1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Вимоги до оформлення фірмових бланків організацій
3. Як зробити фірмовий бланк організації
4. Бланк оформляється на стандартному аркуші формату А4. Обов'язково залиште поля:
5. Покрокове створення "шапки" фірмового бланка
6. Крок 2.
7. Крок 3.
8. Крок 4.
9. Поради щодо оформлення тексту на фірмовому бланку організації:
10. висновок

Як повинен виглядати фірмовий бланк організації і як його створити? Про це читайте в нашій статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

У яких випадках потрібно використовувати фірмовий бланк

Ділове листування є невід'ємною частиною інформаційної взаємодії компанії з партнерами та офіційними структурами.

Вона входить до складу вихідних і вхідних потоків в структурі загального документообігу будь-якої організації. Жанрова різноманітність ділових листів надзвичайно великий: від комерційних пропозицій і рекламних матеріалів до претензій, вимог та інструктивних листів.

Існуючі норми і правила ділового листування вимагають від секретаря вміння оформляти вихідну кореспонденцію належним чином.

розроблений завчасно ф Ірмені бланк ділового листа істотно полегшує це завдання. Він не тільки прискорює процес створення листи, а й виконує роль візитної картки фірми, сприяє формуванню респектабельного іміджу і демонструє наявність стилю у її керівництва.

У свою чергу, адресати кореспонденції отримають необхідну інформацію про вашу компанію, її реквізити та контактних даних. Лист, оформлене в строгому діловому стилі, додає повідомленню офіційний статус і полегшує подальшу обробку і зберігання документації, що виходить з вашої адреси. На початковому етапі розвитку фірми, коли ділова репутація знаходиться на стадії формування, а витрати на масштабне просування ще сильно обмежені, стиль оформлення ділових листів грає вирішальну роль у формуванні ділового іміджу.

Вимоги до оформлення фірмових бланків організацій

Завдання зі створення фірмового бланка організації зазвичай доручають службі діловодства. Звичайно, в цьому процесі бере участь кілька людей - секретар стежити за дотриманням існуючих стандартів оформлення ділового листа, працівник бухгалтерії перевіряє актуальність банківських реквізитів, а професійний дизайнер розробляє стиль оформлення бланка .

У Російській Федерації на законодавчому рівні не існує визначення "фірмовий бланк організації". Є ряд загальних вимог по оформленню ділової кореспонденції. До них можна віднести положення деяких ГОСТів:

ГОСТ

склад вимог

ГОСТ 9327-60 Папір і вироби з паперу

Стандартом встановлюються вимоги до форматів паперу, який використовується в діловодстві:

формат А4 (210 х 297 мм) або А5 (210 х 148 мм)

ГОСТ 6861-73 Папір газетний кольорова

Стандартом встановлюються вимоги до якості і кольору паперу, використовуваної в діловодстві: зазвичай це біла, жовта або кремова папір.

ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації

Стандартом встановлюються основні вимоги до оформлення офіційних документів.

Читайте також:

Зразок кутового бланка ділового листа організації

Зразок оформлення поздовжнього бланка офіційного листа

Як зробити фірмовий бланк організації

Розташування реквізитів вашої компанії на фірмовому бланку може бути поздовжнім або кутовим. Традиційно більш поширеним є кутове розташування. Поздовжнє використовується в разі, якщо у вашої фірми довгу назву або ви хочете дати інформацію про компанію на двох мовах. Наприклад, зліва будуть реквізити російською, а справа на національній мові автономної республіки в складі РФ.

І в разі поздовжнього, і в разі кутового розташування реквізитів, їх інформаційне наповнення залишається однаковим.

Довідка

Бланк оформляється на стандартному аркуші формату А4. Обов'язково залиште поля:

1. верхнє - 20 мм;
2. нижнє - 20 мм;
3. ліве - 20 мм;
4. праве - 10-15 мм.

Поля в листі потрібні не тільки "для краси". Особливо важливі листи роздруковуються і підшиваються для зберігання, і поля потрібні для цього.

Якщо текст повідомлення не вміщується на одній сторінці, використовуйте другий лист, але при цьому зверніть увагу, що він уже не повинен містити заголовної частини ( "шапки") фірмового бланку а.

Сам текст листа набирається шрифтом не менш 12 кегля, гарнітура може бути будь-який з стандартного набору Microsoft Office, найчастіше це Times New Roman.

Використання двох різних шрифтів в шапці бланка є не бажаним. У самому посланні для виділення важливих моментом можна користуватися курсивом або жирним текстом. Абсолютно забороняється виділяти частини тексту ВЕЛИКИМИ буквами, це також не красиво, як кричати під час бесіди.

Це були загальні моменти, тепер покроково розберемо, як самостійно створити шапку фірмового бланка, не пропустивши жодного компонента.

Відразу відзначимо, що зручніше за все всі елементи оформлення створювати у верхньому колонтитулі, щоб передотвратіть їх виконання довільного збільшення.

Покрокове створення "шапки" фірмового бланка

Крок 1.

Розміщуємо логотип і найменування компанії. Основне призначення цих елементів - моментальна ідентифікація відправника і зручність подальшої обробки кореспонденції. Якщо логотип фірми знаходиться в стадії розробки або зовсім відсутня, то замість нього можна просто дати великим шрифтом повне найменування фірми. Якщо в Статуті вашої компанії або в інших установчих документах є скорочений варіант назви, то його потрібно вказати відразу під основним (в дужках). Розмір шрифту визначаємо приблизно так - якщо основний текст послання буде набрано 12 кеглем, то для найменування підійде 16 кегль, якщо основний текст - 14, то найменування -18.

Крок 2.

Розміщуємо офіційні дані компанії і реквізити ІПН / КПП. Цю інформація міститься на одному рядку. Відразу під немає можна дати номер свідоцтва про Державну реєстрацію. Розмір кегля, яким набираються ці дані, - 8-10.

Крок 3.

Розміщуємо банківські реквізити, розрахунковий рахунок і кореспондентський рахунок, назва і БИК банку.

Крок 4.

Розміщуємо контактні дані вашої компанії: телефони із зазначенням коду міста, поштову адресу з індексом, email і адреса сторінки або сайту в інтернеті.

Щоб завершити введення даних закінчено, не забудьте відокремити шапку від основного тексту однією суцільною лінією.

Довідка

Поради щодо оформлення тексту на фірмовому бланку організації:

1. Відповідно до сучасного ділового стандарту формат дати повинен бути цифровим 01.08.2017;
   
2. Заповнення поля "Адресат" здійснюється в наступному порядку: назва компанії, посада, ініціали та прізвище одержувача.
   
3. Ініціали повинні розташовуватися перед прізвищем - А.Є. Петрову, а не Петрову А.Є..
   
4. Посада та прізвище адресата дається в давальному відмінку, тобто відповідає на питання "Кому?"
   
5. Завжди необхідно вказувати заголовок ділової папери: "Запрошення", "Повідомлення", "Претензія", "Вимога" і т.д.
   
6. В кінці листа необхідно вказувати не тільки прізвище та ініціали особи, що його склав, а й його посаду.
   
7. Використовувати державну символіку Російської Федерації мають право тільки державні організації, приватним компаніям це робити заборонено.

Зразок фірмового бланка організації

висновок

Оскільки ніяких законодавчих нормативів щодо фірмового бланка організації не існує, то кожна компанія може розробляти його на свій смак, керуючись виключно діловою етикою. При цьому майте на увазі, що грамотно складений, добре оформлений і надрукований на дорогому папері бланк скаже про вашу фірму набагато більше, ніж десятки порожніх рекламних фраз. Фірмовий логотип, розроблений професійним дизайнером, підвищить впізнаваність вашої компанії і підкреслить її статус.

Лист, оформлене в строгому діловому стилі, додає повідомленню офіційний статус і полегшує подальшу обробку і зберігання документації, що виходить з вашої адреси. На початковому етапі розвитку фірми, коли ділова репутація знаходиться на стадії формування, а витрати на масштабне просування ще сильно обмежені, стиль оформлення ділових листів грає вирішальну роль у формуванні ділового іміджу.

Читайте також: