Сьогодні ми не уявляємо своє життя без поштової скриньки, а то й кількох. Але особливий статус у так званій «корпоративної пошти». Для цих цілей може використовуватися окремий домен, або ж поштові скриньки можуть бути зареєстровані на безкоштовних сервісах. Це не важливо, важлива мета поштової скриньки: здійснення ділової переписки всередині компанії або з контрагентами. Експлуатація такої пошти передбачає свої «негласні» правила, так званий «поштовий етикет».
Отже, правила «на старті»:
1. На початку робочого дня завжди потрібно насамперед завантажувати поштовий клієнт і налаштувати автоматичне завантаження листів з інтервалом приблизно в 3 хвилини.
2. Для оптимізації роботи з кореспонденцією доцільно на самому початку створити тематичні папки.
3. Робочу пошту не варто використовувати для особистого листування і підписуватися на розсилки, якщо тільки вони не стосуються роботи.
4. Хорошим тоном вважається відповідати на вхідні листи протягом одного робочого дня.
При відповідях на листи слід дотримуватися наступних правил:
1. Якщо відповідь готовий відразу, то він повинен бути конкретним і вичерпним.
2. Якщо отримано завдання на виконання, то потрібно відповісти, що воно прийнято в роботу. Це буде означати, що по суті завдання і термінів питань немає.
3. Якщо потрібен час на обговорення або узгодження, то при відправці згоди автора запиту потрібно ставити в копію, щоб він був в курсі процесу виконання завдання.
4. У будь-якому випадку, якщо потрібен час на обдумування, або виконання запиту затягується, потрібно проінформувати про це автора.
Дуже важливо правильно використовувати поля «Кому», «Копія» та «Прихована копія», адже від цього залежить правильне розуміння Ваших дій і дій одержувачів. В поле «Кому» ставиться безпосередній одержувач або виконавець повідомлення. В даному випадку присутній обов'язок відповісти відправнику. А ось поле «Копія» містить одержувачів просто для інформації, обов'язку відповідати у них немає. У «Приховану копію» додаються таємні одержувачі, про інформування яких не повинні знати основні одержувачі з полів «Кому» і «Копія». Можна використовувати це поле для масової розсилки, щоб всі отримувачі не знали Вашої адресної книги.
Якщо отримано лист з одержувачами в поле «Копія», то при відповіді слід натискати кнопку «Відповісти всім», так як відправник, очевидно, хотів, щоб ці одержувачі були в курсі листування з даного питання.
Правила заповнення поля «Тема»:
1. Ніколи не варто залишати його порожнім, так як деякі одержувачі отримують сотні листів в день і можуть не надати належного значення Вашому.
2. Тема повинна відповідати принципам стислості і змістовності. Неправильно підібраний заголовок може говорити про те, що Ви не володієте навичками ділового листування або новачок в цій справі.
3. Коли відповідаєте одночасно на кілька листів, важливо не переплутати теми і відправити кожне своїм адресатам, інакше небажані користувачі можуть дізнатися не призначену для них інформацію.
Використання значка «Важливість листи»:
1. Якщо лист містить дійсно важливу інформацію, таку як термінове завдання, або конфіденційний текст тощо, то доцільно ставити значок «висока важливість», щоб лист не загубилося у одержувача в папці «Вхідні».
2. Не можна використовувати значок «висока важливість» занадто часто і даремно, це може дратувати одержувачів і відволікти їхню увагу на непотрібну інформацію.
3. Значок «низька важливість» ставиться на листах особистого характеру або розважального змісту.
Вимоги до тексту листа при діловому листуванні:
1. Лист слід починати з офіційного привітання. Це є правилом хорошого тону, і свідчить про повагу до одержувача.
2. Слід говорити з людиною на одній мові. Мається на увазі не російська або англійська, а вибір форми тексту. Тобто відповідати на діловий лист слід в такому ж тоні, так як неформальний відповідь є неповагою до респондента і говорить про низьку культуру відповідає.
3. Діловий лист має бути точним, лаконічним і конкретним. Ясний виклад оповідає респонденту про ясність Ваших думок. З тексту листа повинно бути зрозуміло, що саме потрібно від одержувача. Якщо ніяких дій не потрібно, то лист відправляється з позначкою «для інформації». Ділове листування не повинна містити вираження емоцій, слід економити свій і чужий час і точно викладати думки.
4. Якщо лист містить кілька тем, завдань, питань, то слід якось візуально їх розділяти, наприклад, прогалинами або нумерацією. Суцільний текст дуже складно читати і можна пропустити важливі деталі.
5. Давайте тільки точні і певні відповіді. Якщо відправником ставиться завдання, то потрібно відповісти, до якого терміну, яким способом і т.д. вона буде виконана.
6. Помилки і помилки просто неприпустимі в діловому листуванні.
7. Перед відправкою листа випливає його ще раз перечитати, перевірити, чи відповідає воно всім вищеописаним вимогам.
8. Завжди при відповідях потрібно цитувати текст попереднього листа, так не загубиться ланцюжок листування.
9. Якщо пишеться запит в інший підрозділ, то одержувачем потрібно вказати або безпосереднього керівника, або безпосередньо виконавця, але керівника обов'язково поставити в копію.
10. Якщо складається доручення своєму підлеглому, то вказівка осіб в копії говорить про те, що вони можуть допомогти у вирішенні даного питання.
Вимоги до файлів вкладення при діловому листуванні:
1. Загальноприйнятим вважається відправляти вкладення без попередження розміром до 2-3 мегабайт. Якщо є необхідність відправити файл більшого розміру, то попередньо доцільно уточнити у одержувача, поміститися чи він в його поштову скриньку, і чи немає якихось інших обмежень.
2. Файли формату exe, pif, bat, com, cmd, scr потрібно відправляти, тільки упакувавши їх в архів як в оболонку, оскільки деякі поштові сервери блокують такі повідомлення.
3. Не слід вкладати файли сумнівного характеру, це може доставити незручність одержувачу в організаціях, де застосовується перевірка пошти.
Дотримуйтеся цих правил в діловій корпоративної переписки, і про Вас складеться думка як про тактовному, вихованій, утвореному і розумну людину! Тим більше що так воно і є, швидше за все!
