Донецкий техникум промышленной автоматики

Лист про уточнення призначення платежу

  1. Коли і які виникають помилки
  2. Чи можна оскаржити нове призначення платежу
  3. Хто складає лист про уточнення призначення платежу
  4. Як правильно написати лист
  5. Як оформити лист
  6. Як відправити лист
  7. Як і скільки зберігати лист

Складання листа про уточнення призначення платежу відбувається тоді, коли співробітники організацій виявляють помилку або неточність в уже виконаному платіжному дорученні. Даний лист є не просто частиною ділової кореспонденції, воно відноситься до первинної документації фірми.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк листа про уточнення призначення платежу .doc Завантажити зразок листа про уточнення призначення платежу .doc

Коли і які виникають помилки

Помилки в платіжках між контрагентами допускають укладачі платіжних доручень , Тобто працівники бухгалтерських відділів. При цьому невірні дані можуть бути в самих різних пунктах документа: наприклад, неправильно вказується номер договору, за яким відбувається перерахування грошових коштів, помилково пишеться мета платежу або, буває, виділяється ПДВ там, де його виробити не потрібно і т.д.

Виправити це можна в односторонньому порядку, направивши партнеру лист про уточнення призначення платежу.

При цьому друга сторона не зобов'язана надсилати повідомлення про отримання цього послання, але упевнитися в тому, що лист отримано, зайвим не буде.

Чи можна оскаржити нове призначення платежу

Зазвичай зміна параметра «Призначення платежу» відбувається при взаємній згоді і без особливих наслідків. Але в деяких випадках можливі ускладнення. Наприклад, якщо податкова інспекція при перевірці виявить таке виправлення і вважатиме його способом відходу від податків, санкції з боку контролюючого органу можна вважати неминучими. Буває, що тертя про призначення платежу виникають і між контрагентами, особливо в частині виплат за боргами і відсотками. У більшості випадків, для того, щоб оскаржити виправлення, опротестовувати його стороні доведеться звернутися в судову інстанцію, при цьому гарантій виграшу справи ніхто не дасть, оскільки такі історії завжди мають безліч нюансів.

Важлива умова, необхідне для того, щоб уникнути можливих проблем, полягає у тому, що відомості про зміни в призначенні платежу потрібно в обов'язковому порядку передавати і в банки, через які пройшов платіж. Для цього достатньо всього лише написати аналогічні листи в простій повідомної формі.

Хто складає лист про уточнення призначення платежу

Даний лист складається з боку компанії, що перевела кошти.

Зазвичай сам текст пише фахівець відділу бухгалтерії або інший співробітник, уповноважений на створення подібного роду кореспонденції і має доступ до сформованим платіжками.

При цьому документ в обов'язковому порядку повинен бути підписаний керівником компанії.

Як правильно написати лист

Лист про уточнення призначення платежу не має уніфікованого зразка, обов'язкового до застосування, відповідно, писати його можна в довільній формі або за шаблоном, затвердженим в обліковій політиці фірми. При цьому є ряд відомостей, які вказувати в ньому необхідно. це:

  • назва підприємства-відправника,
  • його юридична адреса,
  • дані про адресата: назва компанії і посаду, ПІБ керівника.
  • посилання на платіжне доручення, в якому була допущена помилка (його номер і дату складання),
  • суть допущеної неточності
  • виправлений варіант.

Якщо невірно внесених відомостей кілька, то вписати їх треба окремими пунктами.

Всі суми слід вносити в бланк як цифрами, так і прописом.

При складанні листа важливо дотримуватися ділового стилю. Це означає, що формулювання послання повинні бути гранично чіткими і коректними, а зміст досить коротким - строго по справі.

Як оформити лист

Як до інформаційної частини листа, так і до його оформлення закон не пред'являє абсолютно ніяких вимог, тому писати його можна на простому чистому аркуші або на фірмовому бланку організації, при цьому допустимі як друковані, так і рукописні варіанти.

Єдине правило, яке треба дотримуватися неухильно: лист має бути підписана директором фірми або уповноваженим на візування подібної документації особою.

Проштамповувати послання не обов'язково, оскільки з 2016 року юридичні особи згідно із законом звільнені від необхідності це робити (за умови, що дана вимога не прописано у внутрішніх нормативних актах компанії).

Лист потрібно складати як мінімум в чотирьох примірниках:

  • один слід залишати собі,
  • другий передавати контрагенту,
  • третій в банк платника,
  • четвертий в банк одержувача.

Всі копії повинні бути ідентичні і завірені належним чином.

Як відправити лист

Відправити таку пошту можна декількома способами.

  1. особисто з рук в руки,
  2. кур'єрською доставкою,
  3. через пошту Росії рекомендованим листом з повідомленням про вручення,
  4. через Інтернет.

У разі відправки через інтернет важливо, щоб підприємство мало офіційно зареєстровану електронний цифровий підпис, хоча навіть це не дає гарантії прочитання листа одержувачем.

Як і скільки зберігати лист

Після відправлення, всі листи про уточнення призначення платежу необхідно зареєструвати в журналі вихідної документації, а одну копію вкласти в папку поточної «первинки» фірми. Тут воно повинно знаходитися період, встановлених для такого роду документів законом або внутрішніми нормативно-правовими актами компанії, але не менше трьох років. Після втрати актуальності і закінчення терміну зберігання лист можна передати в архів підприємства або утилізувати в порядку, прописаному в законодавстві.