Донецкий техникум промышленной автоматики

Ефективна база даних Access | Windows IT Pro / RE | Видавництво «Відкриті системи»

  1. Ефективна база даних Access Microsoft Access - ефективне ІТ-рішення для створення простих баз даних для потреб компанії, особливо при обмеженому бюджеті. Наведені в даній статті поради допоможуть побудувати ефективні бази даних і скоротити час обробки. РАДА 1. Завжди закривайте Access, якщо база даних не використовується
  2. РАДА 2. Визначення осіб, що використовують базу даних
  3. РАДА 3. Періодично копіюйте базу даних
  4. РАДА 4. Компактна база даних менш схильна до руйнування
  5. РАДА 5. Поділ бази даних на зовнішній і внутрішній компоненти
  6. РАДА 6. Створення первинного ключа для запобігання дублюванню записів
  7. РАДА 7. Використання індексу для прискорення обробки
  8. РАДА 8. Присвоєння полю AutoNumber значення 1
  9. РАДА 9. Використання властивостей CanGrow і CanShrink для великих текстових полів
  10. РАДА 10. Коректний вибір бібліотеки посилань для поновлення
  11. Ефективна база даних Access
  12. РАДА 1. Завжди закривайте Access, якщо база даних не використовується
  13. РАДА 2. Визначення осіб, що використовують базу даних
  14. РАДА 3. Періодично копіюйте базу даних
  15. РАДА 4. Компактна база даних менш схильна до руйнування
  16. РАДА 5. Поділ бази даних на зовнішній і внутрішній компоненти
  17. РАДА 6. Створення первинного ключа для запобігання дублюванню записів
  18. РАДА 7. Використання індексу для прискорення обробки
  19. РАДА 8. Присвоєння полю AutoNumber значення 1
  20. РАДА 9. Використання властивостей CanGrow і CanShrink для великих текстових полів
  21. РАДА 10. Коректний вибір бібліотеки посилань для поновлення
  22. Ефективна база даних Access
  23. РАДА 1. Завжди закривайте Access, якщо база даних не використовується
  24. РАДА 2. Визначення осіб, що використовують базу даних
  25. РАДА 3. Періодично копіюйте базу даних
  26. РАДА 4. Компактна база даних менш схильна до руйнування
  27. РАДА 5. Поділ бази даних на зовнішній і внутрішній компоненти
  28. РАДА 6. Створення первинного ключа для запобігання дублюванню записів
  29. РАДА 7. Використання індексу для прискорення обробки
  30. РАДА 8. Присвоєння полю AutoNumber значення 1
  31. РАДА 9. Використання властивостей CanGrow і CanShrink для великих текстових полів
  32. РАДА 10. Коректний вибір бібліотеки посилань для поновлення

Ефективна база даних Access

Microsoft Access - ефективне ІТ-рішення для створення простих баз даних для потреб компанії, особливо при обмеженому бюджеті. Наведені в даній статті поради допоможуть побудувати ефективні бази даних і скоротити час обробки.

РАДА 1.
Завжди закривайте Access, якщо база даних не використовується

Невикористовувану базу даних Access зручно залишити відкритою і згорнути, але при цьому виникає небезпека псування бази даних, особливо якщо вона колективно використовується в мережі. Закриваючи файли бази даних і виходячи з Access, користувач не тільки звільняє ресурси і з'єднання з базою даних, але і виключає псування інформації при несподіваному відключенні комп'ютера.

РАДА 2.
Визначення осіб, що використовують базу даних

При необхідності створити резервну копію або отримати винятковий доступ до бази даних можна з'ясувати, чи використовуються файли бази даних іншими особами. Access відстежує інформацію про з'єднання користувачів в файлі .ldb, який знаходиться в одній папці з додатком Access. У файлі .ldb перераховані імена робочих станцій і імена реєстрації всіх користувачів, підключених в даний момент до файлу бази даних Access. Якщо .ldb-файл не існує, це означає, що ніхто з користувачів не встановив з'єднання з базою даних і до неї можна отримати винятковий доступ або створити резервні копії. Якщо ldb-файл існує, то його можна відкрити в Microsoft Notepad або WordPad. Якщо файл не вдається відкрити за допомогою цих програм, то слід зберегти його з новим ім'ям, а потім спробувати відкрити.

РАДА 3.
Періодично копіюйте базу даних

В мережевому середовищі необхідно упевнитися, що планове резервне копіювання бази даних виконано успішно. Перш ніж запустити процедуру резервного копіювання, слід переконатися, що всі файли бази даних закриті; в іншому випадку відкриті файли можуть бути пропущені. Перш ніж приступити до зміни файлу бази даних, корисно скопіювати файл в резервну папку. Можна виконати і швидке копіювання, вибравши Tools в панелі інструментів Access, а потім Database Utilities і Back Up Database.

РАДА 4.
Компактна база даних менш схильна до руйнування

Стиснення бази даних - один з кращих способів уникнути псування бази даних і підвищити продуктивність. Подібно дефрагментації диска, стиснення бази даних дозволяє реорганізувати і оптимізувати використовується і неиспользуемое дисковий простір в базі даних завдяки видаленню старих файлів Access і їх заміні компактними версіями. Якщо база даних Access розміщена в файлової системі NTFS, то краще за все встановити файлові дозволу і застосувати захист на рівні користувача Access, так як в процесі стиснення всім дозволами файлового рівня присвоюються стандартні значення. Почати стиснення бази даних необхідно з її резервного копіювання. Потрібно вибрати Tools з панелі інструментів Access, потім Database Utilities і запустити процедуру Compact and Repair Database. При використанні сценарію Visual Basic for Applications (VBA) компактну базу даних можна отримати за допомогою команди Application.CompactRepair (SourceFile, DestinationFile, LogFile)

РАДА 5.
Поділ бази даних на зовнішній і внутрішній компоненти

При проектуванні багатокористувацької бази даних Access має сенс розділити інформацію на дві частини - зовнішню і внутрішню, щоб подолати обмеження в 2 Гбайт, що накладається на розмір бази даних, і підвищити продуктивність. Наприклад, зовнішній компонент може містити форми, звіти, запити і модулі, а у внутрішній базі даних можуть зберігатися таблиці даних. Завдяки розподілу бази даних спрощується введення нових і зміна існуючих даних. Наприклад, після поділу досить оновити тільки зовнішню базу даних для зміни форм і звітів, а внутрішня база даних залишається без змін. Щоб розділити базу даних, слід вибрати меню Tools з панелі інструментів Access, потім пункт Database Utilities і активізувати функцію Database Splitter.

При роботі в глобальній мережі більш ефективно завантажити зовнішній компонент, ніж базу даних, що містить всі об'єкти (форми, записи і таблиці). Щоб уникнути псування бази даних в багатокористувацької середовищі, рекомендується компілювати зовнішню базу як базу даних MDE (т. Е. Базу даних Access), вибравши меню Tools з панелі Access, потім пункт Database Utilities і функцію Make MDE File. Після цього MDE-файл слід розіслати по локальних машин користувачів.

РАДА 6.
Створення первинного ключа для запобігання дублюванню записів

Фундаментальне правило проектування баз даних - звільнити базу даних від дубльованих записів. Простий спосіб позбутися від дубльованих записів - визначити первинний ключ або набір первинних ключів, унікально ідентифікують кожен запис в таблиці. Первинний ключ також грає роль унікального індексу або ідентифікатора. Деякі приклади первинних ключів - номер елемента (AutoNumber), номер соціального забезпечення або місце розташування. В Access існує три типи даних первинних ключів: AutoNumber, з одним і декількома полями. Найчастіше використовуються первинні ключі AutoNumber і ключі з одним полем.

РАДА 7.
Використання індексу для прискорення обробки

Завдяки використанню індексів прискорюється сортування і витяг записів в таблиці. Поле, яке використовується в якості індексу, часто залежить від того, яке поле (або поля) найчастіше застосовується в реченні WHERE в запитах. Можна вказати, чи буде індексне поле унікальним або дозволити дублювання, вибравши Yes (унікальне) або No (дозволити дублювання) в поле властивостей Unique індексу. Якщо первинний ключ таблиці бази даних має тип даних AutoNumber, то слід встановити властивість Unique в значення Yes, щоб користувач не міг ввести одну і ту ж запис двічі. Індекс можна також налаштувати на одне або кілька полів. При використанні індексів збільшуються займане дисковий простір і час обробки, тому не слід призначати індекси без необхідності.

РАДА 8.
Присвоєння полю AutoNumber значення 1

Поле AutoNumber - одне з полів, використовуваних в Access в якості первинного ключа. Access автоматично призначає наступний номер кожного нового запису у відповідності зі значенням (Increment або Random) поля властивості New Value. Слід звернути увагу, що поле AutoNumber не може приймати значення 0. Значення поля AutoNumber не можна вводити або редагувати вручну, але користувач може скинути значення цього поля, щоб знову почати нумерацію з 1, навіть якщо в таблиці є записи. Щоб перенести записи з таблиці, слід створити її резервну копію за допомогою функції Copy або Save As і видалити з таблиці всі існуючі записи. Виберіть Tools з інструментальної панелі Access, потім Database Utilities і функцію Compact and Repair Database, поки таблиця порожня. Після того як будуть приєднані старі записи з резервної таблиці, початковим значенням поля AutoNumber буде 1.

РАДА 9.
Використання властивостей CanGrow і CanShrink для великих текстових полів

Властивості CanGrow і CanShrink існують для таких об'єктів управління, як підзвіти, підформи і текстові поля, а також розділи звітів. За замовчуванням властивість CanGrow має значення No. Щоб збільшити довжину вертикального поля відповідно до розміру даних, властивість CanGrow повинно мати значення Yes. Розробники звітів і форм не завжди можуть точно передбачити розмір тексту в запису, тому ця властивість корисно, коли необхідно відображати великі текстові поля. При розміщенні елемента управління в режимі конструювання необхідно перевірити наявність достатнього простору навколо поля; в іншому випадку властивість CanShrink буде функціонувати некоректно. Додаткові відомості про спеціалізовані функції, за допомогою яких можна видалити непотрібне простір, наведені в статті Microsoft «Eliminating Unwanted Blank Lines in Labels and Reports» за адресою http://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA011494721033.aspx .

РАДА 10.
Коректний вибір бібліотеки посилань для поновлення

На багатьох підприємствах існує безліч баз даних Access або проектів, які виконуються користувачами із застосуванням різних версій Access (наприклад, Access 2003 Access XP). Access 2003 дозволяє відкривати різні версії баз даних Access. Однак необхідно зберегти окремі екземпляри еталонних бібліотек, використовуваних файлом бази даних на робочій станції. В іншому випадку при спробі відкрити і редагувати файл бази даних Access XP з використанням Access 2003 бібліотека Access XP може бути автоматично оновлена ​​з використанням еталонних бібліотек, що призведе до некоректного функціонування частини програмного коду VBA. До еталонної бібліотеці можна звернутися за допомогою редактора VBA, вибравши меню Tools, а потім References. Щоб уникнути несумісності рекомендується проектувати базу даних Access із застосуванням тієї ж версії програми і пакетів оновлень Access, яка є у користувачів.

Алан Сугано - президент компанії ADS Consulting Group, консультант в області мережевих технологій, спеціалізованого програмування, Web-розробки Microsoft .NET і проектування SQL Server. [email protected]

Джин Хсі - директор ADS Consulting Group. Має 13-річний досвід проектування спеціалізованих додатків Microsoft Access, Visual Studio, баз даних і SQL Server.

Ефективна база даних Access

Microsoft Access - ефективне ІТ-рішення для створення простих баз даних для потреб компанії, особливо при обмеженому бюджеті. Наведені в даній статті поради допоможуть побудувати ефективні бази даних і скоротити час обробки.

РАДА 1.
Завжди закривайте Access, якщо база даних не використовується

Невикористовувану базу даних Access зручно залишити відкритою і згорнути, але при цьому виникає небезпека псування бази даних, особливо якщо вона колективно використовується в мережі. Закриваючи файли бази даних і виходячи з Access, користувач не тільки звільняє ресурси і з'єднання з базою даних, але і виключає псування інформації при несподіваному відключенні комп'ютера.

РАДА 2.
Визначення осіб, що використовують базу даних

При необхідності створити резервну копію або отримати винятковий доступ до бази даних можна з'ясувати, чи використовуються файли бази даних іншими особами. Access відстежує інформацію про з'єднання користувачів в файлі .ldb, який знаходиться в одній папці з додатком Access. У файлі .ldb перераховані імена робочих станцій і імена реєстрації всіх користувачів, підключених в даний момент до файлу бази даних Access. Якщо .ldb-файл не існує, це означає, що ніхто з користувачів не встановив з'єднання з базою даних і до неї можна отримати винятковий доступ або створити резервні копії. Якщо ldb-файл існує, то його можна відкрити в Microsoft Notepad або WordPad. Якщо файл не вдається відкрити за допомогою цих програм, то слід зберегти його з новим ім'ям, а потім спробувати відкрити.

РАДА 3.
Періодично копіюйте базу даних

В мережевому середовищі необхідно упевнитися, що планове резервне копіювання бази даних виконано успішно. Перш ніж запустити процедуру резервного копіювання, слід переконатися, що всі файли бази даних закриті; в іншому випадку відкриті файли можуть бути пропущені. Перш ніж приступити до зміни файлу бази даних, корисно скопіювати файл в резервну папку. Можна виконати і швидке копіювання, вибравши Tools в панелі інструментів Access, а потім Database Utilities і Back Up Database.

РАДА 4.
Компактна база даних менш схильна до руйнування

Стиснення бази даних - один з кращих способів уникнути псування бази даних і підвищити продуктивність. Подібно дефрагментації диска, стиснення бази даних дозволяє реорганізувати і оптимізувати використовується і неиспользуемое дисковий простір в базі даних завдяки видаленню старих файлів Access і їх заміні компактними версіями. Якщо база даних Access розміщена в файлової системі NTFS, то краще за все встановити файлові дозволу і застосувати захист на рівні користувача Access, так як в процесі стиснення всім дозволами файлового рівня присвоюються стандартні значення. Почати стиснення бази даних необхідно з її резервного копіювання. Потрібно вибрати Tools з панелі інструментів Access, потім Database Utilities і запустити процедуру Compact and Repair Database. При використанні сценарію Visual Basic for Applications (VBA) компактну базу даних можна отримати за допомогою команди Application.CompactRepair (SourceFile, DestinationFile, LogFile)

РАДА 5.
Поділ бази даних на зовнішній і внутрішній компоненти

При проектуванні багатокористувацької бази даних Access має сенс розділити інформацію на дві частини - зовнішню і внутрішню, щоб подолати обмеження в 2 Гбайт, що накладається на розмір бази даних, і підвищити продуктивність. Наприклад, зовнішній компонент може містити форми, звіти, запити і модулі, а у внутрішній базі даних можуть зберігатися таблиці даних. Завдяки розподілу бази даних спрощується введення нових і зміна існуючих даних. Наприклад, після поділу досить оновити тільки зовнішню базу даних для зміни форм і звітів, а внутрішня база даних залишається без змін. Щоб розділити базу даних, слід вибрати меню Tools з панелі інструментів Access, потім пункт Database Utilities і активізувати функцію Database Splitter.

При роботі в глобальній мережі більш ефективно завантажити зовнішній компонент, ніж базу даних, що містить всі об'єкти (форми, записи і таблиці). Щоб уникнути псування бази даних в багатокористувацької середовищі, рекомендується компілювати зовнішню базу як базу даних MDE (т. Е. Базу даних Access), вибравши меню Tools з панелі Access, потім пункт Database Utilities і функцію Make MDE File. Після цього MDE-файл слід розіслати по локальних машин користувачів.

РАДА 6.
Створення первинного ключа для запобігання дублюванню записів

Фундаментальне правило проектування баз даних - звільнити базу даних від дубльованих записів. Простий спосіб позбутися від дубльованих записів - визначити первинний ключ або набір первинних ключів, унікально ідентифікують кожен запис в таблиці. Первинний ключ також грає роль унікального індексу або ідентифікатора. Деякі приклади первинних ключів - номер елемента (AutoNumber), номер соціального забезпечення або місце розташування. В Access існує три типи даних первинних ключів: AutoNumber, з одним і декількома полями. Найчастіше використовуються первинні ключі AutoNumber і ключі з одним полем.

РАДА 7.
Використання індексу для прискорення обробки

Завдяки використанню індексів прискорюється сортування і витяг записів в таблиці. Поле, яке використовується в якості індексу, часто залежить від того, яке поле (або поля) найчастіше застосовується в реченні WHERE в запитах. Можна вказати, чи буде індексне поле унікальним або дозволити дублювання, вибравши Yes (унікальне) або No (дозволити дублювання) в поле властивостей Unique індексу. Якщо первинний ключ таблиці бази даних має тип даних AutoNumber, то слід встановити властивість Unique в значення Yes, щоб користувач не міг ввести одну і ту ж запис двічі. Індекс можна також налаштувати на одне або кілька полів. При використанні індексів збільшуються займане дисковий простір і час обробки, тому не слід призначати індекси без необхідності.

РАДА 8.
Присвоєння полю AutoNumber значення 1

Поле AutoNumber - одне з полів, використовуваних в Access в якості первинного ключа. Access автоматично призначає наступний номер кожного нового запису у відповідності зі значенням (Increment або Random) поля властивості New Value. Слід звернути увагу, що поле AutoNumber не може приймати значення 0. Значення поля AutoNumber не можна вводити або редагувати вручну, але користувач може скинути значення цього поля, щоб знову почати нумерацію з 1, навіть якщо в таблиці є записи. Щоб перенести записи з таблиці, слід створити її резервну копію за допомогою функції Copy або Save As і видалити з таблиці всі існуючі записи. Виберіть Tools з інструментальної панелі Access, потім Database Utilities і функцію Compact and Repair Database, поки таблиця порожня. Після того як будуть приєднані старі записи з резервної таблиці, початковим значенням поля AutoNumber буде 1.

РАДА 9.
Використання властивостей CanGrow і CanShrink для великих текстових полів

Властивості CanGrow і CanShrink існують для таких об'єктів управління, як підзвіти, підформи і текстові поля, а також розділи звітів. За замовчуванням властивість CanGrow має значення No. Щоб збільшити довжину вертикального поля відповідно до розміру даних, властивість CanGrow повинно мати значення Yes. Розробники звітів і форм не завжди можуть точно передбачити розмір тексту в запису, тому ця властивість корисно, коли необхідно відображати великі текстові поля. При розміщенні елемента управління в режимі конструювання необхідно перевірити наявність достатнього простору навколо поля; в іншому випадку властивість CanShrink буде функціонувати некоректно. Додаткові відомості про спеціалізовані функції, за допомогою яких можна видалити непотрібне простір, наведені в статті Microsoft «Eliminating Unwanted Blank Lines in Labels and Reports» за адресою http://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA011494721033.aspx .

РАДА 10.
Коректний вибір бібліотеки посилань для поновлення

На багатьох підприємствах існує безліч баз даних Access або проектів, які виконуються користувачами із застосуванням різних версій Access (наприклад, Access 2003 Access XP). Access 2003 дозволяє відкривати різні версії баз даних Access. Однак необхідно зберегти окремі екземпляри еталонних бібліотек, використовуваних файлом бази даних на робочій станції. В іншому випадку при спробі відкрити і редагувати файл бази даних Access XP з використанням Access 2003 бібліотека Access XP може бути автоматично оновлена ​​з використанням еталонних бібліотек, що призведе до некоректного функціонування частини програмного коду VBA. До еталонної бібліотеці можна звернутися за допомогою редактора VBA, вибравши меню Tools, а потім References. Щоб уникнути несумісності рекомендується проектувати базу даних Access із застосуванням тієї ж версії програми і пакетів оновлень Access, яка є у користувачів.

Алан Сугано - президент компанії ADS Consulting Group, консультант в області мережевих технологій, спеціалізованого програмування, Web-розробки Microsoft .NET і проектування SQL Server. [email protected]

Джин Хсі - директор ADS Consulting Group. Має 13-річний досвід проектування спеціалізованих додатків Microsoft Access, Visual Studio, баз даних і SQL Server.

Ефективна база даних Access

Microsoft Access - ефективне ІТ-рішення для створення простих баз даних для потреб компанії, особливо при обмеженому бюджеті. Наведені в даній статті поради допоможуть побудувати ефективні бази даних і скоротити час обробки.

РАДА 1.
Завжди закривайте Access, якщо база даних не використовується

Невикористовувану базу даних Access зручно залишити відкритою і згорнути, але при цьому виникає небезпека псування бази даних, особливо якщо вона колективно використовується в мережі. Закриваючи файли бази даних і виходячи з Access, користувач не тільки звільняє ресурси і з'єднання з базою даних, але і виключає псування інформації при несподіваному відключенні комп'ютера.

РАДА 2.
Визначення осіб, що використовують базу даних

При необхідності створити резервну копію або отримати винятковий доступ до бази даних можна з'ясувати, чи використовуються файли бази даних іншими особами. Access відстежує інформацію про з'єднання користувачів в файлі .ldb, який знаходиться в одній папці з додатком Access. У файлі .ldb перераховані імена робочих станцій і імена реєстрації всіх користувачів, підключених в даний момент до файлу бази даних Access. Якщо .ldb-файл не існує, це означає, що ніхто з користувачів не встановив з'єднання з базою даних і до неї можна отримати винятковий доступ або створити резервні копії. Якщо ldb-файл існує, то його можна відкрити в Microsoft Notepad або WordPad. Якщо файл не вдається відкрити за допомогою цих програм, то слід зберегти його з новим ім'ям, а потім спробувати відкрити.

РАДА 3.
Періодично копіюйте базу даних

В мережевому середовищі необхідно упевнитися, що планове резервне копіювання бази даних виконано успішно. Перш ніж запустити процедуру резервного копіювання, слід переконатися, що всі файли бази даних закриті; в іншому випадку відкриті файли можуть бути пропущені. Перш ніж приступити до зміни файлу бази даних, корисно скопіювати файл в резервну папку. Можна виконати і швидке копіювання, вибравши Tools в панелі інструментів Access, а потім Database Utilities і Back Up Database.

РАДА 4.
Компактна база даних менш схильна до руйнування

Стиснення бази даних - один з кращих способів уникнути псування бази даних і підвищити продуктивність. Подібно дефрагментації диска, стиснення бази даних дозволяє реорганізувати і оптимізувати використовується і неиспользуемое дисковий простір в базі даних завдяки видаленню старих файлів Access і їх заміні компактними версіями. Якщо база даних Access розміщена в файлової системі NTFS, то краще за все встановити файлові дозволу і застосувати захист на рівні користувача Access, так як в процесі стиснення всім дозволами файлового рівня присвоюються стандартні значення. Почати стиснення бази даних необхідно з її резервного копіювання. Потрібно вибрати Tools з панелі інструментів Access, потім Database Utilities і запустити процедуру Compact and Repair Database. При використанні сценарію Visual Basic for Applications (VBA) компактну базу даних можна отримати за допомогою команди Application.CompactRepair (SourceFile, DestinationFile, LogFile)

РАДА 5.
Поділ бази даних на зовнішній і внутрішній компоненти

При проектуванні багатокористувацької бази даних Access має сенс розділити інформацію на дві частини - зовнішню і внутрішню, щоб подолати обмеження в 2 Гбайт, що накладається на розмір бази даних, і підвищити продуктивність. Наприклад, зовнішній компонент може містити форми, звіти, запити і модулі, а у внутрішній базі даних можуть зберігатися таблиці даних. Завдяки розподілу бази даних спрощується введення нових і зміна існуючих даних. Наприклад, після поділу досить оновити тільки зовнішню базу даних для зміни форм і звітів, а внутрішня база даних залишається без змін. Щоб розділити базу даних, слід вибрати меню Tools з панелі інструментів Access, потім пункт Database Utilities і активізувати функцію Database Splitter.

При роботі в глобальній мережі більш ефективно завантажити зовнішній компонент, ніж базу даних, що містить всі об'єкти (форми, записи і таблиці). Щоб уникнути псування бази даних в багатокористувацької середовищі, рекомендується компілювати зовнішню базу як базу даних MDE (т. Е. Базу даних Access), вибравши меню Tools з панелі Access, потім пункт Database Utilities і функцію Make MDE File. Після цього MDE-файл слід розіслати по локальних машин користувачів.

РАДА 6.
Створення первинного ключа для запобігання дублюванню записів

Фундаментальне правило проектування баз даних - звільнити базу даних від дубльованих записів. Простий спосіб позбутися від дубльованих записів - визначити первинний ключ або набір первинних ключів, унікально ідентифікують кожен запис в таблиці. Первинний ключ також грає роль унікального індексу або ідентифікатора. Деякі приклади первинних ключів - номер елемента (AutoNumber), номер соціального забезпечення або місце розташування. В Access існує три типи даних первинних ключів: AutoNumber, з одним і декількома полями. Найчастіше використовуються первинні ключі AutoNumber і ключі з одним полем.

РАДА 7.
Використання індексу для прискорення обробки

Завдяки використанню індексів прискорюється сортування і витяг записів в таблиці. Поле, яке використовується в якості індексу, часто залежить від того, яке поле (або поля) найчастіше застосовується в реченні WHERE в запитах. Можна вказати, чи буде індексне поле унікальним або дозволити дублювання, вибравши Yes (унікальне) або No (дозволити дублювання) в поле властивостей Unique індексу. Якщо первинний ключ таблиці бази даних має тип даних AutoNumber, то слід встановити властивість Unique в значення Yes, щоб користувач не міг ввести одну і ту ж запис двічі. Індекс можна також налаштувати на одне або кілька полів. При використанні індексів збільшуються займане дисковий простір і час обробки, тому не слід призначати індекси без необхідності.

РАДА 8.
Присвоєння полю AutoNumber значення 1

Поле AutoNumber - одне з полів, використовуваних в Access в якості первинного ключа. Access автоматично призначає наступний номер кожного нового запису у відповідності зі значенням (Increment або Random) поля властивості New Value. Слід звернути увагу, що поле AutoNumber не може приймати значення 0. Значення поля AutoNumber не можна вводити або редагувати вручну, але користувач може скинути значення цього поля, щоб знову почати нумерацію з 1, навіть якщо в таблиці є записи. Щоб перенести записи з таблиці, слід створити її резервну копію за допомогою функції Copy або Save As і видалити з таблиці всі існуючі записи. Виберіть Tools з інструментальної панелі Access, потім Database Utilities і функцію Compact and Repair Database, поки таблиця порожня. Після того як будуть приєднані старі записи з резервної таблиці, початковим значенням поля AutoNumber буде 1.

РАДА 9.
Використання властивостей CanGrow і CanShrink для великих текстових полів

Властивості CanGrow і CanShrink існують для таких об'єктів управління, як підзвіти, підформи і текстові поля, а також розділи звітів. За замовчуванням властивість CanGrow має значення No. Щоб збільшити довжину вертикального поля відповідно до розміру даних, властивість CanGrow повинно мати значення Yes. Розробники звітів і форм не завжди можуть точно передбачити розмір тексту в запису, тому ця властивість корисно, коли необхідно відображати великі текстові поля. При розміщенні елемента управління в режимі конструювання необхідно перевірити наявність достатнього простору навколо поля; в іншому випадку властивість CanShrink буде функціонувати некоректно. Додаткові відомості про спеціалізовані функції, за допомогою яких можна видалити непотрібне простір, наведені в статті Microsoft «Eliminating Unwanted Blank Lines in Labels and Reports» за адресою http://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA011494721033.aspx .

РАДА 10.
Коректний вибір бібліотеки посилань для поновлення

На багатьох підприємствах існує безліч баз даних Access або проектів, які виконуються користувачами із застосуванням різних версій Access (наприклад, Access 2003 Access XP). Access 2003 дозволяє відкривати різні версії баз даних Access. Однак необхідно зберегти окремі екземпляри еталонних бібліотек, використовуваних файлом бази даних на робочій станції. В іншому випадку при спробі відкрити і редагувати файл бази даних Access XP з використанням Access 2003 бібліотека Access XP може бути автоматично оновлена ​​з використанням еталонних бібліотек, що призведе до некоректного функціонування частини програмного коду VBA. До еталонної бібліотеці можна звернутися за допомогою редактора VBA, вибравши меню Tools, а потім References. Щоб уникнути несумісності рекомендується проектувати базу даних Access із застосуванням тієї ж версії програми і пакетів оновлень Access, яка є у користувачів.

Алан Сугано - президент компанії ADS Consulting Group, консультант в області мережевих технологій, спеціалізованого програмування, Web-розробки Microsoft .NET і проектування SQL Server. [email protected]

Джин Хсі - директор ADS Consulting Group. Має 13-річний досвід проектування спеціалізованих додатків Microsoft Access, Visual Studio, баз даних і SQL Server.