спить! »І народ потихеньку із залу тягнеться в буфет. Сумна доля такого спікера.

Ну, ви-то зробите краще.

ОК, вас запросили виступити, потрібно готувати презентацію. І тут все відразу змінюється. Думок немає, PowerPoint глючить, шрифти не подобається ...

Так, головне - це PowerPoint такий неправильний. Буквально ворог доповідача. Це він заважає робити прекрасні презентації, що покращують світ. Це нехороші дрібном'який запив монстра, в якому все глючно і незрозуміло як працює!

Не погоджуся.

Давайте відразу домовимося, чого ми хочемо

Є два діаметрально протилежні підходи:

1) створити офігенно презентацію, яка увійде в топ-10 на «Слайдшере»;
2) технологічно і оперативно зробити 50-70 осмислених слайдів для вебінару на півтори години.

Істина, як завжди, десь між. Але подумайте, що трапляється частіше - у вас знаходиться супер ідея для крутий презентації або вас звуть на конференцію і досвідчений організатор просить надіслати презентацію заздалегідь?

Якщо ви ставите планку високо і хочете робити приголомшливі презентації завжди і всюди, то треба читати « майстерність презентації »Олексія Каптерева, уроки Олексія Бурби , блоги EsPrezo або ProstoPreza .

А ми тут залишимося в компанії тих, кому ніколи випилювати кожен слайд лобзиком - нам потрібно робити прості презентації з мінімальними витратами творчої енергії.

(В кінці статті ви зможете скачати простий чистий шаблон презентації, але я дуже раджу спочатку таки переглянути текст - щоб розуміти, як ним користуватися.)

Почнемо здалеку.

Сакральне питання: скільки слайдів потрібно?

Мабуть, улюблений питання недосвідченого спікера. І дуже важливий.

Число слайдів залежить від вашої манери говорити. Тому потрібно провести кілька вимірів. Поставте таймер на 1 хвилину і говорите. Ви здивуєтеся, скільки розумних думок вам доведеться придумати, щоб заповнити всього 60 секунд часу.

З мого досвіду - однієї-двох хвилин якраз вистачає на виклад закінченої думки. Так що презентацію потрібно будувати з блоків по 1-2 хвилини, логічно пов'язаних між собою. Якщо ви говорите повільніше (або швидше), то таймінг на блок буде іншим.

Є три поширених підходу до слайдів.

1. Ви робите короткі ємні слайди і супроводжуєте їх розгорнутими коментарями. Тоді - 3-5 слайдів послужать опорними точками кожного смислового блоку.
2. Ви робите насичені змістом слайди і пояснюєте кожен дві-три хвилини. Основа доповіді - ваші слайди, по одному на смисловий блок.
3. (неправильний) Ви пишете на слайдах текст виступу і зачитує його.

Я дотримуюся першого підходу, так як найчастіше роблю мотивують та евангелистские доповіді. Доповіді аналітичні та кейсові зазвичай робляться по другій моделі. ( Типологія доповідей від Дмитра Шахова ).

Третю модель краще відразу забути.

Середнє число слайдів - 2-3 слайда на одну хвилину для першої моделі, один слайд на 2-3 хвилини для другої моделі.

Тепер дізнаємося у організаторів таймінг доповіді і множимо.

І зрозуміло, найголовніше - прочитайте доповідь з секундоміром. Цілком можливо, що середнє по лікарні - зовсім не ваш випадок. Рекомендую починати контрольні читання вже десь на 70% готовності доповіді - а раптом ви вже вилетіли за таймінг?

Лайфхак: як стати кращим другом модератора секції

Підготуйте доповідь на час, що дорівнює таймінг мінус 5 хвилин. Якщо розклад секції вже полетіло до біса, ви станете рятівником ведучого - зможете підібрати доповідь, не втрачаючи в якості. Якщо ж часу достатньо, то у вас буде запас для запитань із залу або вільної мови, причому на екрані буде висіти ваш останній слайд - з контактами, а це завжди цінно.

Робимо перший слайд

Перший слайд повинен обов'язково містити:

• назва і логотип конференції;
• дату проведення (можна також - місце);
• назва доповіді;
• ім'я доповідача;
• назва компанії і логотип.

Все це потрібно, щоб 1-й слайд можна було показати відразу - наприклад, ви виступаєте після кава-брейку, під час перерви на екрані може висіти заглушка від організаторів або ваш перший слайд. Або ви будете говорити щось перед початком доповіді. Або щось не заладиться з обладнанням, і поки організатор шукає нові батарейки для клікера, на екрані буде ваше ім'я.

А коли ви будете заливати презентацію на Slideshare, перший слайд буде обкладинкою - стимулом переглянути презентацію. Особливо корисна дата - вона показує, наскільки актуальна презентація. І авторитетність конференції може додати вам плюсик в карму.

Звичайно, якщо ви робите нетленку на всі часи, дату краще не ставити, та й конф не згадувати.

Чи треба представлятися на початку доповіді?

На великій конференції - скоріше ні, ніж так. Шкода витрачати час на хвастощі або рекламу компанії. Вас і так вже знають, бачили ваш анонс в програмі.

Подання потрібно, якщо ви збираєтеся тиснути авторитетом, але сумніваєтеся, що слухачі знають всі ваші заслуги.

Останній слайд - дуже цінний ресурс доповідача

Краще поєднати традиційний завершальний слайд «Питання?» І контакти спікера. Тоді ви будете розумно відповідати на питання, а за вашою спиною будуть висіти ваші контакти. І все, кого ви скорите інтелектом, зможуть знайти вас в Facebook або написати вам на пошту.

Контактних даних має бути небагато. Сайт, пошта, улюблена соцмережа. Можна поставити QR-код сайту або своє фото, щоб не помилились при пошуку в соцмережах.

Ще одна фішка - на останньому слайді можна збирати Ліди. Пишете, наприклад, «Презентація в обмін на контакт: пишіть на умный@спикер.рф і отримаєте презентацію вже завтра». Адреса вигаданий. І якщо ваша презентація заслуговує повторного перегляду, ви отримаєте скільки-то лидов в пошту. Це краще, ніж обмін візитками.

Зміст презентації

Це тема для великої статті. Тому я відішлю вас до ресурсів, перерахованих вище (книга Олексія Каптерева, уроки Олексія Бурби, блоги EsPrezo і ProstoPrezo). Давайте припускати, що вам є що сказати і ви вмієте вибудувати сюжет презентації.

Оформлення презентації в PowerPoint

Ось ми і дісталися до головного, заради чого все затівалося. Ви ж пам'ятаєте: робити прості презентації з мінімальними витратами творчої енергії.

Краще день втратити, а потім за півгодини долетіти - хто згадає мультик? Так ось - краще витратити 15 хвилин на початку підготовки презентації, щоб потім легко додавати, змінювати і перебудовувати слайди, які не вбиваючи про кожну нестандартну конструкцію на слайдах.

Як і інші інструменти Microsoft Office, PowerPoint спеціально заточені під послідовну технологічну роботу, в ньому є все необхідне для створення чітких і зрозумілих презентацій.

Рекомендації робити все з чистого аркуша і створювати прості слайди «текст + картинка» нерідко йдуть від небажання розібратися, як працює цей непростий інструмент. Так-так, непростий. У нього закладено безліч функцій, а зазвичай використовується тільки можливість скопіювати попередній слайд.

Нікого зараз не хочу образити, але навколо дійсно багато погано зроблених презентацій, і правило «роби кожен слайд з чистого аркуша» - не найвигідніша стратегія.

Загальне налаштування: дизайн, колір, шрифти

Перш за все треба задати базові характеристики презентації. Впевнена, все вміють змінювати формат слайдів і навіть вибирати якийсь дизайн, так що я розповім про неявних налаштуваннях, які зроблять вашу роботу з презентацією простіше.

Я наполегливо рекомендую вибрати найпростіший дизайн (пункт меню «Дизайн», перший варіант), так як варіації, пропоновані дизайнерами Microsoft, надлишкові і досить сумні - вони ж безкоштовні! А нам хочеться зробити щось особливе - за умови, що на дизайн піде мінімум часу.

Тому краще вибрати простий дизайн і створювати красу самостійно.

Важливо пам'ятати: вибирати дизайн слід на самому початку і не міняти його потім. Необачна спроба перепризначити стиль після ретельної настройки всіх макетів поверне вас в початок шляху - добрий PowerPoint знову створить для вас всі свої шаблони, і їх знову доведеться переробляти під себе.

Що нечасто змінюють на цьому етапі, а варто було б: колірна схема і шрифти.

Зрозуміло, ви можете професійно надути щоки і використовувати Cooler або інший крутий сервіс для підбору кольорової гами. Можна пошукати розумні керівництва і створити неповторну гаму ... Але це надмірність, яка відніме у вас час і при цьому дасть мінімальний виграш.

У PowerPoint є набір готових колірних колекцій, гармонійних і різноманітних. Досить вибрати одну з них.

Вибравши колекцію, ви зможете фарбувати будь-які об'єкти в межах цієї гами, що дозволяє дотримуватися цілісність презентації. На цих колекціях будуть засновані варіанти оформлення об'єктів, діаграм і таблиць.

Точно так же варто відразу поставити шрифти.

Я не скажу вам, скільки шрифтів використовують в презентаціях справжні професіонали, читайте розумні керівництва. Є хороший тон - один основний шрифт і другий для акцентів. Але ситуація може бути іншою, і шрифтів може бути більше.

PowerPoint дозволяє задати два шрифту: для заголовка і для основного тексту. І мій досвід (більше 10 років верстки - сама здивована) підказує, що вдалий вибір цієї пари закриває основні потреби для оформлення презентації. Є ж ще курсив і жирне накреслення, КАПС, розмір і колір - акценти можна ставити що завгодно.

Для контрасту можна ввести який-небудь легковажний декоративний або рукописний шрифт. І якщо ви збираєтеся ним користуватися на кожному слайді - краще задати його зараз як один з основних.

Ви можете вибрати з готового списку або створити свою пару шрифтів.

Що це дає: тепер при створенні - в будь-якому місці - блоку з текстом вам не доведеться міняти його налаштування. Якщо ви задали, наприклад, шрифт Cambria в якості основного, то новий блок тексту не буде створено «Аріалом», як це зазвичай відбувається. Менше на 2-3 кліка на кожному текстовому блоці - ви оціните цю економію, працюючи десь на п'ятдесятому слайді. А ще PowerPoint показує призначені шрифти у верхній частині списку при виборі. Не треба скролл в глибину.

Ви можете перевірити, які шрифти використовуються в публікації (Файл> Інфо). Іноді там виявляються дивовижні речі. (І по-моєму, «Аріал» видалити звідти взагалі неможливо).

Не робіть так ніколи. Найганебніше, що може статися - латочка випадково з'їде і з-під неї буде стирчати шматок іншого дизайну. А ви стоїте посеред сцени і 500 чоловік дивляться на це позорище. Ой, не треба так.

Master Layout: як робити хороші слайди буквально в один клік

Я буду показувати скріншоти зі своєї англомовної версії PowerPoint'2013, але іноді буду називати пункти меню як вони переведені в локальній версії. А от посилання на підручник з PowerPoint , Звідси можна переходити по зв'язаних темах і шукати необхідне.

Master Layout в російській версії називається «Зразок слайдів». Він живе в меню View (Вид), і його чомусь не так легко знайти.

Принцип майстра слайдів: ви заздалегідь створюєте колекцію макетів, на яких розміщуєте постійні елементи вашої презентації.

Але це не просто слайди самої презентації, які можна дублювати і виправляти. Це шаблони, які дозволяють створювати (не копіювати!) Скільки завгодно нових слайдів, і на всіх них відразу будуть постійні елементи - такі, як вам потрібно.

Більшість тих, хто робить презентації в PowerPoint, призвичаїлися використовувати такі псевдо-шаблони. У вас є кілька еталонних слайдів в презентації, ви їх дублюєте і перебиває зміст.

Зручно. Якщо не знати, що для цього існує спеціальний інструмент - Master Layout, він же «Зразок слайдів».

І справа не в тому, що треба використовувати правильні інструменти. Є пара дуже переконливих аргументів:

• Коли ви хочете змінити щось на всіх слайдах і використовуєте майстер - ви просто міняєте цей постійний елемент на одному макеті. Міняєте, прибираєте, додаєте туди що завгодно. Один раз.
• Якщо ви не користувалися майстром і у вас кожен слайд сам по собі - скопійований з іншого - то вам доведеться пройти ВРЮ презентацію, замінюючи КОЖЕН елемент.

Як легко працювати з майстром макетів (зразком слайдів)

Я покажу дуже простий спосіб - це необхідний мінімум, тут використовується відсотків 25 функціоналу Master Layout. Можна закопуватися глибше і налаштовувати його ще складніше - читайте керівництво. Але ми зараз хочемо швидко і чітко.

Давайте домовимося про термінологію.

• Презентація складається з набору слайдів - це побачать ваші слухачі.
• Крім того, в презентації є Master Layout ( «Майстер макетів», «Зразок слайдів») - це набір типових макетів - їх ніхто крім вас не побачить.
• Макети містять постійну інформацію і блоки для змінного контенту (наповнювачі або placeholders).
• Кожному слайду можна призначити один макет.
• Можна в будь-який момент перепризначити макет, і розташування блоків на слайді зміниться.
• Можна поміняти вміст макета - і це відобразиться на кожному слайді, якому призначений цей макет.

При створенні презентації ви отримуєте відразу дуже докладний і розлогий набір макетів. Але так як більшість користувачів ніколи не заходить в Master Layout, ви про це швидше за все не знаєте.

Підступність цього набору макетів - в спробі задовольнити всі ваші можливі потреби. І розумникам з корпорації Microsoft байдуже, що ви сюди ніколи не заглянете. Вони просто створюються кожен раз.

У новій презентації відразу створюється «Майстер» і всередині нього - 11 макетів. Причому вони досить складні, заздалегідь створені навіть вертикальні макети.

На них розташовані так звані наповнювачі (Placeholder) - заголовки, підзаголовки, основний текст, елементи підвалу і шапки. Принадність наповнювачів в тому, що при створенні нового слайда ви отримуєте порожній блок на місці кожного заповнювач - кожен раз однаковий, з однаковими настройками. І зміна цього блоку на макеті тягне за собою зміну таких блоків на всіх слайдах, яким цей макет призначений.

1. Перше, що треба зробити - вичистити майстер

Вам не потрібно стільки макетів. Вам не потрібно стільки постійних елементів. Це надмірність, яка буде вам заважати, особливо якщо ви прихильник підходу «великий текст плюс картинка».

Так що ви просто видаляєте більшість макетів - я зазвичай залишаю пару штук.

Зверніть увагу: якщо ви зачищаєте вже готову презентацію, ви зможете видалити лише ті макети, що не призначені жодним слайдів. Так що перед зачисткою потрібно по всій презентації призначити слайдів 1-2 макета, які ви хочете використовувати, а вже потім чистити майстер від надмірності.

2. Заповнюємо майстер-макет

Структура майстра - ієрархічна. Тобто всі елементи, які присутні на майстер-макеті, з'являться і на його «дочірніх» макетах. Тому основні елементи, які ви точно хочете бачити на всіх слайдах, треба розмістити на основному майстра. Гарненько подумайте, найчастіше постійних елементів на слайдах небагато.

Можна створити кілька майстрів зі своїми макетами, але це вже урок наступного рівня.

Видаліть всі вихідні елементи з макета - інакше вони можуть раптово з'явитися на нових слайдах, а ми ж хочемо контролювати ситуацію.

Розкладіть по місцях постійні елементи.

3. Робимо набір типових слайдів

Для звичайної (нешедевральной) презентації досить створити не більше п'яти макетів.

Нам потрібен слайд - заголовок секції. Він буде розділяти логічні блоки в презентації. Зазвичай це слайд без зайвого декору, який містить лише заголовок і підзаголовок, іноді фон.

Найпростіше це зробити з першого макета, який уцілів після зачистки. Видаляєте зайве, залишаєте заголовок і підзаголовок. Щоб PowerPoint не обрадував вас якимись неявними настройками, можна видалити навіть підзаголовок і створити його самостійно.

Тут можна налаштувати все, що хочете: колір, розмір, сам шрифт. Якщо ви хочете, щоб заголовок завжди був написаний ВЕЛИКИМИ буквами, задайте це на макеті - виберіть вікно (не текст), зайдіть в настройки шрифту і виберіть «Всі великі». Тоді при наборі тексту в цьому вікні літери відразу будуть капіталізуватися «самі собою».

Важливо пам'ятати: ви міняєте настройки наповнювачів. Тобто, настройки вікна, всередині якого написано Clik to edit ( «Зразок заголовка» в російській версії). Якщо ви самі створите текстове вікно і самі напишете там слова «Зразок заголовка», магії не трапиться. Вставляти новий заповнювач треба через меню. І ще - блоки з заповнювачем чи не копіюються між слайдами. Вони вставляються як константа - блок з текстом «Click to edit».

Тепер готуємо наші звичайні слайди. Так як наша задача - зробити зручний набір для створення презентації будь-якого обсягу, варто задати кілька шаблонів різного ступеня заповнення. Почнемо з самого повного.

Беремо другий стандартний шаблон, що вцілів у нас після зачистки, і робимо з нього типовий текстовий слайд презентації. Зрозуміло, використовуємо наповнювачі.

Налаштовуємо заголовок слайда. Не забуваємо виправити становище тексту в вікні - вирівнювання по верхньому краю, а також налаштовуємо вікно так, щоб воно змінювалося за розміром тексту. Це практично - буде менше кліків при створенні заголовка.

Розміщуємо плейсхолдер основного тексту. Зручно ставити універсальний блок - в якому можуть бути створені будь-які види контенту.

Знову налаштовуємо параметри вікна, а також позбавляємося від незручних автонастроек основного тексту.

Зверніть увагу: нам пропонують відразу створити маркований список і зменшувати шрифт на наступному рівні. Найчастіше це не потрібно, тому текст заповнювача треба відформатувати під себе. Крупніше, без маркерів і зменшення на рівнях.

Варто гарненько поворожити над цим макетом, та й потім ви напевно до нього ще повернетеся, підлаштовуючи під бажаний вид.

Так у нас вийшов повний макет. Але дуже часто використовується макет з заголовком - але без тексту. На такі слайди зазвичай ставляться картинки або незвичайні композиції. Дублюємо цей макет і просто видаляємо текстовий блок.

Ще один типовий слайд - все те ж саме, але без заголовка. Іноді буває потрібно поставити картинку на весь слайд, зберігши лише загальні елементи. Знову дублюємо макет і видаляємо заголовок.

Також вам може знадобитися зовсім порожній слайд (зазвичай їх використовують для першої і останньої сторінки) - для нього потрібно створити макет, на якому будуть відключені постійні елементи. Це слайд для старту, для повноекранних картинок і нестандартних ситуацій.

В результаті у нас вийшло 5 робочих макетів, придатних для створення будь-яких слайдів. Останній штрих - перейменувати макети, т. К. Ви створювали їх зі стандартних слайдів. Це вже перфекціонізм, але якщо хочеться зробити красиво - зробіть.

Використання макетів

Ура, у нас є чистий строгий майстер, в якому налаштовані всі макети. Тепер ми можемо ліпити презентацію так, як хотіли.

• Будь-якого слайду може бути призначений будь-який макет. І перепризначений стільки раз, скільки захочете.

• Якщо ви щось поміняли в параметрах заголовка або тексту, ви завжди можете повернути їх до нормального стану.

• І найголовніше: якщо ви хочете щось поміняти на всіх слайдах, йдіть на майстер (тобто в «Зразок слайдів») і міняйте там.

Тепер можна пробувати

Я не ставила за мету написати вичерпний лонгрід про PowerPoint. На сайті Microsoft Office досить багато детальних інструкцій, є й інші джерела.

Моя мета - допомогти вам почати робити презентації усвідомлено, а не «як вийде». Це був дуже поверхневий екскурс по можливостям тільки одного інструмента. PowerPoint здатний робити масу корисних речей. Але тепер ви знаєте, звідки почати.

Нижче - ще кілька порад, це граблі, на які я особисто настала, на деякі - не один раз. Спробуйте уникнути їх.

Рада # 0. Заздалегідь дізнайтеся, які пропорції презентації потрібні - широкий слайд або 4: 3.

Рада # 1. Слідкуйте за шрифтами

Різноманітність шрифтів - чудова штука, і це прекрасно - рівно до тих пір, поки ви не принесете флешку зі своєю презентацією організаторам.

Далі може трапитися печалька. Вашу презентацію відкриють на комп'ютері, на якому немає ваших шрифтів. Здогадайтеся, що стане з вашим ретельно вивіреним дизайном.

Виходів у вас багато різних.

1. Зберегти презентацію в форматі PDF, причому простежити, щоб шрифти були включені в файл, а нестандартні - растеризувати (перетворені в картинку). При такому збереженні обов'язково потрібно переглянути отриманий файл, бо shit happens.

2. Зберегти .pptx і при збереженні включити в файл шрифти. Це налаштовується в опціях збереження.

Тут теж shit happens - незвичайні шрифти можуть мати заборона від включення в презентацію.

3. растеризувати все незвичайні шрифти. Просто на кожному слайді конвертувати елементи в картинки засобами PowerPoint або за допомогою скріншотів. (Так зазвичай надходять з шедевральними презентаціями).

Мінуси: ви втрачаєте можливість редагування, обсяг файлу різко збільшується, якість картинок може вас засмутити.

4. Використовувати загальновживані Arial або Times New Roman. Вони нікуди не пропадуть. Але і презентація буде досить ... скромна. Деяким подобається.

Найголовніше: перевірте презентацію, коли її скопіюють. Переконайтеся, що нічого не пропало, що вона відкрилася з вашими шрифтами і слухається клікера.

Рада # 2. Слідкуйте за обсягом.

Що робити, якщо вам потрібно відправити презентацію поштою, а у вас файл непідйомного розміру?

1. Можна залити його на Dropbox, Google Drive або «Яндек.Діск», але проблему це вирішує лише частково, так як великий файл буде довго синхронізуватися у вас, а потім довго скачиваться на тому боці.

2. Треба оптимізувати картинки.

Найчастіше сучасна публіка, що не бувала дискет по 1,44 МВ, не замислюється про вагу картинок. Але ж будь-яка класна фотка при зменшенні розміру (потягнув за вушко, вона стала менше) зовсім не зменшується у вазі - там зберігаються всі ті ж 3680 пікселів по ширині, або скільки там у вас.

Коли ви розставили все картинки і підігнали їх за розмірами, вибираєте будь-яку, знаходите кнопочку «Стиснути зображення» (вкладка «Формат») і не забуваєте віджати галку «Застосувати тільки до одного зображення». Після стиснення картинок і збереження презентації вона істотно полегшає.

Зрозуміло, це працює, якщо ви були недбалі з картинками. Якщо ж картинок трохи або вони були спочатку невеликі, то ця операція не допоможе. Тоді - в хмари!

Рада # 3. Не грайте кольором!

Рада робити білі літери на чорному тлі може виявитися фатальним. Чим більше зал (і аудиторія), тим далі проектор від сцени. Колір розсіюється і спотворюється. В результаті червоний колір може не відрізнятися від коричневого, а білий на чорному - може перетворитися в білий на мутно-сірому.

Якщо є можливість - подивіться, як відображаються презентації попередників і підправте свою. Завдяки майстру ви зможете зробити це швидко.

Ви можете завантажити шаблон

Ось тут лежить простенький шаблон , Який я зробила в процесі підготовки статті. Там же - ще один бонусний рада, якого немає в статті.

Думка редакции может НЕ збігатіся з думкою автора. Если у вас є, что доповніті - будемо раді вашим Коментар. Если ви хочете Написати статтю з вашою точкою зору - прочитайте правила Публікації на Cossa.