1. 1. Почніть з себе
2. 2. Створіть набір пріоритетів
3. 3. Забудьте про багатозадачність
4. 4. Забезпечте ритмічність роботи
5. 5. Працюйте в єдиному контексті
6. 6. Створіть єдине робочий простір
7. 7. Досягніть фіксації всіх справ, завдань і доручень
8. 8. Створіть звичку
9. 9. Забезпечте роботу віддалених учасників команди
10. 10. уніфікує

Будь-який бізнес - це спільна робота людей. Поки компанія маленька, все робиться однією невеликою командою. З ростом бізнесу утворюються окремі команди для різних напрямків роботи або вирішення якихось тимчасових завдань.

Наприклад, у багатьох компаніях є кілька відділів. Кожен з відділів - це команда. Для координації діяльності компанії генеральний директор регулярно збирає керівництво цих відділів - це теж команда.

Але є приклади і більш динамічних команд. В першу чергу це проекти. Так як проект організовується для вирішення конкретного завдання в обмежений термін, то і для його реалізації збирається команда на час життя проекту.

Виходить, що будь-яка компанія - це деяка множина одночасно діючих команд. І ефективність бізнесу залежить від чіткої і злагодженої роботи всіх команд окремо і разом.

Так з чого ж почати побудову командної роботи? Як створити умови, при яких співробітники будуть виконувати свої обов'язки максимально продуктивно? Ми написали десять ключових моментів, на які варто звернути увагу при вибудовуванні роботи в команді.

1. Почніть з себе

Пам'ятайте, що ви - керівник, а значить, повинні бути для своїх співробітників лідером і прикладом. Ви повинні задавати чіткі стандарти роботи, на які будуть дорівнювати ваші співробітники.

Тому все сказане нижче в першу чергу відноситься до вас особисто. Особливо в тому, що стосується фокусування, пріоритетів і витримування ритму роботи. У вас не вийде змусити команду виконувати речі, які ви самі не виконуєте.

2. Створіть набір пріоритетів

Пріоритети повинні бути, і вони повинні бути не тільки гостро. Добре мати топ-план на тиждень, місяць, квартал і навіть рік. Один з таких прикладів наводить Ігор Манн: він пропонує завжди мати ТОП-5 справ на тиждень. Причому даний список обов'язково повинен бути під рукою, на столі, на стіні, щоб нагадувати вам про необхідність проходження цим планом і інформувати інших, хто проходить повз, про те, чим ви зайняті.

3. Забудьте про багатозадачність

У кожен момент часу може бути тільки один головний пріоритет. Всі члени команди повинні про нього знати і розуміти, що треба робити. Чим більше людина смикається і робить кілька важливих справ, але по чуть-чуть, тим менше користі.

Відповідно, ваше завдання - донести до кожного, який пріоритет головний і що для цього потрібно робити, і забезпечити відсутність завантаження сторонніми справами.

4. Забезпечте ритмічність роботи

Стати начитаним в момент складно, а виділити 30-40 хвилин в день на читання корисної та пізнавальної літератури цілком реально, важлива лише регулярність. Тому треба не просто один раз скласти список пріоритетів, а постійно слідувати йому, щодня і щотижня оновлюючи його.

Досягніть ритмічності роботи всієї команди. Тільки тоді маленькими, але впевненими кроками ви будете рухатися до великих досягнень.

5. Працюйте в єдиному контексті

Донесіть цей принцип і самі пріоритети до своїх співробітників. Всі намагаються виконувати доручення керівництва, але не всі в змозі самостійно зрозуміти, що з усього дорученого важливо і терміново саме зараз. Вам же потім менше дивуватися.

У командній роботі, як і в командній грі, результативність багато в чому залежить від злагодженості дій окремих учасників.

Що ж необхідно для злагодженої роботи команди? Один з найважливіших елементів - єдиний контекст. Єдиний контекст для команди - це:

• загальне розуміння цілей і пріоритетів;
• загальне розуміння планів;
• розуміння кожним своєї зони відповідальності та зон відповідальності своїх колег;
• розуміння хто за що відповідає;
• вся інформація, необхідна для роботи команди, завжди під рукою;
• обізнаність про всі зміни, що відбуваються.

6. Створіть єдине робочий простір

У докомпьютерную епоху таке простір могло являти собою загальний кабінет, в якому працює команда. Знаходження в одному кабінеті знімає бар'єри в комунікаціях: завжди можна обговорити питання, що виникають.

Зараз ситуація змінилася. Далеко не завжди ви зможете розмістити свою команду в одному кабінеті або це може бути неефективно. Тепер люди, що працюють в одній компанії, можуть територіально перебувати на великих відстанях і від офісу, і один від одного. Співробітники, особливо керівники, стають все більш мобільними і все менше проводять часу в офісі.

На щастя, сучасні системи управління проектами дозволяють створити аналог робочого кабінету і можна ефективно вести спільну діяльність без необхідності знаходитися в одному приміщенні.

7. Досягніть фіксації всіх справ, завдань і доручень

На людей щодня сиплеться величезна кількість інформації, тому важливі справи, дані обіцянки і взяті на себе зобов'язання можуть просто загубитися в масі іншої інформації.

Але невиконання завдань і доручень може привести до дуже сумних наслідків, таким як постійні зриви термінів, внутрішні конфлікти, незадоволені клієнти, уповільнення зростання, падіння прибутку.

Найпростіший, але при цьому ефективний спосіб - це запис всіх справ, завдань і доручень. Ще недавно всі користувалися блокнотами, зараз все більше застосовують інструменти спільної роботи, які дозволяють не сподіватися на самоконтроль, але дають можливість контролю доручень з боку керівника і навіть з боку колег. Часто достатньо раз в день переглядати список активних завдань і виконувати дії, якщо доручення не виконуються вчасно.

Варто відзначити, що сам факт того, що доручення завжди знаходяться на виду і у керівника і у колег, надає хорошу дисциплінуючий вплив.

8. Створіть звичку

Побудова ефективної командної роботи вимагає впровадження нових корисних звичок у повсякденну діяльність вашого колективу. Така зміна дуже важко здійснювати відразу у всій компанії, і воно заздалегідь приречене на невдачу, якщо не буде зацікавленості і підвищеної уваги до цього процесу з боку власника і вищого керівництва компанії. Тому вкрай важливо почати наводити порядок з «голови».

У будь-якого власника або керівника компанії є найближче оточення співробітників, з ким доводиться найбільш активно і часто спілкуватися. У маленькій компанії таким ближнім колом може бути вся компанія, у більшій - керівництво, яке включає топ-менеджерів компанії і начальників підрозділів.

9. Забезпечте роботу віддалених учасників команди

Сучасні види комунікацій вже давно зробили крок за межі телефону і електронної пошти і дозволяють співробітникам не бігати один до одного по кабінетах для вирішення оперативних питань. Використовуйте засоби онлайн-спілкування: чати, аудіо- і відеоконференції. Вони допоможуть оперативно доносити інформацію до територіально віддалених членів команди і проводити наради незалежно від розташування учасників.

Працювати над проектом віддалено зручно для співробітників, а залучення тимчасового або постійного віддаленого персоналу або просто заохочення «home office» вигідно з фінансової точки зору для бізнесу.

10. уніфікує

Головне - не переборщити. Якщо ви невелика команда, не варто плодити величезна кількість різноманітних систем для зберігання, спілкування та обміну інформацією. Постарайтеся знайти баланс між автоматизацією всієї роботи і оптимальною кількістю використовуваних для цього інструментів. Спробуйте наш інструмент, може бути, він виявиться якраз для вас.

Всі викладені принципи ми втілили в сервіс управління проектами і постановкою завдань TeamBridge .

Що таке TeamBridge? Це дуже проста і зручна система для спільної роботи, яка допомагає оперативно управляти проектами і компанією в режимі онлайн. З нею контролювати час стане простіше, з'явиться можливість детально відстежувати ефективність роботи і позбутися від дублювання і неточностей в постановці завдань.

Не потрібно витрачати час на настройку та інтеграцію системи - сервіс готовий до роботи з перших же хвилин реєстрації. Розібратися в системі просто, додатково в цьому допоможуть підказки, для бажаючих є додаткове онлайн-навчання.

І приємний бонус: на відміну від багатьох інших систем, TeamBridge пропонує безкоштовний тариф з необмеженим робочим функціоналом.

Партнерський матеріал

Фото: pixabay.com