1. Ольга Ларіна

IT Expert Як це зробити На допомогу керівнику Ольга Ларіна

| 18.09.2015

Навіщо потрібен аудит друку

Який софт використовувати для аудиту друку

Ліси безжально вирубуються, грунту руйнуються, а бюджети компаній повільно, але вірно витікають ... в лоток принтера. Покращені системи подачі чорнила, оригінальні картриджі за вигідною ціною, стопка чернеток на тумбочці - може бути, ми і так непогано економимо на друку? У будь-якому випадку, ці витрати вважаються обов'язковими. Однак давайте з'ясуємо, що ж такого життєво необхідного друкують ваші співробітники цілими днями?

Навіщо потрібен аудит друку

Перш ніж щось оптимізувати, слід зрозуміти, як все це працює. У нашому випадку - встановити, хто і що друкує. Наприклад, якісь з бізнес-процесів компанії припускають неконтрольоване розмноження паперових копій там, де можна обійтися електронною версією. До того ж часто буває, що зручно розташований на шляху до кави-машині принтер працює з високим навантаженням, а матеріали, що пилять в кутку МФУ використовується від випадку до випадку. Аудит не завадить навіть тим організаціям, де впевнені, що ніхто із співробітників нишком не друкується для себе «Війну і мир».

Ринок програм для моніторингу, аудиту та контролю друку великий. Основні критерії вибору - функціонал, розміри компанії і ціна софта.

Який софт використовувати для аудиту друку

O & K Print Watch

Працює з мережевими і локальними принтерами, зберігаючи інформацію про те, з якого комп'ютера, що, в якій кількості (включаючи число копій) і форматі друкувалося. Більш того, кожен роздрукований документ зберігається в форматі графічного зображення або PDF - завжди можна переглянути його вміст. Програма стежить за видатковими матеріалами в принтерах і МФУ (вчасно нагадає про необхідність поповнення), генерує широкий спектр звітів (статистику ви маєте право переглядати в браузері). Передбачена можливість встановлювати квоти і обмеження для різних принтерів, комп'ютерів або груп за обсягом надрукованого матеріалу та окремими параметрами: кольоровості, кількості сторінок, ключові слова в назві файлу і вартості відбитка. Останнє розраховується виходячи з режиму друку і формату паперу. Можна заборонити будь-якому користувачеві прямий друк - тоді завдання будуть поміщатися в чергу, але виконуватися тільки з дозволу адміністратора.

O & K Print Watch передбачає гнучкий цінник. За річну ліцензію на один принт-сервер можна заплатити від 1500 до 40 000 рублів залежно від кількості принтерів. У всіх видів ліцензій є безкоштовний пробний період - 21 день. А варіант з обмеженим функціоналом для контролю одного принтера безкоштовний.

Print Audit

Дозволяє збирати статистику і показує докладний звіт: ім'я користувача, назва принтера та документа, час і дату, додаток, з якого файл відправлений на друк. Подання у вигляді діаграм по заданому параметру зручно тим, що ви бачите, які документи друкуються найчастіше, і зможете оптимізувати друкує техніку під реальні навантаження.

Print Audit дасть уявлення про обсяг і характер робіт по кожному пристрою і при необхідності дозволить їх скорегувати. В результаті службові записки більше не будуть друкуватися на кольоровому МФУ формату А3 з високою вартістю відбитка, а внутрішні документи (ті ж листи) будуть виводитися тільки в двосторонньому режимі.

Програма здатна вести облікові записи користувачів з особистими рахунками і регулювати вартість відбитків з урахуванням зазначених параметрів.

Print Audit інтегрується з Citrix, Novell eDirectory і Microsoft Active Directory. Вибір визначається виходячи з набору сервісів і кількості робочих місць. Мінімальний комплект на п'ять комп'ютерів обійдеться в $ 275. Чи не найдешевший, зате функціонал багатий.

Print Job Manager

Відрізняється широкими можливостями інтеграції в мережу організації. Можна призначати контроль не тільки за принтерами, підключеними до серверів друку або до мережі по IP, але і за користувацькими пристроями, з'єднаними безпосередньо з комп'ютерами. Серед великої кількості варіантів звітності багато зрозумілих графічних форм. Зокрема, легко отримати інформацію про витрати на друк з деталізацією за часом, ПК, типам друку і іншим параметрам.

Ціна залежить від редакції (стандарт, преміум і спеціальна збірка), кількості принтерів і робочих станцій. Стандартну версію для двох комп'ютерів з одним принтером можна використовувати безкоштовно.

висновки

Компанії, які проводять аудит друку, в один голос стверджують, що в довготривалій перспективі можна знизити витрати на 20-50%. Причому працює вже сам фактор обліку, про який відомо всім співробітникам. Однак тут, як і в будь-якій справі, важливо не переборщити, щоб витрати на контроль не перевищили вигоду від нього, а увага до параметрів роздруківок чи не загальмує робочий процес.

Ключові слова: програмне забезпечення комп'ютера

[ Підписка на журнал ]

про авторів

Ольга Ларіна

Журналіст, фотограф-репортер, фахівець з оптики, фототехніки і висвітлення. У вільний час викладає дітям цікаву фізику і подорожує по місцях, де не ступала нога розумної людини. «Люблю роботів. У дитинстві хотіла бути космонавтом ».