1. Правильний вибір системи документообігу
2. Визначаємо базові можливості СЕД
3. Архітектура СЕД: товстий або тонкий клієнт?
4. Вибір додаткових можливостей
5. Редакція СТАРТ
6. Редакція СТАНДАРТНА-ПРОФ
7. Редакція ВЕЛИКИЙ БІЗНЕС
8. Редакція КОРПОРАТИВНА

Правильний вибір системи документообігу

Якщо ви вирішили впровадити електронний документооберт , То Вам необхідно буде вибрати систему електронного документообігу (СЕД).

Вибір системи документообігу завдання не просте. Як зробити правильний вибір? У цій статті ми розповімо про правильний вибір системи документообігу на прикладі ESCOM.BPM

На що потрібно звертати увагу при виборі СЕД, які помилки відбуваються і як їх уникнути щоб перехід на безпаперовий документообіг виявився простим і приніс позитивні результати.

Як правило, вибір системи документообігу ведеться за такими основними критеріями:

ВАРТІСТЬ проекту, яка складається з вартості ліцензій (ліцензії на програму і ліцензії на супутнє програмне забезпечення), вартості обладнання або його апгрейда (сервера, робочі станції, мережеве обладнання) і вартість робіт по введенню СЕД в експлуатацію (розгортання, конфігурування, навчання персоналу і ін.);

ЯКІСТЬ СЕД, до якого відносяться надійність, безпеку, функціональні можливості, а так само можливості масштабування і адаптації;

ЗРУЧНІСТЬ в роботі для користувачів (ергономіка, дизайн інтерфейсів), а так само наявність підтримки і супроводу системи розробником, що в свою чергу характеризується швидкого та якісного реакцією на звернення ;

Ми не розглядаємо в цій статті такий критерій як ЧАС впровадження, так як він або закладений в критерій ВАРТІСТЬ або не є настільки важливим при виборі системи документообігу. Виходячи з нашого досвіду впровадження, в 99% випадків затримки пов'язані з поганою організацією проекту впровадження, яку на себе бере Замовник, намагаючись заощадити. Якщо організацію проекту на належному рівні, то проект виконується в задані терміни. Стандартний термін впровадження системи документообігу в обсязі типових процесів діловодства і кількістю робочих місць до 50 становить 1 - 1, 5 місяці. В цей термін входить:

• обстеження процесів, визначення та узгодження списку доробок (лист адаптації) типових процесів
• розгортання системи, типова настройка, конфігурація
• навчання персоналу та адміністраторів
• адаптація системи під специфіку процесів Замовника
• тестування і налагодження
• супровід дослідної експлуатації

Якщо потрібні додаткові роботи, наприклад, настройка інтеграції з зовнішніми системами , Первісна завантаження документів, розробка спеціальних форм, то терміни і вартість проекту трохи збільшаться. Приблизно оцінити вартість проекту можна в ході переговорів. Більш точну вартість проекту дає проведення попередньої діагностики області автоматизації, яка займає 3-5 днів і як правило, включається в вартість проекту.

Оцінити зручність в роботі можна, взявши СЕД на тимчасове тестування . Це дозволить протестувати ряд функціональних можливостей програми. Однак самотужки «помацати» більше трьох - чотирьох систем досить важко. Тому що це вимагає значного часу і сил.

Наші Замовники розповідали нам, що ті презентації та демонстрації програм документообігу, які проводили для них співробітники відділів продажів, мали мало толку, оскільки вони не були об'єктивним - на них явно, випиналися, або замовчувалися особливості демонстрованої програми. При цьому вони хотіли вибрати систему документообігу з досить великого числа програм даного класу. Самостійне тестування системи користувачами дає більш об'єктивну картину. Тому потрібно правильно вибрати дві - три системи документообігу для самостійного тестування. Але як це зробити? Якщо вартість програми є важливим критерієм, то слід відразу відсікти ті СЕД, які не проходять за даним критерієм. Орієнтиром може бути вартість ліцензій на програму документообігу. Однак слід пам'ятати, що багатьом СЕД потрібне додаткове програмне забезпечення, яке потребує ліцензування та в деяких випадках істотно збільшує сукупну вартість, наприклад, ліцензування продуктів Microsoft.

Правильний вибір системи документообігу завжди це враховує - запитаєте представника постачальника системи про те, які додаткові програми будуть потрібні для роботи з СЕД, і скільки це буде коштувати.

У даній статті ми зробимо акцент на такому критерії як якість системи документообігу. Робимо ми це з того, що більшість наших Замовників, зіткнувшись з проблемою правильного вибору СЕД, зверталися до нас або після декількох невдалих впроваджень аналогічних програм, або остаточно заплутавшись у численних опціях і функціях, як потрібних, так і цілком сумнівних.

На ринку програм електронного документообігу представлено більше 30-ти СЕД так чи інакше мають право називатися системами документообігу, однак реально вибрати можна з 3 - 5-ти. Однією з таких програм є система електронного документообігу ESCOM.BPM. Розповідаючи про неї, ми торкнемося тих важливих критеріїв, які допоможуть Вам зробити правильний вибір системи документообігу.

Визначаємо базові можливості СЕД

Система документообігу ESCOM.BPM представлена ​​в наступних редакціях ( старт , стандартна , великий бізнес , Корпоративна ), А так само має ряд додаткових модулів і конфігурацій розширюють можливості кожної з редакцій. Це дозволяє нашим клієнтам вибрати найбільш підходяще, як за ціною, так і за функціональними можливостями рішення для автоматизації документообігу та документаційних процесів.

Наявність можливості гнучко вибрати склад СЕД - є правильним вибором.

ESCOM.BPM володіє набором можливостей , Які де-факто стали стандартом для програм такого класу. При правильному виборі системи документообігу Вам в першу чергу необхідно звернути на наявність в ній наступних базових можливостей:

Робота з документами в режимі on-line через Інтернет;

Ведення журналів документів;

· Створення атрібутних карток документів;

· Атрібутний і повнотекстовий пошук картці і документів;

· Робота з довільними типами файлів;

· Створення версій документів;

· Інтеграція з поштовим сервером;

· Ведення аудиту подій при роботі з програмою;

· Управління правами доступу користувачів;

· Ведення довідників НДІ. Використання їх при заповненні карток документів. Автоподбор елементів і автозаповнення полів карток документів;

· Підписання документів ЕЦП;

· Сканування і оптичне розпізнавання документів.

Крім того, стандартом для ESCOM.BPM є наявність інтегрованих підсистем миттєвих повідомлень і нагадувань. Ці підсистеми внутрішніх комунікацій забезпечують автоматичне інформування користувачів про трапилися або майбутні події, а так само дозволяють користувачам СЕД обмінюватися один з одним повідомленнями, виконувати групові розсилки.

Правильний вибір СЕД повинен враховувати наявність не тільки базових можливостей, але і вбудованих засобів комунікацій, так як вони істотно збільшують ефективність використання системи електронного документообігу.

До відмінних рис ESCOM.BPM, а так само до критеріїв правильного вибору системи документообігу можна віднести:

· Налаштовувати рольову модель динамічного управління правами доступу. Якщо з системою документообігу працює тільки секретар або діловод, то ця можливість мало актуальна. Однак якщо в ході процесу з документом працюють кілька людей, то в залежності від етапу обробки потрібно управляти правами доступу - хто, що і коли може змінювати, переглядати, видаляти. Використання абстракцій - Ролей (Ініціатор, Реєстратор, Узгоджувальний і т.д.) - дозволяє створювати шаблони процесів;

· Наявність індивідуальної атрибутного картки для кожного виду документа / процесу. «Розділяй і володарюй» не тільки спосіб досягти успіху, але і важливий засіб зручного представлення інформації. У кожного процесу своя картка. У свою чергу картка процесу ділитися на тематичні сторінки. На кожній сторінці представлена ​​інформація, що стосується певної теми, завдання, етапи обробки документа. Наприклад, сторінка «Реєстрація» містить номер документа, дату реєстрації, посилання на справу в номенклатурі справ, місце зберігання оригіналу документа і т.д. Сторінка відображається тільки при настанні відповідного етапу процесу. В даному прикладі сторінка «Реєстрація» буде відображена тільки після настання етапу «Реєстрація документа», а поля на цій сторінці будуть доступні для редагування тільки співробітнику, що є роллю Реєстратор .;

· Візуальну схему маршруту для кожного виду документа / процесу. Коли документаційного процес зростає, то з часом ставати складно зрозуміти - «звідки ростуть ноги». Візуальна модель підкаже, як виконувався процес, в якому він зараз стані, хто з ним працює, куди далі буде спрямований документ;

· Використання промислових СУБД: MS SQL Server або Oracle. Використання промислових СУБД значно підвищує надійність, стабільність і безпеку системи документообігу, дозволяє її інтегрувати з іншими зовнішніми додатками, забезпечує стандартні підходи до адміністрування і обслуговування бази даних.

Перераховані можливості доступні у всіх редакціях ESCOM.BPM.

Безсумнівно важливим аспектом вибору програми документообігу є показники надійності і швидкодії системи. Так само слід звернути увагу на здатність СЕД обробляти велику кількість одночасних транзакцій і підтримувати велику кількість одночасно працюючих користувачів. Такі параметри визначаються архітектурою системи і можливостями технологічної платформи.

Архітектура СЕД: товстий або тонкий клієнт?

Велика частина програм електронного документообігу створені на безе двухзвенних або трехзвенной рішень. І ті й інші використовують систему управління базами даних і клієнтську програму. У трехзвенной архітектурі є сервер додатки, який є середньою ланкою. Він реалізує бізнес-логіку і здійснює взаємодію з сервером бази даних і клієнтським додатком. Трехзвенной рішення трохи дорожче, але в сукупної вартості можуть виявитися дешевше двухзвенних.

Клієнтську програму може бути «товстим» і «тонким». Ці поняття не завжди правильно трактують спотворюючи суть. Під «тонким» клієнтом на увазі WEB додаток використовує інтернет браузер, а під «товстим» клієнтом - спеціальний додаток зі своїм графічним інтерфейсом.

За ідеєю «тонкого» клієнта - якщо у Вас на комп'ютері є будь-який інтернет браузер, то Ви можете працювати з WEB системою документообігу. Але як показує практика, це далеко не так. Web додатком для вирішення завдань електронного документообігу недостатньо стандартних WEB технологій. Тому розробники WEB додатків включають в систему різні модулі, аплети, скрипти і т.д., які при роботі web браузера закачуються на комп'ютер користувача. Розвиток інтернету привело до масового і швидкого розвитку інтернет браузерів. У одного Microsoft їх зараз три! Оновлення інтернет браузерів випускаються дуже часто. Розробники систем документообігу з WEB клієнтом просто не встигають налаштовувати свої системи під нові версії інтернет-браузерів. Деякі модулі перестають коректно працювати під різними браузерами і різними операційними системами. На практиці доводиться використовувати тільки перевірені версії інтернет браузерів. Постійно зростаючі проблеми з безпекою в інтернет змушують розробників інтернет-браузерів все більше приділяти уваги безпеки, що в свою чергу вимагає від розробників СЕД обліку цих нових особливостей. На практиці ж це призводить до того, що для використання таких "накручених" WEB додатків доводитися в налаштуваннях інтернет браузерів відключати елементи безпеки на догоду роботи WEB систем документообігу. Наслідки таких рішень призводять до "дірок" в інформаційній безпеці. Якщо на одному комп'ютері використовується кілька WEB додатків, то їх налаштування часто вступають в конфлікт.

Під «товстим» клієнтом раніше розумілося додаток в двухзвенной архітектурі, без сервера додатки, яке реалізує всю бізнес-логіку на робочій станції користувача. Такі рішення були дійсно товстими і громіздкими з підвищеними вимогами до «заліза» комп'ютера, на якому вони працювали. Зокрема вони «з'їдають» всю можливу пам'ять на комп'ютері, серйозно завантажують мережу при роботі в мережі. Якщо для бухгалтерської програми це ще допустимо, то для системи документообігу, яка працює як додатковий додаток - немає.

Однак у таких «товстих» клієнтів є ряд переваг. Одні набагато більш стабільні і не чутливі до змін версій так як їх WEB аналоги. Можливості графічних інтерфейсів і набагато ширше ніж у WEB - тут мова про функціональність інтерфейсів і зручності а не про красивих кнопочках і інших «прикрашення». Такі системи менш уразливі, оскільки розроблені для конкретних завдань.

На наш погляд оптимальним вибором є системи документообігу в трехзвенной архітектурою, що використовує ті ж технології, що і WEB системи, але на відміну від них мають власні «тонкі» клієнтські програми, які не використовують сторонні інтернет браузери. Такі рішення дозволяють використовувати переваги всіх технологій і одночасно усуваючи їх проблеми.

Однією з таких програм є система електронного документообігу ESCOM.BPM, побудована в триланкової архітектурі з власним «тонким» клієнтом, що працює по протоколу http / https.

Правильним же вибором буде вислухати думки і аргументи розробників різних СЕД і після цього все «зваживши», зробити вибір.

Вибір додаткових можливостей

Можливості системи документообігу ESCOM.BPM розширює ряд додаткових модулів:

Модуль інтеграції з MS Active Directory . Інтеграція з MS Active Directory виправдана (спрощує адміністрування) в разі великого числа користувачів системи документообігу, скажімо більше 50-ти.

· Модуль інтеграції з «1С: Підприємство 8.хх». Інтеграція з «1С: Підприємство» виправдана в разі якщо автоматизуються такі процеси як «Узгодження договорів», «Узгодження заявок на оплату» - в цьому випадку синхронізуються загальні довідники систем, наприклад «Контрагенти», «Банки», а так само в систему « 1С: Підприємство 8.хх »можуть автоматично перевантажуватися узгоджені в СЕД документи, наприклад, договору або створюватися картки РКО або платіжок.

· Модуль «Бізнес-студія». Якщо купується даний модуль, то всі зміни стають доступні для зміни (налаштування). Конфігурації поставляються з відкритим кодом у вигляді пакетів метаданих. Модуль містить вісім основних конструкторів дозволяють в візуальному режимі робити налаштування всіх об'єктів конфігурації. Конструктор документообігу дозволяє створювати нові процеси, форми, довідники, таблиці, журнали і т.д. Використовуючи конструктор документообігу, Ви можете самостійно налаштувати бізнес-процеси під свої вимоги, розробити необхідні таблиці для зберігання даних, налаштувати графічні інтерфейси.

Дані модулі доступні для вибору, починаючи з редакції «стандартна-*»:

· Для редакції «Стандартна» модуль «Бізнес-студія» включений в поставку.

· Для редакцій «Великий бізнес» і «Корпоративна» все модулі включені в поставку.

Знову ж правильним вибором системи документообігу буде придбання модулів інтеграції з MS Active Directory і «1С: Підприємство» тільки в разі їх дійсної необхідності.

Використання "Бізнес-студії" вимагає наявності певних навичок програмування. Крім візуальної розробки з використанням готових компонент використовується об'єктно-орієнтоване програмування з використанням мови PHP.

Редакція СТАРТ

Редакція «Старт» ESCOM.BPM є найбільш недорогий в лінійці рішень на базі ESCOM.BPM

Вона включає в себе всі базові можливості ESCOM.BPM і містить готове рішення (конфігурацію) для автоматизації контролю виконання доручень .

придбання редакції «Старт» є правильним вибором, якщо Вам необхідно автоматизувати тільки процес видачі, обліку і контролю виконання доручень.

Оскільки, як правило, мова йде про доручення видаються керівником організації, то слід подумати над тим, яким чином доручення будуть вводитися в систему? Незважаючи на те, що на створення і заповнення картки доручення потрібно менше хвилини, навряд чи сам керівник подужає цю роботу. Це може робити за нього секретар або помічник.

Поширеною помилкою впровадження такої програми є помилкова думка, що користувачі системи - а вони ж виконавці доручень будуть добровільно працювати в системі. Виконавці не даватимуть самі собі доручення, і не будуть реагувати на доручення, якщо не буде контролю над їх роботою з боку керівництва. У кращому випадку вони будуть вносити в свої звіти прості відписки.

Оптимально з програмою контролю виконання доручень повинен працювати мінімум один керівник і всі виконавці доручень. Якщо виконавець не працює з системою з якихось причин, скажімо у нього немає комп'ютера, то давати йому доручення не має особливого сенсу.

Система контролю виконання дозволяє вибудовувати ланцюжки виконання доручень, тому її необхідно впроваджувати «до останнього виконавця». При бажанні можна залучати співробітників на роль контролера завдань.

Редакція СТАНДАРТНА-ПРОФ

Редакція «Стандартна-ПРОФ» є готовим (коробочним) і в той же час адаптованим рішенням для автоматизації стандартних документаційних процесів організації із загальною чисельністю користувачів до 100.

Редакція включає в себе наступні готові рішення (конфігурації):

• Робіт з договорами - процес для узгодження договорів в електронному вигляді, їх реєстрації та обліку.
• Контроль виконання доручень
• Електронний архів документів
• Back Office, містить готові процеси:
• Заявка на оплату
• Заявка на закупівлю
• Заявка на ремонт
• Заявка в службу тех. підтримки
• Заявка в бюджет

дозволяє перейти на безпаперовий документообіг на всіх етапах роботи з документом, де юридично не потрібна наявність паперового документа. При використанні юридично значимої електронно-цифрового підпису можливо більш широке впровадження безпаперових технологій.

У конфігурації «Діловодство» більшість документаційних процесів мають на увазі роботу з системою декількох співробітників, а саме:

• Ініціатора документа - співробітника, що створює картку документа в СЕД;
• Узгоджувальних осіб - співробітників, які беруть участь в електронному погодженні;
• Який стверджує особи - співробітника, який розглядає документ і формує резолюцію;
• Реєстратора - співробітника, який реєструє документ - присвоює йому реєстраційний номер (хоча в системі це може виконуватися автоматично);
• Виконавців - співробітників, яким надходять доручення по виконанню документа. Вони формують в СЕД звіти про виконання документів;
• Контролер - співробітника, який контролює хід виконання документа (може бути відсутнім).

Але в принципі, можливе використання конфігурації «Діловодство» тільки в обмеженому колі співробітників канцелярії. електронне узгодження можна не проводити. Резолюцію вносити в систему за стверджувати, після того як він розгляне документ в паперовому вигляді. Однак слід пам'ятати, що для контролю виконання документів використовується конфігурація «Контроль виконання доручень». Це означає, що видана резолюція по виконанню документа в системі документообігу буде доведена до конкретного виконавця. Якщо ж він не працює з СЕД, то процес «застопоритися». Тому тут прийнятні ті ж рекомендації, що і для конфігурації «Контроль виконання доручень».

Ефективність такого впровадження буде вкрай низькою. Однак в результаті Ви отримаєте структуроване електронне сховище документів. Це все ж результат ....

Перед впровадженням конфігурації «Діловодство» правильним вибором є проведення діагностики процесів, щоб визначити які процеси будуть виконуватися виключно в електронному вигляді, які будуть використовувати і паперові носії, хто із співробітників буде учасником роботи з СЕД, на яких ділянках буде проводитися обробка документів, і в якому вигляді - тобто визначити масштаби проекту.

Основними помилками впровадження електронного документообігу в конфігурації «Діловодство» є дублювання паперового та електронного документообігу, з покладанням обов'язків на співробітників канцелярії функцій щодо введення в СЕД документів, резолюцій і внесенням в картки доручень звітів за виконавців. Це значно підвищує завантаження співробітників канцелярії, а електронний документообіг за своєю суттю не впроваджується.

Знову ж правильним вибором буде створення робочої групи з числа активних співробітників на чолі з виконавчим директором і видання наказу про впровадження системи документообігу, із зазначенням в ньому відповідальних за роботу з системою по ділянках. Рекомендується затвердити наказом зміни в інструкції з документообігу, якщо така є, або затвердити робочі регламенти по кожному з видів документаційних процесів з урахуванням використання СЕД.

головна відмінність редакції «Стандартна» в тому, що в її склад входить модуль « Бізнес-студія ». Модуль дозволяє не тільки адаптувати всі наявні в конфігураціях об'єкти, але і самостійно розробляти нові процеси, форми, таблиці, звіти. Використовуючи Бізнес-студію Ви можете самостійно створювати закінчені рішення для автоматизації специфічних бізнес-процесів.

Конфігурація «Back Office» передбачає роботу в кожному з процесів декількох співробітників. Тому перед впровадженням кожного з процесів необхідно визначити учасників, провести з ними тестові прогони процесів, щоб навчитися працювати з системою.

Придбання редакції «Стандартна-ПРОФ» є правильним вибором, якщо Вам необхідно автоматизувати не тільки стандартні документаційні процеси, а й адаптувати їх під свої вимоги, розробити і визначити власні процеси.

Однією з помилкою яку здійснюють Замовниками - це розрахунок на самостійне освоєння IT фахівцями Бізнес-студії без проходження навчання. Вивчення досить складного інструменту вимагає часу, а його то у IT-шників якраз і не вистачає. Спроби на швидку руку щось «створити» не склавши і не проаналізувавши всі вимоги замовника виходячи в основному тільки з власного розуміння «як це повинно бути», не володіючи достатніми знаннями, і вже тим більше досвідом в застосуванні інструменту - все це призводить до невдалим і затягнутим рішенням.

Знову ж правильним вибором в освоєнні можливостей Бізнес-студії є залучення на початкових етапах фахівців Розробника для спільної настройки процесів, в ході якої IT фахівці Замовника придбають необхідні навички і знання, що дозволить їм самостійно супроводжувати експлуатацію СЕД.

Редакція ВЕЛИКИЙ БІЗНЕС

Редакція «Великий бізнес» дозволяє автоматизувати процеси в організаціях з чисельністю користувачів системи документообігу понад 300. Крім того, в постачання включені всі додаткові модулі і конфігурації, що в сукупності знижує загальну вартість системи.

Для редакції «Великий бізнес» можна придбати додаткові серверні ліцензії в разі установки декількох серверів системи електронного документообігу.

Редакція КОРПОРАТИВНА

Редакція «Корпоративна» дозволяє автоматизувати процеси в організаціях з чисельністю користувачів системи документообігу понад 300. Крім того, можлива організація розподіленого документообігу серед групи компаній або філій за рахунок використання декількох серверів документообігу ESCOM.BPM із загальною базою метаданих.

В поставку редакції «Корпоративна» включені всі додаткові модулі і конфігурації, що в сукупності знижує загальну вартість системи .

Ми сподіваємося , Що дана інформація допоможе Вам зробити правильний вибір системи документообігу.

Повернення до списку