1. Скільки часу займає робота співробітників, які не використовують CRM-систему?
2. А скільки часу займуть ті ж самі дії після впровадження CRM-системи?
3. Як оцінити, чи варто впроваджувати CRM-систему?

Якщо ви сумніваєтеся, чи варто впроваджувати в своїй компанії додаток типу CRM (Customer Relationship Management) або SFA (Sales Force Automation), спробуйте визначити, скільки годин щомісяця допоможе заощадити автоматизація роботи співробітників відділу продажів. Для того, щоб спростити вам прийняття такого рішення, ми звернулися до чисел і зробили розрахунок на конкретному прикладі.

Скільки часу займає робота співробітників, які не використовують CRM-систему?

Припустимо, що ми аналізуємо модель роботи відділу продажів, що складається з десяти співробітників, завданням яких є так званий prospecting - активний пошук нових клієнтів. Припустимо, що кожен менеджер щотижня знаходить 30 нових контактів завдяки участі до конференціях, виставках, бізнес-сніданках, а також ефективно використовуючи рекомендації від уже наявних клієнтів і здійснюючи пошук нових в соціальних мережах. Щоб визначити, скільки часу займе класифікація зібраних даних, установка контакту з потенційними клієнтами по електронній пошті і управління нагадуваннями про follow-up, ми спробуємо розрахувати, скільки разів кожна дія потрібно виконати протягом тижня і місяці.

Якщо ми знаходимо 30 контактів щотижня, то нам потрібно виконати наступні дії:

1. Додати 30 нових контактів в систему, в якій ми їх збираємо.

2. Надіслати 30 вітальних повідомлень по електронній пошти з пропозицією зустрітися або зв'язатися по телефону.

3. Зазвичай 15% осіб, до яких ми звернемося, дадуть відповідь на наше перше повідомлення, іншим потрібно буде відправити лист в рамках follow-up.

4. Після чергового нагадування відгукнеться ще якась та частина групи контактів, проте 70% клієнтів доведеться написати втретє. Якщо вони не дадуть і в цьому випадку, то потрібно буде їм подзвонити.

5. Крім того, нам кожен раз буде потрібно вносити нагадування в календар, щоб зв'язатися з тими людьми, які не відповіли на наші листи.

СимволДіяУтижденьНа місяць

a Додавання нових контактів 30 120 b Відправка вітальних повідомлень електронної пошти 30 120 c Відправлення листа з нагадуванням - так званий follow-up 1
(85% * b) 25 100 d Відправлення листа з напомінаніем- так званий follow-up 2
(70% * b) 21 84 e Кількість нагадувань в календарі (b + c + d) 76 304

А тепер порахуємо, скільки часу займе кожна дія. Припустимо, що співробітники нашого відділу продажів є досить просунутими комп'ютерними користувачами, тому додавання одного контакту не займе у кожного з них більше 3 хвилин, написання першого (можливо, персоналізованого) повідомлення - 5 хвилин, кожного наступного листа - 3 хвилини і внесення нагадування в календар - 1 хвилину .

СимволДіяЧас, необхідний для виконання завдання

f Додавання нового контакту в систему 3 хв. g Відправка привітального повідомлення електронної пошти 5 хв. h Відправка повідомлення з нагадуванням (follow-up) 3 хв. i Додавання нагадування в календар 1 хв.

Завдяки цьому ми можемо визначити, скільки часу витрачає один співробітник на виконання всіх цих дій:

Хвилини 454 1816 Годинники 7,6 30,4

В сумі вищеперелічені дії тільки у одного співробітника відділу продажів займають майже 8 годин на тиждень і більше 30 годин на місяць!

А скільки часу займуть ті ж самі дії після впровадження CRM-системи?

Тепер давайте порахуємо, скільки часу вимагає виконання роботи за допомогою Livespace. Спочатку ми визначимо, які кроки слід зробити для досягнення такого ж результату, який дасть реалізація дій з попереднього пункту. Нам буде потрібно:

1. Додати в CRM 30 контактів на основі отриманих візитних карток. Ми можемо це зробити, додаючи нові контакти в список своїх знайомих в мережі Linkedin, використовуючи розширення Livespace для Chrome. В цьому випадку в CRM досить буде внести відсутню інформацію з візитки (найчастіше - адреса електронної пошти та телефон). Крім того, контакти в додаток можна додавати і вручну.

2. Наступний етап - розсилка 30 вітальних повідомлень електронної пошти, відправлення листів в рамках follow-up (2 рази) і внесення в календар нагадувань про наступні кроки. Livespace дозволяє автоматизувати ці дії, створюючи послідовність листів і завдань , А потім використовувати її як шаблон для нових контактів. Припустимо, наш менеджер з продажу скористається раніше створеної послідовністю повідомлень електронної пошти (вітальний лист і 2 follow-up'а при відсутності відповіді), яка завершується завданням зателефонувати клієнту.

СимволДіяУ тижденьНа місяць

j Додавання контакту в Livespace за допомогою
розширення Chrome 30 120 k Підготовка автоматичної послідовності, що складається з 3 повідомлень електронної пошти і завдання 30 120

Приклад послідовності, що складається з повідомлень електронної пошти та завдання:

Додавання контакту з Linkedin за допомогою розширення Chrome:

А тепер давайте визначимо, скільки часу займе кожне з цих дій, беручи до уваги, що додавання контактів за допомогою розширення Chrome Livespace (в тому числі заповнення відсутньої інформації) займає 2 хвилини. Якщо наші співробітники не дуже впевнено користуються комп'ютером, цей крок може зажадати більше часу, але для приблизної оцінки це не має істотного значення, тому що в цьому випадку дії з попереднього пункту також триватимуть довше, ніж ми прийняли в розрахунках.

Наступний крок - створення автоматичної послідовності дій. Використовуючи раніше підготовлені шаблони, співробітник відділу продажів може зробити це дуже швидко, але давайте припустимо, що він хоче внести зміни в усі повідомлення, щоб листування з клієнтом була персоналізованої, і в ній згадувалися ті відомості про нього, якими володіє даний співробітник. Підготовка послідовності для кожного контакту займе 5 хвилин - тобто стільки ж, скільки зажадає написання першого повідомлення при виконанні всіх завдань вручну.

СимволДіяЧас, необхідний для виконання завдання

l Додавання контакту в Livespace за допомогою
розширення Chrome 2 хв. m Підготовка автоматичної послідовності, що складається з 3 повідомлень електронної пошти та завдання 5 хв.

Тепер ми можемо розрахувати, скільки часу один співробітник витратить на виконання тих же завдань за допомогою Livespace: для цього ми множимо час, необхідний для реалізації кожного з них, на кількість повторень, тобто в разі роботи з Livespace - на кількість контактів.

Хвилини 210 840 Годинник 3,5 14,0

Виконання тих же дій за допомогою Livespace займає близько 3,5 годин в тиждень, тобто близько 14 годин на місяць.

Як оцінити, чи варто впроваджувати CRM-систему?

Якщо наші співробітники активно залучають нових клієнтів, то виконати таку оцінку дуже просто. Досить порівняти, скільки часу можна заощадити, переносячи роботу в CRM і автоматизуючи частина завдань відділу продажів:

Кількість годинУ тижденьНа місяць

Час, витрачений на виконання завдань вручну 7,6 30,4 Час, витрачений на виконання завдань за допомогою Livespace 3,5 14 Економія часу Економія часу 1 працівника (в годинах) 4,1 16,4 Економія часу 10 співробітників (в годиннику) 41 164

Якщо відділ продажів складається з 10 осіб, то Livespace допомагає заощадити близько 160 годин на місяць при виконанні завдань по залученню нових контактів -
тобто цілий робочий місяць одного співробітника.

Приймаючи рішення про те, чи варто впроваджувати Livespace для відділу продажів, що складається з десяти осіб, які вручну виконують всі завдання, досить задати собі наступні питання:

• Чи будуть щомісячні витрати на CRM-систему менше вартості 160 годин роботи одного співробітника відділу продажів?

або:

• Нижче чи ціна CRM вартості роботи додаткового співробітника?

Приймаючи рішення запровадити Livespace для відділу з 10 чоловік, ви заплатите: 10 x 39 = 390 доларів нетто в місяць за пакет Automation - тобто щомісячні витрати на Livespace для 10 співробітників менше вартості 160 годин роботи або нового співробітника у відділі продажів.

Більш детальну інформацію про доступні функції і вартості пакетів Livespace ви знайдете в прайс-листі .

Зрозуміло, не варто забувати, що в кожної компанії час, заощаджений завдяки автоматизації роботи, може відрізнятися. Представлені розрахунки стосуються тільки сфери залучення нових клієнтів. Якщо у вашій організації пошук клієнтів виглядає інакше, або, наприклад, є можливість автоматизувати роботу і в інших сферах, то економія часу може бути більше або менше.

Якщо ви хочете проаналізувати, скільки часу займе залучення контактів вашим відділом продажів, скачайте файл PDF , В якому ми зібрали вищенаведені розрахунки у вигляді зручної шпаргалки.

Хочете порахувати, скільки годин на місяць співробітники вашого відділу продажів присвячують роботі, пов'язаної з залученням нових контактів?
Скачайте файл Excel і перевірте.